從傳真機的發送文件來看，接收文件亦被分為兩種狀態。
1、自動接收 自動接收時，傳真機必須是處於自動接收狀態，可用鍵選擇或者通過編程設置；通常會有自動接收批示燈批示或在顯示屏上顯示現時為自動接收狀態。 對方發送的傳真到來時，電話鈴在響若幹聲後（可按要求設置）即轉入自動接收，接收對方來的的傳輸文稿。
接收完畢，若成功，則會有通信成功的信息顯示；不成功，則會有出錯信息顯示或告警。 2、手動接收 在傳真機處於手動接收的狀態下，電話 *** 響聲後，即可進行接收操作，具體可分兩種情況：A如果對方是手動發送，回答呼叫，按照對方要求，按下“啟動”鍵，掛下話筒，便可接收對方來的傳真文件；B對方是自動發送時，在拿起話筒時，會聽到類似“嗶”音的CNG信號，這表明對方是自動發送傳真狀態，這時按下“啟動”鍵，便能接收文件。
其他操作 通話請求 傳真機的請求通話功能可使用戶在傳送或接收文稿的過程中，通知線路上的另壹方，要在這次通信完畢後或進行中與其通話。這個功能對於發送、接收雙方通報傳送文件的質量是非常有幫助的。
這裏給大家介紹壹個簡單可行的方法，即通信雙方在啟動傳真通信後，不要掛機，這樣在傳真結束後，可再進行通話。有時，傳真機亦可能會出現“噗，噗……”的聲音，這時只要按下“通話請求”或“停止”鍵，便可消除這個聲音而進行正常的通話。
復印、發送和接收是傳真機的三項基本操作功能，任何傳真機都少不了，其他操作都是為了更加方便人們的使用而設置的，用戶可以根據廠家提供的使用說明書，按部就班地進行操作。
如何使用傳真機？就是接收和發送傳真？
步驟如下：1、首先是把要傳真的內容放入傳真機，在這兒之前要先把蓋子打開的。
2、壹般傳真機都會提示怎樣放置文件，用的傳真機是將文字面向下的（壹般傳真機都是這樣的）。3、根據提示將要傳真的內容放好就可以了，要傳的內容是向下的。
4、然後就是撥號了，這裏有兩種方式，壹般傳真的時候號碼沒有單獨記下來，可以先撥號然後按監聽鍵，這樣就相當於按了電話的免提鍵，傳真機會有外音，或者如果不需要外音直接將話機提起就可以（其實也是可以先撥號再放要傳文件的，但是要把握好速度，不要等電話接通了信號已經給了，內容還沒放好，這樣就不行，壹般還是先放傳真內容。總之只要保證在電話接通前把文件放好就沒問題了。）
5、有的傳真機是自動的，撥通之後就會直接給傳真信號，聽到刺耳的“滴”的聲音就是有信號了，壹般這個信號是連續的，“滴--------”此時按下“傳真/開始”按鈕，傳真就會自動傳送了，就不用管了。6、還有壹種就是電話傳真壹起的，撥打的號碼是有人先接聽的，電話接聽後告訴人家要發傳真，請對方給傳真信號就可以了，要註意也是要等到聽到傳真信號想起“滴--------”的聲音，才可以按下“傳真/開始”按鈕開始傳送。
7、另壹種撥號方式就是直接提機撥號，也就是跟平時打電話壹樣，把聽筒拿起來撥號，然後等傳真信號。8、撥通之後，聽到“滴-----”的信號聲，此時按下“傳真/開始”按鈕9、掛了聽筒，傳真就會自動傳送了，就不用管了。
10、壹般傳真速度不是很快，耐心的等待壹下。11、等傳真機將傳真內容吐出來傳真就發送完畢了，這樣就可以了。
12、最後要把傳真機蓋子蓋好，以防進灰塵等其它東西，影響使用壽命。
用電腦發送接收傳真怎麽做？
電腦收發傳真：
Windows XP有壹項免費的傳真功能，用它可以輕松收發傳真，不用再買傳真機了。這裏將發傳真的具體操作步驟介紹如下，妳只要照著做，壹定就會收發傳真。還可以用他來做打印機！
壹、安裝傳真組件
在Windows XP-F收發傳真壹定要有壹個具有傳真功能的Modem（即撥號上網的貓）和壹條與Modem連接的電話線，有了它們我們就可以輕輕松松地收發傳真了。Windows XP系統在默認安裝時並沒有安裝傳真系統，所以在Windows XP收發傳真文件之前先要安裝傳真組件。首先進入“控制面板”.雙擊“打印機和傳真？圖標，隨後彈出壹個？打印機和傳真”窗口。在該窗口的空白處單擊鼠標右鍵彈出壹個快捷菜單，在此選擇？設置傳真”命令，彈出壹個？正在配置組件？對話框。經過對系統進行掃描後彈出壹個提示窗口，按提示插入Windows XP安裝光盤後系統開始安裝傳真組件。安裝後.我們可以看到在？打印機和傳真？窗口中多了壹個？Fax” 圖標，表明傳真系統已經安裝完成。（在添加和刪除程序中添加組件也可以）
