若妳們是單位，可以用印有單位logo和名稱的信紙打印傳真。傳真格式：
致：XXXX公司（邀請相關單位的全稱）
XX部門
XXX先生/女士
自：XXXX公司/
發件人：
聯系電話：（以便對方收件後跟妳聯系）
日期：
關於：XX展會邀請函
頁數：1（傳真頁）＋1（邀請函）
二、關於電郵
以信函的格式寫下
尊敬的XXXX公司（相關單位的名稱）：
我公司於XXXX年X月X日－X日在XX地方舉辦展覽會，特邀請貴公司參加。隨信附上展覽會邀請函，敬請填寫回執，並於X月X日傳真到我司，或回復電郵至：（郵箱地址）。
聯系人：
聯系電話：
特此函邀。
XXXX公司（）
XXXX年X月X日
把邀請函作為附件發送。
備註：
1.以下的回答是以已經有印好的正式邀請函為前提.若沒有正式印刷的邀請函，請把展覽會的詳細日期、地點及相關參展信息寫清楚；
2.若是邀請方是個人，就把以上XXXX公司的信息改成個人的名字即可。