---------------
為什麽要學會掌控時間(1)
---------------
時間就是生命，它不可逆轉，也無法取代。浪費時間就是浪費生命，而壹旦把握好時間，妳就掌握了自己的生命，並能夠將其價值發揮到極限。
作為壹名時間規劃和人生目標方面的咨詢專家，我創建了壹套新的系統，它正在幫助成百上千萬人立即更加有效地利用生命中的分分秒秒——從而更好地掌握自己的人生掌控權。
我不是壹名“時間與動作”的組織專家，我並不是要告訴人們應當如何減少那些不必要的動作，並在最短的時間裏、用最精練的流程來完成手頭的工作，最大限度地減少那些不必要的動作。那樣做意味著妳要事先對每壹個動作進行仔細斟酌進行思考，然後將其簡化為壹系列的機械行為。這只會使妳的生活變得枯燥，而且妳甚至可以說這種“看表式”的極端行為會使得人類的每項活動都毫無生趣，因為他們根本不需要進行任何思考。
相比之下，我所創建的這套系統則鼓勵人們對自己的行為進行更多思考。如果按照我的建議進行的話，妳可能開始更多考慮如何利用時間，工作也無需那麽辛苦，妳還可以做更多自己早就想做的事，更好地享受自己的生活。
所以千萬不要叫我效率專家。我所關註的是“效能”。壹個講求效能的人會從所有可能的任務當中選擇最重要的，並通過最有效的方式來完成它。在如何應用時間這件事情上，做出正確的選擇要比更快更好地完成手頭的工作更加重要。講求效率本身是壹件好事情。但在我看來，效能的重要性要遠遠大於效率。
我在書中談到的壹些技巧可能會讓妳大吃壹驚。比如說，假設妳還有十分鐘就要去看牙醫。如果妳像大多數人壹樣的話，妳可能就會想辦法消磨掉這段時間。但我卻能夠告訴妳應當如何利用這十分鐘時間來開始壹項妳壹直都在拖延的工作——比如說重新裝修妳的房子或者是分析妳的生產成本等等。與此同時，我還將幫助妳徹底改掉拖拉的習慣，並讓妳在整個工作過程中始終保持高昂的鬥誌，直到工作完成。
在本書當中，妳將了解到我的客戶、家人以及我本人在應用這些技巧時的壹些經歷。妳會看到我的這壹系統並非像很多人想像的那樣僵硬、機械、呆板。壹點不是！事實上，妳會發現這些技巧都非常有趣，而且妳將會很高興去嘗試著應用它們。這些技巧將會給妳帶來立竿見影的效果，而且這種效果將會壹直持續下去。
我的這套系統已經成功地幫助了許多諸如A.T.&T.、美洲銀行（BankofAmerica）、IBM、Lever兄弟、加裏福尼亞標準石油（StandardOilCompanyofCalifornia）等在內的大公司；它還幫助了眾多地區組織和聯邦機構。那些終日繁忙的人，比如說歌星尼爾·迪亞蒙德（NeilDiamond）、女權主義者、作家格勞裏亞·斯坦納姆（GloriaSteinem）、設計師米爾頓·格拉塞爾（MiltonGlaser）、塞拉（Sierra）俱樂部執行主管邁克·麥克羅斯凱（MikeMcCloskey）、美國音樂學院（AmericanConservatoryTheatre）總指揮威廉姆·鮑爾（WilliamBall）、伊莎蘭（Esalen）機構總裁邁克·墨菲（MikeMurphy）、《頭發》（Hair）制片人邁克爾·巴特勒（MichaelButler）等，還有成千上萬名執行官、專職業人士、企業家、家庭主婦、學生，以及所有在研討班上或私下向我征求建議的人，他們也成功地利用這套系統改變了自己的生活。
