顯然，我已經完成了字體效果。為什麽現場充滿了“宋式”？
電腦上看字體挺大的。為什麽投影這麽小？
電腦上，PPT全屏。為什麽投影時會有黑邊？
其實演示過程中的各種問題，都是因為我們誤以為做壹個PPT就等於準備壹個演示。
那麽，如何準備好我們的PPT來做壹個好的演示呢？
很多同學為了把演示做的更好，會花很多精力在PPT的制作和演講稿的準備上，這是合理的。畢竟，壹個好的PPT可以為妳的演示增色不少:
精美的PPT才能吸引觀眾的註意力。
但是不看電腦上好看的PPT，現場投影會這麽好看嗎？答案是不壹定。
事實上，在電腦屏幕上看到的PPT效果，很可能和投影儀/觀眾看到的有很大的不同。下面我們來盤點壹下演示PPT時經常遇到的小陷阱:
1.幻燈片尺寸和投影屏幕尺寸
可能妳打開PPT的時候很少考慮幻燈片的大小，打開就只做內容。
但其實PPT是有比例大小的，常見的比例有寬屏16:9和標準4:3。
當然，PPT也可以針對不同用途設置其他尺寸，可以在菜單欄設計-幻燈片尺寸中設置:
那麽16:9和4:3有什麽區別呢？
我們來看看兩者在相同身高下的區別:
可以看出，16:9會比4:3長，也就是說16:9可以容納更多的內容，更方便我們做圖文排版。
其實16:9是目前最適合演示的尺寸比例。很多電腦屏幕的分辨率都是基於16:9，這也是為什麽我們現在打開PPT，默認比例是16:9。
雖然16:9是最合適的演示尺寸，但並不意味著我們的演示PPT壹定要做這個尺寸。
應該做什麽尺寸的PPT，關鍵是看現場投影幕布的大小。這裏建議大家在做PPT之前先了解壹下現場的情況，否則比例不對會事倍功半:
因為比例不對而出現的“黑邊”。
2.引起不適的文案。
根據逐字逐句的稿件制作PPT是很多同學的普遍想法。但是，妳有沒有想過，逐字逐句的稿子內容那麽多，我們應該把哪些放在PPT上呢？文案在哪些方面更容易被受眾接受？
在解決這些問題之前，我想簡單普及壹下關於演示的兩個小數據:
第壹，聽眾的有效集中時間壹般只有20分鐘，也就是說每次演講的時長最好控制在20分鐘以內。
第二，聽眾能接受的語速通常在200字/分鐘左右，也就是說妳需要為20分鐘的演講準備4個字左右的逐字稿。
普及這兩個數據，是為了幫助妳在以後準備演示的時候，對演示的內容有個好的概念，讓演示達到恰到好處的效果。
回到問題，如果我們有壹份4K逐字逐句的稿子，怎麽把它變成PPT？
如果看上面兩張圖，妳會選擇文字版還是圖表版？
我想大部分人都會選擇圖表版，不僅更簡潔，信息點突出，而且不會引起不適。這也是很多人提倡PPT要堅持“文字不如表格，表格不如圖片”的原則。
除了這個原則，我們還可以對壹大段文字“理出要點”。
這意味著我們要學會提煉文字內容，把要點放在PPT上，把不太重要的內容直接以口頭的形式呈現出來，讓聽眾在看PPT和聽演講者演講之間找到壹個平衡點:
從上面的對比圖可以看出，字數的多少會直接影響觀眾的感知體驗。
壹般情況下，在16:9的PPT中，蕭炎建議每張幻燈片不要超過150個漢字或200個英文字符；在4:3的PPT中，不超過80個漢字或150個英文字符。
適當的留白不僅給排版多種選擇，也便於受眾把握信息點。
除了字數，字體大小、間距、行距也影響感知體驗。
字體大小在投影上也很精致。很多時候，如果我們自己在電腦屏幕上看的話，也許可以很清晰很舒服的看到14-20這個數字。
但在演示場地的情況下，考慮到觀眾的距離和放映的質量，字體壹般會大壹些。這裏建議選擇18-24以上。
另外，排版的時候，很多同學都知道標題的字體會比正文大，但是具體設置會比較隨意。其實PPT中關於標題和文字的字體大小有個說法，就是文字的字體大小*1.5=標題的字體大小，比如下面這個例子:
當然，字體大小的選擇並不是壹成不變的，因為字數甚至字體的選擇也會影響字體的大小。大家要具體問題具體分析，最好去演示現場調試。
