工程文件收發及管理規定
為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，並按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1 工程文件接收3.1.1各單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案資料室統壹接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的文件由辦公室統壹接收。
3.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，壹律交檔案資料室。
3.1.3設備文件，物資組匯同有關部門對設備開箱驗收後，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由檔案資料室統壹歸口發放給有關單位。
3.1.4檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。
3.1.5檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺帳和電子臺帳），並能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。
3.1.6登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數後，應按工程部領導審定的工程文件分發表及時分發給有關單位和部門。
3.1.7對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，並認真執行密級文件資料的借閱規定。
3.1.8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業，並建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對分發各部門的工程文件資料不進行整編作業。
3.2 工程文件資料發放
3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統壹歸口辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發放單位和數量。
3.2.3檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發表、設備資料分發表分發工程文件資料（當工程施工圖、設備資料份數有限時），檔案資料室僅提供施工單位壹套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數量；設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章。
3.2.4分發的圖紙資料應建立資料分發臺帳，資料分發臺帳應留存備查。
3.2.5為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，並書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發放工程文件資料。
3.3設計修改通知單、工程聯系單、傳遞及管理規定
3.3.1設計修改通知單、工程聯系單統壹由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯系單中所指定的部門及時傳遞並建立簽收記錄。
3.3.2設計修改通知單、工程聯系單原件壹律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束後由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯系單的復印件供設計院編制竣工圖。
3.3.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，並將變更單復印件及時放入卷冊內。
4 檔案部門職責
參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。
項目承包商項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。並負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規範標準的項目檔案。
由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。
設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。
施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。
監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，並審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。
試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。
施工單位歸檔範圍負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。
負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。
負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交移交試生產前的消缺記錄。
負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
調試單位歸檔範圍
負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。
負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。
負責提交調整試運質量驗評表。
負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
設計單位歸檔範圍
負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。
負責提交全部設計修改通知單。
負責按時提交全套完整的竣工圖（壹式八份）。並切實執行竣工圖編制的有關規定。
負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套完整的竣工圖光盤壹套
負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)
質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）
監理部門歸檔範圍負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。
監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，並在案卷內備考表審核人欄簽署。
負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。
對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。
凡因工程文件材料歸檔不完整,不符合有關歸檔規定者,不能進行工程決算,各項工程竣工決算的最後付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格後支付。
工程檔案的鑒定和銷毀．對歸檔和發放後多余的工程文件和各部門使用後回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工及經理批準後方可銷毀。
．對各單位修改替代後的檔案，檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經公司總工及經理批準後實施,並對被銷毀檔案目錄進行清除。
．檔案銷毀必須嚴格執行保密規定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應指派專人監銷，監銷人必須在銷毀清冊壹簽字，檔案銷毀清冊應存檔。
．在鑒定銷毀檔案時，處於兩種保管期限之間的檔案，壹律從長處理。
其它工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規定執行。
檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規定執行。
工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。
檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規定執行。
公司各職能部門工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立卷歸檔範圍、歸檔時間的規定執行
5.聲像檔案管理辦法
5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。
5.2建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。
5.3照片檔案應符合以下要求：
（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
