1，編輯技巧
1的編輯技巧
(1)分數的輸入
如果直接輸入“1/5”，系統會改為“1.5”。解決方法是先輸入“0”，再輸入壹個空格，然後輸入分數“1/5”。
(2)輸入序列“001”
如果直接輸入“001”，系統會自動判定001為數據1。解決方法是:先輸入“'(西文單引號)，再輸入“001”。
(3)日期輸入
如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”按回車鍵即可。如果要輸入當前日期，請單擊CTRL+；。鑰匙。
(4)填充條紋
如果想給工作簿添加漂亮的橫條紋，可以在對齊模式下使用填充功能。用“*”或“~”等符號填充單元格，然後單擊單元格，向右拖動鼠標，選擇若幹水平單元格，單擊格式菜單，選擇單元格命令，在彈出的單元格格式菜單中選擇對齊選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇填充，單擊確定按鈕(單擊確定)
圖1
(5)在多個工作表中輸入相同的內容。
當幾個工作表在相同的位置填充了相同的數據時，可以選擇壹個工作表，按住Ctrl鍵，然後單擊Sheet1，Sheet2...在窗口的左下角直接選擇多個需要輸入相同內容的工作表，然後在其中任何壹個工作表中輸入相同的數據，這些數據就會自動出現在其他選中的工作表中。輸入完成後，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然後用鼠標左鍵點擊選中的工作表，斷開它們之間的連接。否則，在壹個表單中輸入的數據將出現在選定的工作表中。
(6)用相同的數據填充不連續的單元
選中壹個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標點擊其他單元格，這些單元格將全部被選中。在編輯區域輸入數據，然後按住Ctrl鍵，同時按Enter鍵。該數據出現在所有選定的單元格中。
(7)顯示單元格中的公式。
如果工作表中的大部分數據都是由公式生成的，而妳又想快速知道每個單元格中的公式形式以便編輯修改，可以這樣做:用鼠標左鍵單擊工具菜單，選擇選項命令，選項對話框出現，單擊視圖選項卡，然後將窗口選項列下的公式項設置為有效，單擊確定按鈕(單擊確定)此時，顯示每個單元格的分工。如果要恢復公式計算結果的顯示，只需將“窗口選項”欄下的“公式”項設置為無效即可。
圖2
(8)使用Ctrl+*選擇文本。
如果工作表中有許多數據表，您可以選擇表格中的壹個單元格，然後按CTRL+*選擇整個表格。Ctrl+*所選區域是:根據所選單元，輻射周圍涉及數據單元的最大區域。這樣可以方便準確的選擇數據表，有效避免拖動鼠標選擇較大單元格區域時屏幕的無序滾動現象。
(9)快速清除細胞內容物。
如果要刪除內容的單元格中的內容及其格式和註釋，不能簡單套用選中單元格再按Delete鍵的方法。要完全清除單元格，可以使用以下方法:選擇要清除的單元格或單元格區域；單擊“編輯”菜單上“清除”項中的“全部”命令，這些單元格將恢復到原來的顏色。
2.單元格內容的合並
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有時候妳想合並B列和C列的內容，如果行數很少，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但是如果有上萬行，就不能這麽做了。
解決方法是在C行後插入壹個空列(如果D列沒有內容，直接在D列操作)，輸入“= b 1 &；C1”，列D1的內容是列B和列C的總和..選擇單元格D1，用鼠標指向單元格右下角的小方塊“■”。當光標變為“+”時，按住鼠標向下拖動光標到要合並的結束行，B列和C列合並完成。這時先不要忙著刪除B列和C列，先復制D列的結果，然後用選擇性粘貼命令將數據粘貼到壹個空列中。然後刪除b、c和d列中的數據。
