開頭：簡單交代對何事進行道歉
正文：解釋事情發生的原因，消除誤會或矛盾。
結尾：再次表示遺憾和歉意，表明願意補救的願望，提出建議或安排。
註意：
事情原委要解釋清楚。
說明情況與理由，實事求是，簡明扼要。
態度誠懇。
用詞委婉，語氣溫和，得體。
請把握寫道歉信的幾個原則，譬如，口氣誠懇，說明清楚為何妳覺得要道歉?以及日後妳希望怎樣補救?不要忘了兩個要件：“檢討自己”和“感謝對方”
範文壹
因為小貝殼近期公司事務繁忙，工作人員在壇子裏的工作嚴重失職，壇子冷清影響朋友們的心情。此向大家道歉了！
其實各位版主和朋友的每壹分付出我們都深深記著，並為認識這麽多正直善良朋友而感到世事的溫暖。小貝殼這片凈土為大家敞開著，希望大家有空還來並指出我們的不足，壹起努力好不好！
範文二
親愛的南希小姐：
小兒上周六突然生病，因此未能應約赴生日宴，殊覺抱歉，希原諒，再見。
範文三
親愛的戴維：
請原諒我收到您12月7日的來信後遲遲未復，現將原因告訴您，相信您壹定會諒解的。您的來信到來時，我正巧在香港，家人無法及時轉遞。妳的信壹直放在我寫字臺上，直到我回到才看見，拖至今天才回信，深表歉意。