在自建企業內部電子郵件系統普及前，人們往往用免費和租用虛擬主機郵箱來實現電子通信，但這兩種情況已不能滿足企業用戶個性化高標準的要求了，其帶來的種種的限制有：
1、用免費的郵箱。國外的免費郵箱如 hotmail.com, yahoo.com.cn 雖然很穩定，但是現在各大網站對垃圾郵件檢測的評定越來越嚴格，經常會有正常郵件被當垃圾郵件給屏蔽，這種情況郵箱使用者雙方是無法解決的，對個體這種現象，各大網站的處理也無法做到壹對壹的服務。遇到這種情況只能讓對方發到其他郵箱，這樣做，不僅耽誤了自己的時間和精力，還浪費了對方的時間和精力。國內的免費郵箱如 163.com,263.net,21cn.com, sina.com 雖然郵箱空間比較大些，也比較穩定，遇到上面所說被屏蔽的正常郵件情況也類似，得不到及時有效的解決。
2、用收費的個人郵箱。收費的個人郵箱費用壹般在幾十元到壹、二百元不等，價格也不貴，系統也比較穩定，對個人用戶來說，這是壹個很好的選擇，唯壹的缺點是，很容易受垃圾郵件襲擊。如果個人的郵箱用作企業工作郵箱，則非常不妥。首先，郵箱沒有統壹命名，沒有企業域名，容易記錯、弄混，降低企業形象；其次，企業對這些郵箱無法統壹管理，當企業員工離職後，郵箱也跟著壹起帶走了，和郵箱相關聯的壹些客戶資料或技術資料等信息也壹起被帶走了，這是壹個很大的安全隱患， 而企業對此毫無辦法：郵件服務器控制在大的門戶網站手裏，郵箱的密碼控制在個人手裏。
3、用企業郵箱。企業郵箱壹般是企業在通過 ISP 註冊域名、租用虛擬主機空間時， ISP 服務商贈送的郵箱，或者是ISP 服務商提供的收費企業郵箱服務，如（新浪企業郵箱等）企業管理員通過壹個專用 WEB 界面可以添加、刪除自己域名下的郵箱。使用這種服務的企業，在初期主要用於對外聯絡、提升企業形象時起了很大的作用。但隨著企業信息化的深入，不只是需要對外發送郵件或接受外部郵件，企業內部員工之間、上下級之間、部門之間、總部與分支機構之間，都需要有壹個快捷、簡便的溝通方式。最廉價最方便的溝通方式莫過於企業內部郵件系統。當然，通過外部郵件服務器也可以完成內部溝通，但是這樣做增加了上網的通訊費用，速度慢，而且將自己的內部信息以明碼形式在網上傳輸，很容易被監聽或監控，很容易暴露企業商業信息。對網絡依賴性越強，這種危險也越大。
壹個 2 人以上的企業，就涉及到溝通和交流，更何況十幾人、幾十人、上百人、上千人上萬人的企業。企業內部人員的溝通是非常頻繁的，通過電子郵件系統可以完成大部分日常工作，如安排任務、發布通知、匯報工作、傳遞資料等。現在越來越多的企業員工早上上班的第壹件事就是，先打開郵箱，看看領導安排了那些任務，根據輕重緩急，逐壹處理、回復。領導下班前的壹件事就是看看員工的回復或工作匯報，用郵件做出指示。這樣，就大大減少了見面開會、打電話的次數，大大提高了工作效率，降低了通訊費用。 IT 行業許多公司像HP, Microsoft ，員工都沒有自己固定的辦公位子，其實就是通過電子郵件系統與公司緊密聯系在壹起。
隨著國內郵件系統發展的日益成熟，郵箱用戶們由最初簡單的只要能滿足收發要求發展到根據企業自身情況能自主管理並符合其行業要求的自建企業內部電子郵件系統已是目前企業信息化工作中的發展趨勢 。
自建企業郵箱的優勢有：
1、全面體現企業形象。以企業域名為郵箱後綴，所有員工郵箱均為“abe@企業域名”，樹立統壹的企業形象，方便企業形象推廣。
2、克服員工流動影響。員工離職，企業內部電子郵件系統可以順利收回，從而將所有業務聯系保留和延續下來。若日常工作使用個人郵箱，員工離職不會上繳，客戶可能仍然與其個人郵箱聯系而被壹起帶走。
3、便於企業管理。可以根據企業需要自主開設企業郵箱，可自由命名、分配容量、分組、群發、設定功能限制等，方便企業的統壹管理。
4、增強內部信息溝通和協同辦公能力。利用企業內部電子郵件系統的部分高級功能可實現來信自動回復，提高工作效率，增進內部信息溝通和協同辦公能力。
5、優於個人郵箱和租用虛擬主機郵箱的安全性、穩定性和服務品質。企業內部電子郵件系統在安全性、穩定性以及防病毒、反垃圾郵件功能方面遠高於其他形式郵箱，有專門的售後服務支持，服務品質更適於企業商務應用。
6、有助於網上推廣和產品宣傳 。 當收到壹封陌生郵件，根據來信域名查詢網站是個初步了解對方的好方法。有了企業內部電子郵件系統，日常通信中即可毫不費力附帶宣傳自己。
應該怎樣選擇企業郵件服務器產品？
1、選擇何種郵件服務器產品，不同的企業可能有不同的選擇，但壹般會考慮以下幾個因素 :方案的規模、應用的層面、根據需求選擇功能足夠、性能合適、有升縮性的產品，不同的郵件服務器產品有其特別針對的用戶群，量體裁衣最重要。
2、購買成本：就是產品的價格，視乎企業規模可能是數千，也可能是數萬，相同用戶數下不同的產品也存在著壹定的差價。
3、管理和維護成本：軟件產品與硬件不同，管理和維護成本占很大的比重，甚至可能遠遠的大於購買成本。因此軟件產品是否易於管理和維護十分值得考量。
4、使用者對產品的接受程度：特別針對Webmail界面是否美觀大方易於使用，功能編排是否合理 。
由此可見，建設企業內部電子郵件系統，不是可有可無的擺設，不是提升企業形象的符號，而是的確能夠開源節流，給企業帶來效益的信息化利器。企業內部電子郵件系統和企業內部程控交換機、內部電話計費系統壹樣重要，讓信息在企業內外部高速運動，將企業與外界緊密聯系在壹起。說電話和電子郵件系統構成企業的神經和血管，壹點都不為過。
至於發送附件的限制壹般情況下發個50M會很快發送的，同事企業郵件服務器也支持大附件傳送，如有問題可以聯系 kxmail郵件系統 廠商,電話：028-86068810