下面是壹個“&”實際應用的例子。用AutoCAD繪圖時，有些人喜歡將坐標點存儲在EXCEL中，在繪制曲線時調用這些參數。存儲數據的格式是“X，Y”。先在Excel中輸入坐標值，把X坐標值放在A列，Y坐標值放在B列，然後用“&”把A列和B列合並到C列，在C1 &中輸入= A 1；“，”& ampB1，此時C1中的數據格式符合要求，然後用鼠標向下拖動C1的單元格，完成A列和B列所有內容的合並(如圖3-4)。
組合不同單元格的內容的另壹種方法是使用CONCATENATE函數，該函數用於將幾個文本字符串組合成壹個字符串。具體操作為“=CONCATENATE(B1，C1)”。例如，假設在壹個河流生態調查工作表中，B2包含“物種”，B3包含“河鱒”，B7共包含45種，那麽:輸入“=CONCATENATE("本次河流生態調查結果: "、B2，"、B3，" For "，B7，" strips/km。“計算結果是:本次河流生態調查結果:河流鱒魚種類為45條/km。
圖3圖4
3.條件顯示
我們知道If函數可以實現條件顯示。壹個常見的例子是，老師統計學生成績時，想輸入60分以下的分數，可以顯示為“不及格”；當輸入超過60分的分數時，將顯示為“通過”。使用IF函數很容易達到這種效果。假設分數在單元格A2，判斷結果在單元格A3。然後在單元格A3中輸入公式:= if (A2
例如，如果輸入:= if (a2
如果輸入= if (A2
再舉個例子，公式:= if (sum (a1: a5 > 0，sum (a1: a5)，0)這個公式使用了嵌套函數，也就是說當a1到a5的和大於0時，返回這個值，如果小於0，則返回0。還有壹點提醒妳:以上符號都是半角，IF和括號之間不能有空格。
4.自定義格式
Excel中預置了很多有用的數據格式，基本可以滿足使用要求。但是對於壹些特殊的要求，比如強調顯示壹些重要的數據或者信息，設置顯示條件，就需要使用自定義格式功能。Excel的自定義格式使用以下通用模型:正格式、負格式、零格式和文本格式。在這個通用模型中，有三個數字字段和壹個文本段:大於零的數據使用正格式；小於零的數據使用負數格式；等於零的數據使用零格式；輸入單元格的正文是文本格式。我們還可以通過使用條件測試、添加描述性文本和使用顏色來擴展自定義格式通用模型的應用。
(1)使用顏色在自定義格式的段落中設置顏色，只需在段落中添加用方括號括起來的顏色名稱或顏色編號。Excel識別的顏色有[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍色]、[綠色]、[青色]和[洋紅色]。Excel還識別由[Color X]指定的顏色，其中X是壹個介於1和56之間的數字，代表56種顏色(如圖5所示)。
圖5
(2)添加描述性文字輸入數字數據後自動添加文字，自定義格式為“文字內容”@；若要在輸入數字數據之前自動添加文本，請使用自定格式:@“文本內容”。@符號的位置決定了Excel輸入的數字數據相對於添加文本的位置。
(3)創建條件格式可以用六個邏輯符號設計壹個條件格式:>(大於)，> =(大於等於)，<(小於)，
由於自定義格式只有三個數字字段，Excel規定前兩個數字字段最多只能包含兩個條件測試。滿足某個測試條件的數字使用相應段落中指定的格式，其余的使用第三段格式。如果只有壹個條件測試，要根據不同情況具體分析。
自定義格式的壹般模型相當於以下公式:[& gt；；0]正數格式；[& lt；；0]負數格式；零格式；文本格式。