（2）能體現工程竣工後的外觀、設計特色、地理位置；
（3）以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；
（4）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行後期加工,光學分辨率不得小於400萬有效像素（不允許插值）。
5.4錄像檔案應符合以下要求：
（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩；
（2）需註明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建築特色等；
（3）報送第壹代素材錄像帶，以及編輯後成品帶或光盤（DVD或以上素質的格式）。
文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建築面積、結構、層數、攝影日期、攝影者等。
6.檔案、資料、圖書借閱制度
本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案、資料為水利建設發展服務的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：
6.1借閱檔案、資料壹般只需由本人填寫借閱登記即可（註明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之後方可歸檔。
6.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。
6.3絕密文書、技術檔案和資料壹般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上註明範圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其範圍、要求、內容提供利用。
6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要註明查閱範圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。
6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加註、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。
6.6借閱時間在兩周以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對後重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，檔案人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。並嚴格按經濟責任制考核辦法執行。
6.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借後暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調離手續。同時檔案室如因工作需要有權將檔案、資料調回檔案室。
7.設計修改通知單、工程聯系單管理規定
7.1設計變更制度
7.1.1 應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執行。
7.1.2各現場專業工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質量關，並努力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，並組織圖紙會審，將施工圖中出現的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時督促設計單位補充、修改圖紙。
7.1.3 工程設計變更的具體經辦人是項目部技術負責人，具體負責與公司總工及使用單位、設計單位、施工承包單位聯系，並負責分發設計變更通知單。
7.1.4 所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事後必須在7日內補辦完設計變更通知單。
7.1.5 設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經理負責簽收並報送工程部備確認案後，技術負責人轉發專業工程師組織實施。
7.1.6各專業工程師在接到設計變更資料後應當天分發到施工承包單位、監理單位並監督實施。
7.1.7設計變更的內容完成後三天內由分管的專業工程師填寫執行結果，並報送項目經理審核。
7.1.8經審核的執行結果備案登記，作為今後結算的依據。
7.2簽證管理制度
7.2.1 簽證涉及到投資、工期等工程內容。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現場簽證。
7.2.2 發生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內容及工程量的增減經批準後，且在確保工程技術標準和質量標準保持不變的前提下，方能實施簽證。工程施工現場簽證由施工單位、工程監理和項目部現場管理人員***同簽證，嚴禁事後補簽。
7.2.3現場簽證單由施工單位報送，經現場監理工程師審核簽字蓋章後，由現場專業工程師和項目經理復核後，***同簽字並蓋章，簽證有效。
7.2.4壹次性簽定金額在10萬元以內，或工期延誤在5天以內，由現場專業工程師審核後報項目經理審批。超出上述金額（或天數），項目經理需上報公司工程部經理，經工程部經理批準後方可簽證。如遇緊急情況，現場代表可先作處理，但必須按審批程序及時補辦簽證手續。
7.2.5 工程使用材料的質量、價格如有特殊情況需簽證時，由工程監理、項目部有關人員***同簽證，必要時可進行招標確定
7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執行，否則，造成的損失由施工單位承擔。由於施工單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由施工單位負責。
7.2.7 凡涉及到施工單位為評定優質工程等需要，而增加的施工管理、技術設施和部分材料、人工的費用，應由施工單位自行承擔。
8.工程竣工圖編制管理規定
8.1編制竣工圖的形式和深度
8.1.1凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖”標誌後，即作為竣工圖。
8.1.2凡在施工中雖有壹般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上註明修改的部分，並附以設計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標誌後，即作為竣工圖。
8.1.3凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補充者，應重新繪制改變後的竣工圖。由於設計原因造成的，由設計單位負責重新繪圖；由於施工原因造成的，由施工單位負責重新繪圖；由於其他原因造成的，由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標誌並附以有關記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關項目的竣工圖資料統壹整理歸檔，並在原圖案卷內增補必要的說明。
8.1.4竣工圖壹定要與實際情況相符，要保證圖紙質量，做到規格統壹，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易於褪色的墨水繪制。竣工圖要經承擔施工的技術負責人審核簽認。
8.2編制竣工圖的分工
8.2.1建設項目實行總包制的各分包單位應負責編制分包範圍內的竣工圖，總包單位除應編制自行施工的竣工圖外，還應負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖。總包單位在交工時應向建設單位提交總包範圍內的各項完整、準確的竣工圖。
8.2.2建設項目由建設單位分別包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制所承包工程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。
8.2.3建設項目在簽訂承發包合同時，應明確規定竣工圖的編制、檢驗和交接等問題。
8.2.4建設單位應組織、督促和協助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發現有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊。
8.3竣工圖編制的套數
大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應編制三套，壹套送城建檔案部門歸檔，二套由生產或使用單位保存。壹般小型項目至少編制二套，壹套送城建檔案部門歸檔，壹套由生產或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據。項目竣工圖套數應該在簽訂施工合同時明確規定。
8.4竣工圖編制費用
竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規定的套數為基準，增加部分的費用由籌建單位負責。竣工驗收後需要復制的，復制費用由使用單位負責.