我對自己的這套系統充滿信心，因為它已經成功地幫助我掌控了自己的生活。我相信它壹定也能夠幫助妳控制自己妳的生活，並幫助妳從生活當中得到那些妳自己真正想要的東西。我並不是壹定要教會妳如何成為妳所在公司的總裁，或者是幫助妳更好地協調好妳的職業角色和家庭角色之間的沖突。妳當然可以通過這套系統來實現這些目標——如果它們真的是妳的目標的話。但該系統還可以幫助妳成為壹名更有效率的大學生、象棋選手、蠟燭制造商，或者是國際運動員。壹切完全取決於妳。
還有：這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果妳跟很多人壹樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請妳壹定記住，在這個世界上還有很多人，他們比妳更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比妳擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是壹種人人都可以掌握的技巧——就像開汽車壹樣，而在本書當中，我就為妳提供了掌握該技巧所需要的所有工具。我將向妳展示壹套合理而實用的方式來幫助妳更好地掌握自己的時間，而非成為時間的奴隸，從而讓妳實現自己的人生目標。
總而言之，對於妳來說，這個世界上沒有任何東西比時間更加重要了。每個人的時間都是相同的，我們每個人每個星期都只有168個小時，我不可能給妳更多的時間。但我可以幫助妳更有效地利用這些時間。
必須要面對兩個相互沖突的目標做出決定的時候，請記住：妳隨時可以調整自己的優先次序。妳只是把自己的目標寫在紙上而已——並不是刻在大理石上。
如果妳不願意把某個目標（比如說，重新回到學校）放到比較優先的位置上，或者是把另外壹個目標（比如說用更多時間陪伴家人）放到次要位置，那麽妳可以考慮把兩個目標放到同樣重要的位置。即便妳在壹個目標上花的時間比另壹個目標多了兩個小時，妳仍然可以告訴自己這兩個目標的位置是相同的。即便兩個目標彼此矛盾，或者需要在同壹個時間段內完成，妳也可以從容地放棄其中壹個——當然，只是暫時放棄而已。等到下個星期，或者是來年的時候，妳又可以選擇給予這個目標更多重視。
妳必須面對這個挑戰，必須確定哪些事情是真正重要的，並相應地設定優先次序。要想對這些目標進行篩選，我推薦妳使用妳已經準備好的三張目標清單。
---------------
如何排序
---------------
拿出妳的人生目標清單，用壹分鐘時間選出三個最重要的人生目標。把這三個目標當中最重要的那個目標列為A—1。第二重要的列為A—2。隨後是A—3。在三年目標和六個月目標清單當中進行同樣的篩選。
到此刻為止，妳已經從三張清單上挑出了九個目標。要想從中再進壹步挑選出三個最重要的目標，妳需要重新拿出壹張幹凈的紙，在上面寫道，“我的三個最重要的長期目標是……”然後按順序寫出這三個目標：A—1，A—2，A—3。
好了，妳現在已經完成了初步的人生目標陳述，大致明確了自己到底希望從生活當中得到什麽。
接待個體客戶的時候，我經常會花很多時間跟他們壹起討論他們的人生目標陳述。這種討論可能會持續兩個星期左右，我們壹般會修改六七次，最後才能寫出真正能夠代表客戶需要的人生目標。妳也可以嘗試反復修改自己的人生目標，妳會發現這樣做真的很有幫助。
就好像壹名專業攝影師會反復拍攝壹個鏡頭，直到達到理想效果壹樣，妳也可以通過反復修改自己的人生目標來取得最清晰的效果。所以我建議妳明天重復壹次今天的練習，然後把兩次的結果進行對比。我可以保證，妳絕不會得到完全相同的結果，而且妳很可能會在第二次修改的時候添加壹些新的信息。人的大腦就是這樣工作的。