字體的間距和行距比較好理解。我們先來看壹個我們平時PPT做出來的復制效果:
這就是規則間距和單間距的效果。可見這種效果會讓文案看起來很擁擠，不利於觀眾閱讀。
所以在演示中，我們通常將行距設置為稀疏(或者將字符間距加寬3點)，並將行距設置為1.5倍:
這個看起來比以前精致舒展多了。當然，間距和行距越大越好，因為間距和行距過大會影響排版和觀眾的閱讀效率。
3.字體是亂碼
我想很多人都遇到過這種情況。很明顯，他們選擇了壹種字體，但是u盤復制到演示文稿的電腦字體是不壹樣的:
原因很簡單，因為演示的電腦少了壹個字體，這也是很多同學在做PPT時會忽略的壹個雷區。有許多解決方案，這裏有三個:
①將字體嵌入文件。
這是PPT文件保存選項附帶的功能。在菜單欄文件-選項-保存，勾選“將字體嵌入文件”，保存的PPT無論走到哪裏都不怕字體亂碼:
有時候嵌入字體文件並不是100%可能的，因為字體是有版權的，但是不要怕，我們還有以下兩個招數。
②復制字體文件。
默認情況下，字體文件通常位於C:\Windows\Fonts下。只要到這個文件夾找到PPT上用的字體，復制下來安裝在演示電腦上就可以了。
③將文本位圖化或矢量化。
除了復制字體文件，我們還可以直接在字體上“動刀”。位圖就是復制文本框，然後右鍵或Ctrl+Alt+V，有選擇地粘貼成圖片格式:
矢量化是先插入壹個覆蓋文本框的矩形，然後選擇文本框和矩形，在菜單欄格式-合並形狀中，選擇交集:
需要註意的是，位圖或矢量化後，文本的內容就不能再修改了，相當於把字體效果和文案固定在了壹起。
以上是學生在制作演示PPT時只註重美觀，而容易忽略的壹些關鍵點。檢查好這些細節，可以讓妳的演示效果錦上添花。
除了上面提到的雷區，PPT中其實還有很多功能是方便我們演示甚至提高演示效果的，只是我們平時接觸的比較少，所以不太關註。讓我們來盤點壹下那些神奇的演示技巧:
1.演示者視圖
當我們逐字逐句的稿子有幾千字的時候，是不是要花很多時間去背？答案當然是否定的，因為PPT中有壹個功能可以讓妳神不知鬼不覺地觀看和閱讀稿件，那就是演講者視圖:
菜單欄幻燈片放映-使用演示者視圖
檢查這個功能後好像沒有什麽變化。別急，讓我們檢查壹下菜單欄視圖-備註。這時，我們發現幻燈片底部有壹個備註欄:
看到這裏，有些同學可能會疑惑。即使我們填寫了逐字稿的分頁內容，我們仍然看不到幻燈片中的註釋。正常情況下，確實如此。那是因為我們的電腦沒有和投影設備連接，但是當我們按Alt+F5時，就會出現:
這個界面簡直不要太爽，既可以看到講義，也可以看到下壹頁的內容，給人壹種觀全局的感覺。有了這個觀點，以後就可以光明正大的看稿子，不會尷尬了！
排練時間
很多同學可能用過這個功能，可以讓PPT自動翻頁:
點擊菜單欄中的幻燈片放映-排練計時，我們將進入放映模式。與通常的展示不同，我們在左上角發現了壹個計時器:
左邊是本頁幻燈片耗時，右邊是總耗時。當我們結束投影模式時，會彈出壹個對話框，詢問我們是否保持幻燈片計時。如果我們選擇“是”，我們可以看到，在PPT頁面之間切換時，排練計時會自動為我們設置自動換片時間:
當然，這個自動換膜時間是很僵硬的，我們的演示是靈活的，所以設置自動換膜時間意義不大。排練計時最重要的作用就是讓自己對演講的時間和效果有壹個大概的了解。
3.快捷鍵和熒光筆
在投影模式下，其實有很多方便我們解釋的小功能，比如“+”和“-”可以放大縮小幻燈片，“b”使屏幕變黑，“w”使屏幕變白，等等:
另外，PPT還有熒光筆的功能，可以讓我們在演示的時候突出重點，其中Ctrl+P是筆畫較細的畫筆，Ctrl+I是筆畫較粗的畫筆:
投影模式下有很多快捷鍵。您可以在投影模式下按F1查看它們:
關於壹場演示的準備，當然遠不止上面說的雷區和小技巧，比如著裝、演講、肢體語言等等。但總之，妳要用自信和清晰的邏輯打動觀眾。
希望妳看完這篇文章能有所收獲。下次見。