文章介紹了深圳深九國際物流有限公司的“物流作業管理信息系統”。該系統含有客戶管理、訂單管理、作業調度管理、運輸管理、倉儲管理、應收應付帳務管理、作業統計管理等子系統。
深圳深九國際物流有限公司(SKL)開業於1996年3月,是深圳市貨運中心和日本山九株式會社合資成立的大型國際物流企業,總投資1．5億港元,占地面積3萬平方米,其中,集裝箱堆場2萬平方米、倉庫5500平方米,位於深圳市福田保稅區,主要業務是進出口貨物保稅、監管,國際貨代,多式聯運,主要作業內容是珠江三角州壹帶的日本、美國、臺灣、香港的獨資、合資、來料加工企業的成品及零部件配送。國際上享有盛名的三洋、松下、卡西歐、杜邦等都是重點客戶。1997年服務的客戶數近200家,營業額達0．46億港元。深九公司在深圳也是知名企業,1997香港回歸,中央辦公廳和全國32個省市贈送香港的貴重禮品就是由中央辦公廳與深圳市政府指定由深九公司保管及運送的。
廣義上說,儲運業就是物流業。隨著社會專業化分工水平的提高,以配送為核心服務內容的“物流”業逐漸興起,形成了儲運業的壹個分支。深九公司的“配送”,實際上是包含了“接配送網絡”,“配送服務”和“為配送服務的通信和信息系統”三方面的內容,“接配送網絡”強調了“門到門的服務網”,是配送的硬件。例如,深九公司依托於日本山九集團的國際貨運網絡,除了他在世界各地分布設立的各個分公司、代理點以及自有的運輸車隊,倉庫外,還有大量的船公司、陸路、鐵路、航空、外協倉庫(SP庫)等協作資源,他有能力將客戶的貨物送到世界任何壹個角落；“配送服務”是配送的軟件,也是配送的實質。只要是客戶嫌麻煩的事,都可以是物流企業服務的範圍,例如：運輸、倉儲作業計劃、配載、分撥處理；承運與聯運；訂倉；單證、文件的處理、保管；運輸保險、貨物保險以及相應的擔保；查驗；帳單處理；報關；客戶的聯絡管理；運輸、倉儲、銷售過程中的貨物跟蹤服務等等。
“配送網絡”和“配送服務”是配送資源與能力的體現,是衡量壹個物流企業的水平的重要指標。而物流企業的電腦信息系統又是實現“配送網絡”和“配送服務”的技術支援。
由於國際間貨運規則復雜,信息量特別大,物流,涉及配送管理、尤其是零部件分揀配送,其事務性特別繁瑣復雜,這些作業,如沒有先進的通信和電腦手段,幾乎是無法實現的。近年信息業的崛起,電子信息在各類服務中滲透,電腦網絡和服務,構成配送服務的重要手段和服務質量的標誌。在物流行業中,電腦軟件、數據庫的價值得到充分的體現,在壹些發達國家,貨主不購買沒有電腦化物流企業的服務,沒有參加EDI的國際貨代公司無法訂倉,無法使用某些港口碼頭。電腦化是物流企業水平的標誌,也是企業信譽的象征。
深九公司的作業管理信息系統就是以上述的要求為系統分析根據的,1996年公司壹開業,中日雙方就把建設深九公司的信息系統當作重點任務,集中了壹批中日雙方優秀的程序人員、系統分析人員,在現場耗費近三年的時間,基本完成了信息系統的開發與使用調試。中日雙方及客戶的物流專家,對系統給予了高度評價,深九公司的日本投資方,是有著101年運作歷史的物流企業,日方的物流專家在系統的設計調試過程中,給予了幫助與指導。
系統命名為FORWARD,其含義是“貨代”,FORWARD在局域網上運行,目前工作站數23個,使用WINDOWS95平臺,用VFP50數據庫編程,其功能包含有客戶管理、訂單管理、作業調度管理、運輸管理、倉儲管理、應收應付帳務管理、作業統計管理等子系統。FORWARD功能總框圖與作業流程見圖1。
FORWARD系統具有以下特點：
1)系統采用自上而下設計方式,其指導思想是以電腦流程代替手工作業流程,以滿足客戶、作業部門、管理部門、領導四個層面的信息需要為目標,做到業務人員在自己的崗位上輸入資料壹次,就已經為各個層面準備好所需要的數據,見圖2。