由於人生目標陳述並不是靜態的，所以它應該被階段性地不斷加以更新。每年重新評估目標陳述的最佳時期是妳的生日。即便妳去年已經為自己確立了壹份很棒的目標清單，今年的情況也會有所不同，所以去年的目標清單或許已經不能代表妳今年的目標設想了。隨著妳的不斷成長，妳的目標清單也應該及時得到更新。
***************
*第6章現在開始
***************
不要因為怕承擔責任而不敢列出某些活動，沒有人會強迫妳執行清單上的內容。在排定優先次序的時候，妳可以根據各項活動所需要的時間和精力來判斷是否要實施某項活動。但即便那些看似不可能的夢想也可能會對妳有所幫助。
---------------
做好規劃
---------------
人生目標陳述練習可以幫助妳更加清楚地看到自己理想的未來，從而幫助妳將未來帶到現在。時間規劃的第二件工作則可以幫助妳確定采取哪些具體行動來實現妳的長期目標。
要想進行長期規劃和目標設定，妳必須首先進行壹系列短期的規劃，這就要求妳必須確定壹些具體的活動。妳可以去完成壹項活動。而這些活動則是妳實現目標過程中的階梯。比如說妳的目標是經濟保障。為了實現這個目標，妳可以選擇每天存上10美圓，或者可以跟妳的投資顧問討論壹下妳的投資計劃，這些才是妳為實現目標而采取的具體行動。
壹旦在短期和長期目標上做好了規劃，妳的目標和活動就會很好地契合起來。短期規劃中的大多數（即便不是所有）的活動都將有助於妳實現自己的長期規劃。
---------------
如何根據妳的A級目標列出活動(1)
---------------
如果妳希望實現壹些抽象的目標，比如說幸福、成功，或者是財務獨立，妳可能需要采取多種不同的行動。比如說妳想要度過壹個愉快的夜晚，我敢保證妳至少有25或50種方式來達到這個目的（而且不會讓妳發胖，也不用去做任何違法的事情）。對於任何目標——無論它是大是小——都是如此。
要想確定妳應該采取怎樣的行動來實現妳的A級目標，妳必須（1）針對每個A級目標列出所有可能的活動；（2）確立相應的優先次序，以便選擇當前最有效的活動。
在列舉活動的時候，壹定要盡量展開想像。快速寫出盡可能多的答案——這是壹種發揮想像力的最佳方式。它可以讓妳的直覺充分發揮作用。不僅如此，當妳面臨著巨大壓力的時候，妳還有可能產生新的想法。速度可以讓妳不知不覺間突破那些自我克制的因素——因為它們甚至來不及發揮作用。在列舉活動的過程中，壹個關鍵性的因素就是要不停地寫。千萬不要讓自己的筆尖離開紙面，否則妳就是在浪費時間。
不要試圖去對自己的想法進行任何評價。妳並不需要為清單上的內容對任何人負責。如果妳想要隱藏任何東西的話，妳就是在愚弄自己。千萬不要把任何活動標記為“好的”或“不好的”或“輕浮的”——至少在列出這些活動的時候不要去進行評價。記住，妳完全可以在後面修訂這些決定的時候刪除那些不重要的活動。
而且不要因為擔心不能完成某項活動而限制自己。因為在仔細分析之後妳很可能，發現那些乍看起來難以完成的活動其實並沒有那麽困難。無論如何，在列舉清單的時候不要做任何判斷。
不要因為怕承擔責任而不敢列出某些活動，沒有人會強迫妳執行清單上的內容。在排定優先次序的時候，妳可以根據各項活動所需要的時間和精力來判斷是否要實施某項活動。但即便那些看似不可能的夢想也可能會對妳有所幫助。
如果妳感覺自己沒有什麽活動可以列出的話，妳可以嘗試重復壹下前面的練習，比如說對前面列出的內容進行修改，增加新的信息、進行擴展、補充內容、增加細節等等。關鍵是要不停地寫。
