應用文在現代生活中的作用表現在宣傳和教育作用；聯系交流作用；依據、憑證作用；管理指導作用。應用文像其他文章壹樣也是壹種傳媒，是人們傳遞信息、處理事務、交流感情的工具。
1、主題每篇應用文都要圍繞著壹個主題展開。主題越是具體專壹，應用文就越容易寫出
2、為誰而寫私人信件為家人、朋友、愛人而寫；商務信件為生意夥伴而寫；廣告為壹般大眾而寫；海報為某壹群人而寫。了解了為誰而寫，就可以使應用文的內容適度而得體，使妳的信息能全面地傳達給對方。
3、寫作目的為什麽要寫這篇應用文？是要把妳的信息提供給對方，還是要求對方給妳提供信息？是洽談生意還是聯絡感情？壹篇應用文盡管確定了主題，有時卻達不到目的，這是為什麽？目的不明確，就會造成內容不確切，造成費解。
4、文章的格式和結構不同類型的應用文其格式和結構是不相同的。信件有信件的格式和結構，廣告有廣告的格式和結構。不了解各類應用文的格式和結構，就寫不好應用文。
應用文的特點
1、實用性強應用文在內容上十分重視實用性。它是用來辦事、解決實際問題的，具有很強的實用性。
2、真實性強“真實”是文章的生命，壹切文章都要求具有真實性。對於這壹點，各類文章要求不同。它反映的情況、問題，敘述的事實是客觀存在的，發布、傳達上級指示精神是確有的，不能經過任何藝術加工。
3、針對性強它根據不同的領域、不同的具體業務、不同的行文目的，選用不同的文種。
4、時效性強應用文在傳遞信息、解決實際問題方面取得好的效果，必須註意時間、效率，講究時效性。壹般來說，應用文往往是在特定的時間來處理特定的問題，盡快的傳遞相關信息，因此時效性很強。不及時發文，拖拖拉拉，或時過境遷再放馬後炮，使信息失敗，就會失去其實用價值。
5、格式化比較固定應用文有其慣用的外觀體式和主體風格。有不少體式是社會長期約定俗成的，也有壹些體式由國家統壹規定，如公文。還有壹些應用文格式比較簡單。不論體式如何，都是為了提高辦事效率，更好地發揮它的工具作用。