我們舉個例子:選中壹列，點擊格式菜單中的單元格，在彈出的對話框中選擇數字選項卡，在類別列表中選擇自定義，然後在類型文本框中輸入“正數:“($#，# # 0.00；”負數:"($ #，# # 0.00)；"零“；”文字:“@”，點擊“確定”按鈕完成格式化。這時，如果我們輸入“12”，它會在單元格中顯示“正數:($ 12.00)”；如果我們輸入“-0.3”，就會顯示“負數:($ 0.30)”；如果我們輸入“0”，它會在單元格中顯示“零”；如果如果改變自定義格式的內容，“[紅色]”是正數:“($#，# # 0.00)；【藍色】“負數:“($ #，# # 0.00)；[黃色]“零”文字:“@”，那麽正數、負數、零會用不同的顏色顯示。如果輸入“[藍色]；【紅色】；【黃色】；【綠色】”，則正、負、零、文字將分別顯示以上顏色(如圖6)。
圖6
再舉壹個例子，假設壹個賬戶正在結算，您想用藍色顯示余額超過$50，000的賬戶，負值用紅色顯示在括號中，其余值用默認顏色顯示。您可以創建以下格式:"[藍色][& gt；50000] $#,##0.00_);[紅色]
此外，我們還可以使用自定義格式來達到隱藏輸入數據的目的，如format "；##;0”只顯示負數和零，輸入的正數不顯示；格式'；；；"所有輸入值都被隱藏。自定義格式只改變數據的顯示外觀，不改變數據的值，即不影響數據的計算。靈活使用自定義格式功能會給實際工作帶來很大的方便。
5.繪制函數圖像
做教學工作的朋友肯定會遇到繪制函數曲線的問題！如果想快速準確的畫出函數曲線，可以使用EXCEL的圖表功能，可以讓妳畫出的曲線既規範又美觀。妳壹定要問，難學嗎？其實這壹點都不難，可以說很簡單。如果妳不相信我，就和我壹起試試。
以繪制y = | LG (6+x 3) |的曲線為例，方法如下:在壹張空白工作表中，先輸入函數的自變量:在A列的A1單元格中輸入“X=”，表示這是壹個自變量，然後在A列的A2及後續單元格中輸入自變量從小到大的值；在實際輸入中，通常采用等差數列輸入法。首先，輸入前兩個值，確定自變量中數字之間的步長。然後選擇兩個單元格A2和A3，使其成為壹個有黑色邊框的矩形，然後用鼠標指向黑色矩形右下角的小方塊“■”。當光標變成“+”時，按住鼠標拖動光標到合適的位置，完成自變量的輸入。
輸入函數:在B列的框B1中輸入函數的壹般書面表達式，y = | LG(6+x 3)|；在B2框中輸入“= ABS (log10 (6+A2 3)”，計算結果將立即在B2框中得到。此時，再次選擇B2網格，讓光標指向B2矩形右下角的“■”。當光標變為“+”時，按住光標，沿B列拖動到適當位置，完成函數值的計算。
圖7
繪制曲線:點擊工具欄上的圖表向導按鈕，選擇X，Y散點圖(如圖7)，然後在出現的X，Y散點圖類型中選擇無數數據點的平滑線散點圖；這時候我們可以看看要畫的函數圖像，發現不是我們想要的函數曲線。點擊"下壹步"按鈕，選擇"數據生成欄"項，給出數據區。這時候曲線就在眼前了(如圖8)。
圖8
需要註意的是，自變量的初值和數據點之間的步長如何確定，要根據函數的具體特征來判斷，這也是對用戶能力的考驗。如果想很快找到函數的極值或者看到它的發展趨勢，給定的數據點不壹定是算術，可以根據需要隨意給定。
從簡單的三角函數到復雜的對數和指數函數，都可以用EXCEL畫曲線。如果有條件的話，還可以用EXCEL完成行列式和矩陣的各種計算，進行簡單的積分運算，叠代求函數值(比如x 2 = x 7+4，x值可以通過叠代求)，等等。所有涉及計算的事情都找EXCEL幫忙，它壹定會給妳壹個滿意的答復。
6、自定義功能
雖然Excel內置了大量的函數，但是有時候可能會出現沒有函數可供計算的情況。如果壹個公司用壹個特殊的數學公式來計算產品購買者的折扣，有壹個函數來計算不是更方便嗎？下面我們來談談如何創建這樣壹個自定義函數。
