書端（Heading）；
收文人的姓名、頭銜、地址（Addressee's Name， Title， Address）；
稱呼（Salutation）；
事因（Subject）；
正文（Body） ；
結束語（Complimentary Close）；
署名（Signature）。
備忘錄——註意事項
書端部分包括發文機關的名稱、地址、發文日期，有的還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。許多機關有自己特制的信箋，在寫書端時，其格式和標點符號的使用與壹般信件的相同。收文人（或收文單位）的姓名、頭銜、地址壹項寫在左上角編號處的下面，其格式與書信的寫法相同。
稱呼從左邊頂格寫起，對壹般機關、團體的負責人壹般用 Dear Sir， 對政府官員可用 Sir.
“事因”壹項目前采用得較少。它可放在稱呼語之前，也可放在其後，前面可加 Re或Docket， Subject.如果此項寫在稱呼語之前，多從左邊的頂格寫起；若放在稱呼語之後，壹般寫在信箋正中。它多采用不完整的句子，只需很少幾個詞，甚至壹個詞，目的在於使收文人對文中的主要內容壹目了然，便於及時處理。
正文、結束語和署名等項與壹般信件的格式相同。