它傳遞誰將要生產這種產品，將要存放在什麽地方的信息，還發出在什麽時候開始生產的信號。看板系統也規定某種清晰流程，讓所有人系統地遵守。
看板系統根據簡單的補充原理工作。當妳的用戶使用預定數量的妳的產品(或服務)時，他們寄給妳壹塊看板(標誌)，告訴妳制造什麽，開始制造的時間。用這種方法，用戶以其使用的速率“拉動”妳的產品。當妳的最後裝配過程消耗零件和組件時，妳向上遊流程送出內部看板，補充妳用掉的。當使用外部供應商來的產品時，看板寄出訂單以補充用掉的。這樣，所有的內部運作與用戶需求和供應商緊密聯系，使庫存量最少。看板是使用戶的Takt時間，工廠和妳的供應商全部保持同步的壹種方法。
看板可以有許多不同的形式。傳統的看板是厚紙板，上面標明零件號，零件名稱，使用地點和供貨地點。任何時候豐田公司有100,000多塊看板在循環。這種看板用於10種安全帶裝配線的。當豐田公司的工作人員把第壹列安全帶從箱子中取出時，看板就進入補充周期，大約36小時後返回到供應商。供應商收到看板24小時後，再生產所需的補充數量，裝上卡車運到豐田公司。這種情況下，補充的總周期時間是3-4天，包括運輸時間。相反，在日本的豐田公司補充時間通常不到壹天(那裏的供應商離豐田工廠的路程往往在半小時之內)。
無論使用什麽方法，有壹些簡單的，但是決定性的原則必須遵循：
①生產只能在有看板的情況下開始，沒有看板，不生產
②看板應該按照“先來，先用”的原則，以收貨先後的次序處理
理由是整個精益生產系統取決於零件的快速補充。優先等級由使用決定，用得越多，補充得越多。還要記住，看板系統會自動校正廢品損耗。如果下遊的廢品率提高，需要時會從上遊供應商拉動更多的零件。
③使用簡單的方法來確定壹定數量零件所需的看板數，然後作適當修改
系統中的看板數(包括用戶安全庫存)由成品的使用和補充時間所決定。如果妳每天使用1,000個某種零件，需花3天補充庫存，那麽系統中至少需要39000個零件。現實生活中還需要小的安全余量，可能在系統中要增加幾個小時至1或2天的庫存。如果妳常常用光零件，那就意味著系統中看板不夠，需要增加更多的看板。如果存在零件過剩，那就表示看板太多，應該去掉壹些。往往最好是要有大量的箱子/看板，每個箱子有較少的零件，而不是只有2或3個箱子有大量零件。大箱子使系統中的看板數調整困難。
④有時在決定看板數量時會發生錯誤
例如，供應商從看板到達至結束所花的時間是壹周，但是供應商每天交貨。人們總想根據補充時間(交貨時間)來決定看板數量。但是，因為供應商可以每天交貨，減小看板的數量更加方便，在任何時候，在供應商的地點有5塊看板。其結果使特種零件的庫存大大減少。
⑤中間組件，零件和原材料的存放必須嚴格遵照先進先出(Fl-FO)的規則
質量比看板本身更加重要。如果檢測到質量問題，壞的零件必需從生產流程中除掉。有了FIFO系統，壹般可以使妳知道系統中壞的零件的開始點和結束點。否則，如果零件混合，妳就必須挑選或報廢系統中的所有零件。