用戶自定義函數，也稱用戶自定義函數，是Excel最具創意和吸引力的函數之壹。讓我們在Visual Basic模塊中創建壹個函數。下面這個例子，我們要把每個人的錢乘以壹個系數，如果是上班的工作餐，就是六折；加班時如果是工作餐，打五折；休息日來吃飯，打九折。首先打開工具菜單，在宏命令中單擊Visual Basic編輯器，進入Visual Basic編輯環境，在Project - VBAobject列中右鍵單擊當前表，選擇插入-模塊，在右列創建如下函數rrr。代碼如下:函數rrr(tatol，Rr) If rr = "上班"那麽rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班"那麽rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日"那麽RRR = 0.9 * tatol End If End函數(如圖9)。
圖9
此時關閉編輯器，只要我們在相應的欄中輸入rrr(F2，B2)，那麽就會計算出貼現金額(如圖10)。
圖10
7.矩陣計算
Excel強大的計算功能，不僅可以進行簡單的四則運算，還可以計算數組和矩陣。
(1)數組和矩陣的定義
矩陣不是數字，而是數組。在Excel中，數組占用壹個單元格字段，用大括號表示，比如{A1: C3}，以區別於普通的單元格字段A1: C3。設置時，先選中單元格字段，同時按Shift+CTRL+ENTER，大括號自動生成，數組字段確認。
壹個單元格就是壹個變量，壹個單元格字段也可以看作是壹組變量。為了計算方便，最好給壹組變量取壹個數組名。比如a = {A1: C3}，B={E1:G3}等等。要設置數組名稱，請選擇數組字段，單擊插入菜單，在名稱項中選擇定義命令，輸入數組名稱，然後單擊確定。更簡單的命名方法是:選中數組字段，點擊名稱框，直接輸入名稱。
矩陣函數是Excel中矩陣計算的專用模塊。使用插入-函數命令打開粘貼函數對話框(如圖11所示)，在函數分類欄中選擇數學和三角函數。右欄常用的矩陣函數有:m determ——計算壹個矩陣的行列式；計算壹個矩陣的逆矩陣；MMULT-計算兩個矩陣的乘積；sum product-計算所有矩陣的相應元素的乘積之和。
圖11
(2)矩陣的基本計算
數組計算和矩陣計算有很大的區別。例如，在下面的示例中，A和B都是已定義的數組，因為兩個數組都是3×3，輸出結果也是3×3個單元格。計算時，先選擇矩陣計算結果的輸出域，是壹個3×3的單元區域，然後輸入公式。如果輸入“= a+b”或“=A-B”，計算結果是數組的相應項相加或相減。輸入“=A*B”表示數組A和B相乘，輸入“=A/B”表示數組A除以數組B，如果要計算矩陣，需要使用相應的矩陣函數。矩陣加減法和數組加減法壹樣，都是“= a+b”、“=A-B”，也就是說矩陣乘法可以輸入為“=MMULT(A，B)”，而矩陣除法是矩陣A乘以B的逆矩陣，所以計算公式為“=MMULT(A，MINVERSE(B))。公式輸入後，按Shift+Ctrl+Enter得到計算結果。對於更復雜的矩陣計算，可以采用分步計算。
8.自動切換輸入法
在壹個工作表中，往往既有數據又有文字，輸入時要在中英文輸入法之間反復切換，非常麻煩。如果妳要輸入的是有規律的，比如這壹欄全是文字，下壹欄全是中文解釋，可以通過以下方式自動切換。方法是:
(1)選擇要輸入英文的列，單擊數據菜單，選擇有效性命令...，在彈出的數據有效性對話框中，選擇輸入法模式選項卡，在模式框中選擇關閉(英文模式)命令，點擊確定(如圖65433所示)
圖12
(2)選擇要輸入漢字的列，在有效數據對話框中單擊IME模式選項卡，在模式框中選擇打開命令，單擊確定。這樣，光標在前壹欄時可以輸入英文，光標在下壹欄時可以直接輸入中文，實現了中英文輸入模式的自動切換。
9.批量刪除空行