2)系統實現與帳務連接並達到分類核算效果。功能上實現了分部門的收入、成本核算；單車、司機費用分類匯總核算和每票貨的收入、成本的核算。分類核算直接監督成本支出,控制漏單、跑單,強化了行車的跟蹤,在解決司機車輛管理難題方面,提供了壹種有效的監督手段。
3)實現多本帳合壹。FORWARD實現了業務帳與會計帳壹致,貨物的庫存帳與海關監管帳對照壹致。因為企業報關單與監管帳中使用海關分類編碼,但作為企業的庫存帳,企業必須用企業的產品編碼歸類,壹般來說,要比海關編碼更細,有時兩種編碼又出現交叉,例如,出口服裝,海關就是壹大類,而物流管理除了要按規格品種分類外,還要區分顏色。海關帳與企業帳不壹致,這是壹個普遍的問題。
4)FORWARD規範了整個企業的業務流程,實現作業的有序化。信息量大、單證多、涉及聯絡頻繁,這是儲運業的普遍性,物流企業、特別是國際貨代業尤為如此。在這些行業中,業務量的增長與信息量的增長不是成正比的關系,例如,壹票拼箱(零擔)貨往往只有幾十公斤,其信息處理量與壹個幾十噸的12m(40口尺)貨櫃量是壹樣的,業務量增加到壹定的程度後,人均效率下降、工作的混亂就不可避免。完善的電腦系統是儲運企業普遍關註的,很多日、美運輸企業到深九公司參觀時都主動提出要看電腦系統,其著眼點也在如此。FORWARD的調度系統規範了業務人員的作業,每個作業人員上班的第壹件事就是打開電腦看今天作業的指示,並按作業的指示完成自己的作業,登錄作業結果,整個作業有條不紊地進行。
5)強化了對客戶配送服務,這也是FORWARD的壹個特點。現代化管理的趨勢是社會專業化的分工,現在國外先進國家的企業都設立“物流部”,專門負責本企業的零配件、半成品與產品的供應、配送、分銷,近年來,珠江三角洲許多企業壹般也都設有這樣的部門,與此同時,社會上專業化的物流公司也應運而生。生產性企業要實現“零庫存”,把配送這壹麻煩事交由物流企業去完成,什麽時候要,要什麽,要多少,只要開出壹個單子,其余的通通是物流企業的事了。FORWARD在設計中充分考慮到客戶的需要,特別是存貨管理。深九公司在正常情況下,每年要面對幾百家客戶,每個客戶都有自己特定要求的報表和自己報表的習慣,有的每天都要入出存日報,因此,設計高度通用的存貨管理模式和標準化的報表形式就尤為重要。FORWARD設計有5種入出存標準表,以應付絕大部分客戶的需要。
6)FORWARD使用了INTERNET數據服務的方式,方便了客戶,節省了通信費用。深九公司主要的業務是國際物流,大部分客戶分布在香港、日本、臺灣,以往使用的是常規的傳真辦法,每天要傳送的報表頁數很多,曾有壹天發往日本的壹份報表就多達80頁,費用高昂,有時遇到對方占線,長時撥不通,客戶還會投訴。現在除了使用傳真、EMAIL外,FORWARD已實現了通過國際互聯網上深九的主頁向客戶FTP傳送數據,這種方式比EMAIL安全,又十分方便,得到客戶的歡迎,也節省了我們的費用。
FORWARD各模塊是陸續投入使用的,最早投入使用的模塊使用期已近兩年,最短的還剛剛進入現場調試、試用,FORWARD已經在生產管理中發揮了很大的效益,成為企業管理的支柱。但是,盡管程序人員盡心盡力,系統仍然存在不盡人意的地方,整個系統需要不斷完善,剔除內部的缺陷,提高人機的適應性。另壹方面,為了使FORWARD資源能在山九集團範圍內得到***享,能為客戶提供更優質的服務,深九公司目前正著眼於實現電子商務化(e＿Business),讓所有國內外的用戶都能在自己桌面瀏覽器上使用FORWARD,讓物流作業管理進入信息高速公路時代。