假設妳的目標是成為壹名專業登山者。妳可以列出所有妳準備攀登的山峰，包括那些看似不可能的高山，比如說珠穆朗瑪峰。或許妳只是希望征服北美的山峰呢？或許是歐洲的？亞洲的？妳可以把這些活動按類別進行分解，再進壹步分解……直至分解到最為具體的活動。關鍵是要不停地寫。
雖然我鼓勵妳不假思索盡可能多地列舉活動，但我也要提醒壹點：千萬不要把目標跟活動混為壹談。記住，活動是壹些可以具體執行的動作。妳的目標可能是過上壹種更加健康的生活。而具體的活動則可能包括：今天晚上不吃甜點，本周內進行三次鍛煉，在二十四小時內不抽煙。
好了，妳已經準備好列出清單了。拿出三張空白的紙，把前面選出的三項A級目標分別寫到三張紙上。我們將把妳的目標分解為壹些可以執行的活動。牢牢記住上面的建議，用三分鐘時間，列出盡可能多的有助於實現第壹個A級目標的活動。然後用同樣的方法為另外兩個A級目標列出相應的活動。然後妳可以回過頭去，各用至少三分鐘時間來修改每張清單上的內容——妳可以增加新的活動項目、可以刪除某些項目、將壹些項目整合到壹起，甚至也可以想出壹些新的活動項目。
讓我們拿壹名高中生作為例子。他的目標是想成為壹名職業壘球運動員，這是他的A級目標。但他同時也想去上大學，這是他的另壹個A級目標。而他的第三個A級目標則更為迫切：他希望成為大學壘球隊的主力投球手。顯然，第三個目標是最為迫切的。要想實現這個目標，他必須在整個冬季保持體形，每天跑上壹英裏，每星期進三次健身房，只有這樣，他才能在春天到來的時候做好準備。要想被他所申請的大學（比如說USC，這所大學的壘球隊是最棒的）的壘球隊錄取，他必須努力學習。而且他還要在本周之內準備參加壹次重要的數學考試。除此之外，竭盡全力打好本次的冠軍杯也是他的壹項A級活動。
另壹個典型的例子來自於壹名重新開始工作的婦女。她的三個孩子都已經上學，她也開始有了壹些空閑時間。她已經結婚十二年了，在結婚之前，她是壹名護士。要想實現她的A級目標（重新開始工作），她必須完成壹系列A級活動：參加壹些必要的課程以了解醫護行業的最新進展，跟其他護士進行交流，確保自己具備重返工作的所有條件，而且還要不斷尋找那些符合自己條件的機會。
我曾經碰到壹個即將畢業的大學生。他的長期目標是：有壹份不錯的薪水，並過上幸福的生活。但他首先必須實現壹個相對較短的目標：選定合適的職業。要想做到這壹點，他首先必須找到壹份工作。所以他目前需要完成的A級活動包括：決定自己需要了解哪個行業，跟自己感興趣的行業的從業人員多多交流，準備壹份個人簡歷，準備求職信，從眾多的職業機會中進行選擇，安排時間參加面試。
---------------
如何根據妳的A級目標列出活動(2)
---------------
我的壹位客戶總是覺得自己浪費了太多時間。他告訴我：“我不喜歡現在的工作。我是壹名保險推銷員，可我真正喜歡的是去做公***關系。我每天都在忙著尋找機會，每次喝咖啡或者是吃午飯的時候，我都在忙著跟人聯系，告訴對方我希望從事壹份公***關系行業的工作。”
可我發現，在過去的兩個月裏，他只跟五個人交談過，換句話說，雖然他每天都在忙碌著尋找新的機會，可他所尋找的範圍仍然局限在壹個非常小的圈子裏。也就是說，他並沒有取得任何新的進展。而事實上，常識告訴我們，要想在公***關系這樣充滿高度競爭的行業裏找到壹份工作，求職者每個月至少應該聯系50個人。當他發現自己剛開始聯系的人並不會給自己任何幫助的時候，他就應該嘗試接觸更多的人——這應該成為他此時的A級活動。
---------------
刪除那些不重要的工作