有時候我們需要刪除Excel工作簿中的空行。壹般的做法是把空行壹條壹條找出來，然後刪掉。如果工作表中有很多行，這是非常不方便的。我們可以使用“自動過濾”功能找到所有的空行，然後壹次性刪除。做法:先在表格中插入壹個新的空白行，然後按Ctrl+A選中整張工作表，用鼠標單擊數據菜單，在篩選項中選擇自動篩選命令。此時，每列頂部會出現壹個下拉列表框。在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面中沒有數據(如圖13所示)。
圖13
選定所有數據後，單擊編輯菜單，選擇刪除行命令，然後按確定按鈕。這時所有的空行都被刪除了，然後點擊數據菜單，選擇篩選項中的自動篩選命令，工作表中的所有數據都會被恢復。插入壹個空行以避免刪除第壹行數據。
如果只想刪除某壹列中的空白單元格，而其他列中的數據和空白單元格不受影響，可以先復制該列，粘貼到空白工作表上，按照上述方法刪除所有空白行，再將該列復制粘貼到原工作表的相應位置。
10，如何避免錯誤信息
在Excel中輸入公式後，有時無法正確計算結果，單元格中會顯示錯誤信息。這些錯誤有些是由公式本身引起的，有些不是。以下是壹些常見的錯誤信息和避免它們的壹些方法。
1)錯誤值:# # #
含義:單元格中輸入的數據太長，或者單元格公式產生的結果太大，無法在單元格中顯示。或者減去日期和時間格式單元格，出現負值。
解決方法:增加列的寬度，這樣可以完整顯示結果。如果它是由日期或時間相減產生的負值引起的，您可以更改單元格的格式，例如，更改為文本格式，結果是負時間量。
2)錯誤值:# div/0！
含義:試圖除以0。此錯誤通常發生在下列情況下:除數為0，公式中除數使用了空單元格，或者單元格引用包含零值單元格。
解決方法:修改單元格引用，或在用作除數的單元格中輸入非零值。
3)錯誤值:# value！
含義:輸入引用文本項的數學公式。如果使用了不正確的參數或運算符，或者在執行“自動更正公式”功能時無法更正公式，則會出現錯誤消息# #VALUE！。
解決方法:此時，請確保公式或函數所需的運算符或參數是正確的，並且公式引用的單元格包含有效的數值。例如，如果單元格C4中有數字或邏輯值，單元格D4中包含文本，則在計算公式= C4+D4時，系統無法將文本轉換為正確的數據類型，因此錯誤值# value！。
4)錯誤值:# #REF！
含義:刪除了公式引用的單元格區域。
解決方法:恢復被引用單元格區域，或重置引用區域。
5)錯誤值:# n/a
含義:沒有可用於計算的信息。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A，表示他們正在等待數據。任何對值為#N/A的單元格的引用都將返回# n/a。
解決方案:用數據填充等待數據的單元格。
6)錯誤值:# #名稱？
含義:公式中使用了Excel無法識別的文本。例如，可能輸入了錯誤的姓名，或者輸入了已刪除的姓名。如果文本沒有用雙引號括起來，也會生成此錯誤值。
解決方法:如果這種錯誤是由於使用了不存在的名稱而導致的，那麽應該確認所使用的名稱確實存在；如果是名字，要糾正函數名的拼寫錯誤；用雙引號將文本括起來；確認公式中使用的所有區域引用都使用冒號(:)。例如:sum (c1: c10)。請註意，公式中的文本用雙引號括起來。
7)錯誤值:# #NUM！含義:向工作表函數提供了無效參數，或者公式的結果太大或太小，無法在工作表中表示。
解決方案:驗證函數中使用的參數類型是否正確。如果公式結果過大或過小，應修改公式，使結果介於-1×10307和1×10307之間。
8)錯誤值:# #NULL！含義:在公式中的兩個範圍之間插入壹個空格以表示交點，但這兩個範圍沒有公共單元格。比如輸入:“= sum(a 1:a 10c 1:c 10)”，就會出現這種情況。
解決方法:取消兩個範圍之間的空格。上面的公式可以改成“= sum (a1: a10，c1: c10)”。
11和宏的應用
