實際操作起來，便遇到很多問題，文字的大小、主副標題、圖片的選擇、表格的使用等等。本來計劃好的內容，用了多壹倍的時間才算完成。
遇到這本《書面溝通的藝術》，先被書名吸引了。簡單翻閱，看到書中大量篇幅講了文本素材的收集選擇，文字內容的書寫，視覺性元素的使用，顏色字體字號的搭配......幾個具體實用的方面。
本書作者天野暢子（Amano Nobuko）,日本資深企劃咨詢師，30年來壹直在媒體行業從事表達的工作，她不僅向客戶提交過無數份商務文本，也站在決策者的立場上收到過大量的商務文本，深知“提案者”和“決策者”的心理。已出版多種演示、PPT現場演示及企劃書制作方面的圖書。現這本小書32開，160頁，146千字，濃縮了作者多年來制作和選擇商務文本的經驗和精華，內容簡潔明快，具體實用。
先要了解基本的信息，包括做什麽、誰、到什麽時候、在哪、為什麽、給誰、如何、多少錢，（What、Who、When、Where、Why、Whom、How、How much，書中以英文開頭總結為6w2h）。這是內容方面的準備。
還要了解文本是給誰看的，決策者的性別年齡、職務喜好等方面。比如年輕人和老年人，在字號、顏色選擇上要註意。通過收集信息和想象，在壹定程度上確定對方特征，這使我們在制作過程中更有對象感。
素材可以是來自公***機構的資料，引用時明確數據的來源。如果時間允許，還可以自己調查數據，比如“詢問了身邊20位媽媽”等。在此基礎上，將已有的相關資料和自己制作的調查資料相結合，做成新的圖表，能給人留下努力的印象，增加文本價值。
素材的整理原則，將需要傳達的信息篩選，簡單的傳遞給對方，此處凝縮在3條是鐵則。 把信息分成3組明細更容易理解。
有了素材，接下來手寫設計圖，包括目錄和每頁的內容。 目錄就像閱讀指南，幫助讀者壹開始整理好信息，做好讀和聽的準備。每頁的排版留白，如何加入圖示、表格的大概布局，都要手繪規劃，這樣更便於在電腦制作。
文本開頭闡明最想傳達給對方的重點和概要，註意不是自己想傳達的信息，而是預測出的對方最想知道的信息。然後以此展開服務產品的介紹，說明理念（起），介紹流程價格等內容（承），再補充說明其他註意事項和服務（轉）。 按照“合起承轉”的順序來傳遞信息。 可以通過將文字加大、加粗、變色、在行頭加記號、等方法，使文字看起來更明顯。
善用題目傳達信息，限制在13—16個字之內，因為人們在2—3秒內能夠理解大意的字數是16字。 同時題目中加入利益和數字，直接用金額表示性價比，點明解決的問題等，都更引起對方興趣。
內容的文字量，以壹頁300字左右，30秒左右能讀完為宜， 這是大多數人隨手翻看能了解大意的文字量。了解這壹點後，再開始準備文章。內容采用分行分條寫的規則，讓對方快速理解。
視覺性元素，在文本中加入圖表、插圖等，給人感覺直觀，易引起興趣，使內容變得有沖擊力 。圖片使用要註意壹頁傳達壹個主題，排版要簡約。圖表也是，壹頁放壹個，方便閱讀，如果兩個相關的內容可以做到壹個圖表裏。表格的使用技巧，如通過邊框線，使呈現方式不同；通過填色、文字顏色和字號，起到強調作用；去掉表格線；根據內容使用餅狀和柱狀圖表、折線圖等。
全篇的編輯，四個方面：顏色、字體、字號、頁眉頁腳。 決定三種使用的顏色，設置濃淡效果，使表現形式更豐富。選擇字體，宋體和Gothic字體，使文章整體有壹種正式的感覺。有三種基礎字號就可以，這樣通過字號大小為文章增添了節奏。頁眉頁腳首先加入頁碼為文本做向導，還可以加入企業商標等傳達信息。
日期和聯系方式，錯字漏字邏輯關系，以傳達誠意和想法的方式提交文本。此時可對照前言，能通過文本具備的5個條件：目標、考慮周全、個性、實用、簡易，來進行全篇的檢查。
《書面溝通的藝術》其講解示例，具體操作的指導，兼具了專業性和實用性。制作商務文本是壹項重要的工作技能，從內容到排版有了系統的學習練習，逐漸制作出有自己風格的文本，為職場能力增值。
學以致用是我們最大的追求，在信息化時代，文本溝通是基礎工作，希望這本小書有助實際提高我們此方面的能力。