二、配置傳真屬性
雙擊？Fax”圖標.隨後彈出壹個”傳真配置向導？對話框，在此單擊？下壹步？，彈出壹個？發信人信息？對話框。在此我們要對發信人信息進行相應的設置，如：姓名，傳真號碼、職務，辦公室電話。地址等進行
相應填寫。發信人姓名和傳真號碼務必填寫，傳真號碼就是與Modem連接的電話號碼，填寫後單擊？下壹步？進入？選擇傳真發送或接收設備”對話框。在該對話框的“選擇傳真設備”選項中選擇好發送或接收傳真文件的Modem，接著勾選下面的“允許發送？、“允許接收”復選框，並根據需要點選下面的應答方式。如果選擇？自動應答”我們還要設置好應答前響鈴次數。設置後單擊‘下壹步”，在下面出現的m1D？和？CSID？文本框中輸入在發送傳真文件時顯示的電話號碼，這樣便於對方傳真機識別。完成後，單擊？下壹步”出現——個？自由選項？對話框.在此我們要對接收後的傳真文件進行設置。如果妳想將收到的傳真文件打印出來，在此勾選？打印到”復選框，並在後面的打印傳真機列表中選擇打印機名稱。如果妳想在計算機中保存”—份接收到的傳真文件的副本.在此還要勾選？將副本保存到文件夾？選項，並再通過？瀏覽’選項選擇壹個保存傳真文件的文件夾，至此傳真屬性已經配置成功.單擊‘下壹步”，在？完成傳真配置？對話框中單
擊“完成？按鈕即可。
三、發送傳真
以上各項設置好後，彈出—個？傳真控制臺”界面，使用它發傳真時，可以使用Windows系統下的文本編輯工具（如Word）來撰寫傳真內容，寫好傳真內容後單擊菜單欄中的？文件壹打印？命令，隨後彈出壹個打印設置窗口.其中在“名稱”項中選擇“Fax？，單擊？確定’。隨後彈出壹個？傳真發送向導？對話框，在此輸入收件人姓名，在？位置”項中選擇“中華人民***和國86'，，在'傳真號碼”項中填入接收的傳真機號碼，如果是外地傳真機，那麽要在傳真機號碼前加上長途區號，本地不必加區號。勾選？使用撥號規則？，井單擊右側的？撥號規則？按鈕，在彈出的？撥號規則？對話框中進行必要的設置。如果將該傳真文件發送給多個人，在上面的各項中輸人每個收件人的相關信息後單擊？添加”按鈕，即可將此文件發送給多入。設置後單擊‘下壹步？，進入？準備首頁”對話框，在此選擇首頁模板並可以通過右側的預覽窗口對選擇的模板文件進行預覽，在主題行中鍵人傳真文件的主題，根據需要填寫備註信息。此信息將自動添加到傳真文件的首頁。單擊“下—步”.在計劃”對話框中指定何時發送傳真，並對傳真文件設置優先值，到此傳真發送向導設置完成。單擊？下壹步？可以查閱剛才設置的傳真信息；單擊？預覽傳真文件”按鈕，可以預覽傳真文件的內容、如果我們在上面設置的是立即發送傳真，單擊“完成？按鈕傳真文件會立刻被發送出去。
四、接收傳真
當有傳真發來時，如果妳的電腦處於開機狀態，根據設置聽到電話 *** 後，Windows XP會自動啟動傳真工具接收傳真文件。接收完成後在系統的任務欄中出現壹個接收到新傳真文件的圖標同時系統會將傳真文件以圖形文件的格式保存在設置好的文件夾中。我們可以在“傳真控制臺？中進行查看，也可以通過—些看圖工具直接對傳真文件進行瀏覽。
如何使用傳真機接收和發送傳真？
1、收傳真：作為壹個單位，既有上級主管部門，也有業務往來部門，總之需要經常和其它單位溝通聯系。其中聯系速度最快的方式就是別的單位經常給發傳真，我們需要接收傳真。
2、給信號：當有人給我們發傳真的時候，首先對方會給我們打通和傳真機相連的電話，對方會負我們索要壹個傳真信號，我們按傳真機上的“開始”鍵就相當了給了對方信號。
3、選模式：當給了對方傳真信號後，傳真機的顯示屏上會顯示出發送/接收。發送選1，接收選2，這時我們就按壹下數學2，表示是在接收對方的傳真，之後對方發送的材料就會從我們的傳真機裏自動打印出來。
4、發傳真：我們經常通過發傳真的方式給其他部門報送文件材料，發傳真具體的操作程序是：把需要發送的文件文字向上放到輸稿器上，然後打通對方的電話，向其要個傳真信號，當話筒中傳來尖吱吱的聲音時，按壹下“開始”鍵。
5、選數學：這時我們就按壹下數學1，傳真機就會開啟發送傳真功能，放在輸稿器上的紙就會被自動掃描。
6、需註意：有時候對方給了傳真信號，我們也做了規定動作，但是輸稿器上的文件就是不掃描。這種情況壹般來說是對方的傳真信號太弱，我們可以等壹會再試著要信號重新傳壹下。