宏是壹個指令集，它告訴EXCEL執行用戶指定的操作。宏類似於計算機程序，但它們完全在EXCEL中運行。我們可以使用宏來完成枯燥和頻繁重復的工作。宏比用戶自己完成動作要快得多。例如，我們可以創建壹個宏，在工作表的每壹行輸入壹組日期，將每個單元格中的日期居中，然後對該行應用邊框格式。我們還可以創建壹個宏，在頁面設置對話框中指定打印設置並打印文檔。
由於宏病毒的影響和對編程的恐懼，很多人不敢用“宏”或者不知道什麽時候向宏求助。其實可以大膽使用。如果只是用“錄制壹個宏”的方法，壹點難度都沒有。就像錄音機壹樣錄壹些操作。使用時，只要執行這個宏，系統就會再次執行那個操作。
下面給出了宏的應用。不用編程，用“錄制宏”幫妳完成任務就行了。如果妳想再次編輯錄制的宏，妳必須對VBA有所了解。
*設置每個工作表中需要的固定表頭；
*將單元格設置成具有自己樣式的表格；
*每次打印的固定頁面設置；
*頻繁或重復輸入某些固定內容，如格式化的公司地址、人員名單；
*創建壹個格式化表格；
*插入工作表或工作簿等。
需要指出的是，EXCEL中的宏和WORD中的宏有壹些不同。對於記錄的操作，它會記住單元格的坐標(即所有的引用都是絕對的)，所以在涉及到位置相關的操作時，需要特別註意。如果使用相對引用，可以使用Offset方法，如下面的語句:active cell。偏移量(1，0)。範圍(" A1 ")。select宏的應用非常廣泛，上面提到的只是壹點。如果妳真的使用它，妳會發現它有更豐富的內容和更靈活的應用方法。
12，圖表應用技巧
Excel提供了14種標準圖表類型，每種類型都有多種組合和變換。在眾多圖表類型中，哪種更好？根據不同的數據和不同的使用要求，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要和數據的形式有關，然後考慮感官效果和審美。下面給出了壹些通用規則。
面積圖:顯示壹段時間內變化的幅度。當幾個部分發生變化，並且您對這些部分的總和感興趣時，它們特別有用。區域圖可以讓妳看到個別部分的變化，也可以看到整體的變化。
條形圖:它由壹系列水平條組成。因此對於時間軸上的某個點，兩個或多個項目的相對大小是可比較的。例如，它可以比較三種產品中任何壹種產品每個季度的銷量。每個條形圖都是工作表上壹個獨立的數據點或數字。因為它只是從柱形圖的行和列轉移過來的，所以有時可以互換使用。
柱形圖:由壹系列豎線組成，通常用於比較壹段時間內兩個或多個項目的相對大小。比如:不同產品季度或年度銷量的對比，幾個項目中不同部門的資金分配，每年各種物料的數量等。條形圖是壹種應用廣泛的圖表類型，很多人都是從中使用圖表的。
折線圖:用於顯示壹段時間內的趨勢。例如，數據在壹段時間內呈上升趨勢，在另壹段時間內呈下降趨勢。我們可以通過折線圖對未來做出預測。比如速度-時間曲線、推力-油耗曲線、升力系數-馬赫數曲線、壓力-溫度曲線、疲勞強度-轉數曲線、傳輸功率成本-傳輸距離曲線等。都可以用折線圖來表示，工程上壹般都用折線圖。如果壹個數據有幾種情況，折線圖就有幾種不同的線，比如五個運動員在壹萬米過程中的速度變化。
股價圖:有三個數據系列的折線圖，用於顯示股票在給定時間段內的最高價、最低價和收盤價。在最高和最低數據點之間畫壹條線形成壹條垂直線，軸上的小刻度代表收盤價。股價圖多用於金融、商業等行業，描述商品價格、貨幣匯率、溫度和壓力測量等。當然，描述股票價格是最好的。
餅圖:當比較幾個數據在它們形成的總和中的百分比值時最有用。整個蛋糕代表總和，每個數字用壹個楔形或薄片表示。比如顯示不同產品的銷售額占總銷售額的百分比，各單位的資金占總資金的比例，各品類在歸集圖書中的比例等。餅狀圖雖然只能表示壹個數據列的情況，但由於其清晰、易學易用，在實際工作中被廣泛使用。如果需要壹個以上的數據系列，可以使用環形圖。