1、收傳真：作為壹個單位，既有上級主管部門，也有業務往來部門，總之需要經常和其它單位溝通聯系。其中聯系速度最快的方式就是別的單位經常給發傳真，我們需要接收傳真。
2、給信號：當有人給我們發傳真的時候，首先對方會給我們打通和傳真機相連的電話，對方會負我們索要壹個傳真信號，我們按傳真機上的“開始”鍵就相當了給了對方信號。
3、選模式：當給了對方傳真信號後，傳真機的顯示屏上會顯示出發送/接收。發送選1，接收選2，這時我們就按壹下數學2，表示是在接收對方的傳真，之後對方發送的材料就會從我們的傳真機裏自動打印出來。
4、發傳真：我們經常通過發傳真的方式給其他部門報送文件材料，發傳真具體的操作程序是：把需要發送的文件文字向上放到輸稿器上，然後打通對方的電話，向其要個傳真信號，當話筒中傳來尖吱吱的聲音時，按壹下“開始”鍵。
5、選數學：這時我們就按壹下數學1，傳真機就會開啟發送傳真功能，放在輸稿器上的紙就會被自動掃描。
6、需註意：有時候對方給了傳真信號，我們也做了規定動作，但是輸稿器上的文件就是不掃描。這種情況壹般來說是對方的傳真信號太弱，我們可以等壹會再試著要信號重新傳壹下。