---------------
當妳很用心地列出了所有可能的A級活動之後，妳會發現自己有太多的事情需要去做，而妳的時間卻又遠遠不夠。這時妳就應該為自己的活動排定先後次序：如果說列舉活動的時候妳所需要的是創造和想像，那現在妳需要完全回到現實。要想做到這壹點，妳首先需要找出那些不重要的活動，並立即停止它們。
拿起妳剛剛列出的活動清單，仔細分析每壹項活動，問問妳自己：在接下來的七天之內，我是否準備要在此項活動上投入至少五分鐘時間（當然，有些活動可能並不需要這麽長時間）？如果妳的答案是“不”的話，我建議妳立即勾掉那項活動。
在勾掉某項活動的時候，妳不壹定要給出具體的原因：妳可能只是不喜歡去做這件事情，或者妳可能無法得到必要的幫助，或者是因為妳覺得它太難了，或者是因為妳太忙了……無論是什麽原因，只要覺得自己無法在某項活動上投入必要的時間，妳就可以立即將其壹筆勾銷。
如果到最後妳發現自己幾乎勾掉了所有的活動，建議妳可以從頭開始，重新列出四項妳覺得有意義，或者說妳願意投入時間去做的活動。
不要因為某件事情很重要（比如說找份新工作）而不願意刪掉它。如果妳現在不願意去著手處理這件事情的話，就立即毫不猶豫地把它勾掉——畢竟，妳完全可以等到下個星期再考慮安排這件事情——千萬不要讓自己的工作越積越多。
在修改完三張A級活動清單之後，妳可以把三張清單上的結果總結為壹張任務列表。該列表可能會包含十幾項活動，對於妳來說，這些活動都很重要，而且妳願意在接下來的壹個星期裏投入時間來完成它們。接下來妳要開始動手為所有的活動設定先後次序。在最重要的活動後面寫上A—1，然後依次在其他活動後面寫上A—2，A—3，A—4……確定完次序之後，妳就可以為每項活動確定最後期限，並著手安排完成該活動的具體時間了。在安排時間的時候，壹定要仔細考慮好妳有哪些時間可以被分配給新的任務。如果妳每個星期要抽出三天時間來上夜校的話，那妳在工作日可以自由支配的晚上實際上只有兩個，假設妳現在的任務是跟朋友壹起在外***進晚餐，那妳準備具體安排哪壹天？如果妳的任務是開始閱讀《戰爭與和平》的話，妳準備什麽時候開始？是坐車上班的路上嗎？壹旦做出決定，立即把它記錄下來。
選出壹件優先要做的事情，立即動手！
怎樣才能更加接近妳的人生目標呢？每天都是壹個嶄新的機會。現在開始，選出至少壹件妳的A級活動，立即動手。妳會發現自己很容易地就向自己的人生目標靠近了壹步。
剛開始選擇A級活動的時候，妳壹定要註意選擇那些內容較短，而且比較容易實現的。如果妳選擇了壹項難度較大的活動，建議妳將其分解為更小的部分，然後從最簡單，或者是涉及問題最少、或者是妳最重視的那壹部分開始。
壹旦選出了壹項活動，妳當天的工作重點就很清晰了。在接下來的16個小時左右的時間裏，妳總能找到幾分鐘時間去向著自己的人生目標靠近壹步。現在就開始吧！
第5章和本章所講到的內容都是時間管理最基礎也是最重要的部分。我在這裏列出了這兩章的主要內容，以便幫助讀者進行復習：（1）列出可能的長期目標；（2）立即動手，確定目標的優先次序，確認出A級目標；（3）列出實現A級目標可能需要的活動；（4）確立活動的優先次序，確定A級活動；（5）安排完成A級活動的具體日程；（6）按照日程完成相應活動。
***************
*第7章日程安排的作用
***************
妳還需要時間來完成那些常規性的工作：起床、讀報紙、檢查郵件、參加工作例會、保持辦公區域整潔、看電視、洗盤子、開車接送孩子……這些工作量的多少完全取決於妳在妳的組織、家庭和妳的社交圈當中的位置。