第壹章行政機關的公文
教學要求:
在本章的學習中，應重點關註:法定公文的概念、特征、分類、構成要件和寫作要求；每種正式文件語言的用途；壹些語言的分類；通知、通告、報告、指令和信函的壹般寫作方法。下面的“公文”部分和“事務文書”部分涉及多種語言，所以容量大，問題多。在這部分研究中，我們應重點關註以下問題:
壹.概述
1，重點講解公文的概念和特點。
公文的概念有廣義和狹義之分。廣義的公文是指黨政機關、企事業單位、社會團體在公務活動中使用的書面材料。廣義的公文是指合法的公文。指《國家行政機關公文處理辦法》所列的十三類公文。這是行政機關在行政管理活動中形成的法律性、規範性文件，是依法行政和公務活動的重要工具。
公文的特點主要包括:
(1)合法性；
(2)政策；
(3)實用性；
(4)有效性；
(5)規範性。
2.掌握公文的基本功能。
公文的基本功能是:
(1)頒布法律法規，傳達指示；
(2)反映情況，請示；
(3)聯系工作，洽談公務；
(4)宣傳教育；
(5)根據證書。
3.掌握公文的分類。
(1)根據行文關系和方向，公文可以分為上寫、下寫、駢文三種。
(2)根據緊急程度，公文可分為緊急公文和普通公文兩類。緊急公文分為“特急”和“急件”。
(3)公文根據是否有保密要求和密級的高低，可分為無保密要求的普通公文和有保密要求的機密公文兩類。保密文件
也分為絕密文件、機密文件、秘密文件三類。
(4)根據具體功能的不同，公文可以分為六大類:監管類公文、命令類公文、報告類公文、許可類公文、聯絡類公文和文書類公文。
第二，公文的風格
1，了解公文要素。
中華人民共和國國家標準(GB/T9704-1999)《國家行政機關公文格式》將構成公文的要素分為眉、主題、印章三部分。
(1)眉頭部分，也稱前綴部分，通常由公文數量、密級和期限、緊急程度、發文機關身份、文號和簽發人組成。
(2)主送部分，又稱行文部分，通常由公文標題、主送機關、公文正文、附件說明、成文日期、公文有效標識、備註等項組成。
(3)印章部分，又稱尾部，通常由主題詞、抄送機關名稱、簽發機關和簽發時間組成。
2.了解公文格式。
3.了解公文的打印規範。
三、註重公文寫作的基本要求
1，熟悉黨和國家的方針政策及相關法律法規；
2、了解實際情況；
3、遵循寫作規律。
(1)文學體裁的選擇要正確。
(2)書寫關系的確定要恰當。
(3)發行程序的安排要合理。公文的簽發程序主要包括起草、審核、簽發、復核、印制、打印、登記、分發等程序。
四、各類公文寫作要領
(1)訂單
1.了解命令的目的:《國家行政機關公文處理辦法》規定，根據有關法律發布行政法規、規章，適用命令；宣布實施重大行政強制措施；獎勵相關單位和人員。
2.了解命令的特點:命令具有極強的權威性和強制性。
3.了解命令的分類:命令主要包括發布命令、行政命令和表彰命令。
4、理解命令的寫法。
(2)決定
1.把握決定的運用:《國家行政機關公文處理辦法》規定，決定適用於對重要事項或者重大行動作出部署，對有關單位和人員進行獎懲，改變或者撤銷下級機關不適當的決定。
2.了解決策的特點:決策是壹種重要的命令性和約束性公文。黨政機關、社會團體、企事業單位可以對壹些重要事項或重大行動進行決策。
3.了解決策的分類:根據目的和內容的不同，決策可分為兩類，壹類是對重要事項的決策，壹類是對重大行動作出安排的決策。
4、了解判決的壹般寫法。
(三)公告
1.把握公告的目的:《國家行政機關公文處理辦法》規定，適用於向國內外宣布重要事項或者法律事項。
2、看懂公告的寫法。
(4)通知
1.把握通知的目的:《國家行政機關公文處理辦法》的規定，適用於社會各有關方面應當遵守或者知悉的事項的公告。
2、掌握通知的寫作。
(1)標題。
通知的標題有很多種寫法。壹種是完整的標題，包括簽發機關、原因和語言；二是保存原因，只寫簽發機關和語種；三是省略簽發機關，由原因和語言組成。第四是只有語言，也就是“通知”。
(2)正文:通知的正文壹般由開頭、主題和結尾三部分組成。開頭概述發文目的，正文註明通知事項，結尾寫明執行要求等。通常的結束語是“特此通知”等。，結尾也可以省略。
3、理解通知的寫法公告、通知:
(1)要通俗點寫；
(2)要具體；
(3)寫清楚。
(五)通知
1.重點看《通知》的目的:《國家行政機關公文處理辦法》規定，適用於下級機關公文的審批和轉發，上級機關和不隸屬於上級機關的機關公文的轉發，下級機關要求辦理的事項和需要有關單位知曉或者執行的事項的傳達，人事任免等。
2.把握通知的特點:通知是上級機關向下級機關傳達指示、批準和轉發下級機關的公文、轉發上級機關和不隸屬於上級機關的公文、安排工作和需要知道的事項時使用的下行性文件，有時也是壹種並列語，通知有關單位需要知道或共同執行的事項。通知是應用最廣泛的，所以使用頻率很高。通知具有使用範圍的廣泛性、語言使用的神諭性和寫作方向的不確定性等特點。
3.了解通知的分類:根據內容和功能的不同，通知可分為四類:強制性通知、提示性通知、告知性通知和任免通知。
4.重點寫通知。
(六)通知
1.重點使用通報:通報是國家機關、社會團體、企事業單位表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或通報有關情況所使用的正式文件。
2.把握好通報的分類:根據內容的不同，通報可分為表彰通報、批評通報、情況通報三種。第壹次表彰通報。是用來表彰先進單位和個人，介紹先進經驗或事跡，樹立榜樣，號召大家學習的公告。第二份重要公告。用來批評和懲罰錯誤，起到警示作用，要求被通報者和大家吸取教訓。第三次簡報。是傳達壹定範圍內的重要信息和動態，以指導面上工作為目的的通知。
3.掌握通知的寫作方法:通知壹般由標題、正文、簽名三部分組成。各部分的格式、內容和編寫要求如下:
(1)標題。通常有兩種形式:壹種是由發文機關的名稱、事由、語言組成，如國務院辦公廳關於少數地方和單位違反國家規定集資的通告；另壹種由理由和語言組成，如《關於表彰王XX同誌不顧個人安危，英勇救人的通告》。此外，少數通知的標題前有政府機構和單位的名稱，如中央紀律檢查委員會的通知；有些公告標題只有語言名稱。
(2)主要送達機關。除壹般通知外，其他通知應註明主送機關。
(3)正文。通知文本的結構通常由開頭、正文和結尾組成。壹開始就說明通知的原因；主送機關解釋決定；最後提出了通知的希望和要求。不同類型的通知有不同的內容和寫作方法。
4、了解通知的特點:
第壹，嚴肅性；
第二，教育性；
第三，典型性
第四，時效性。
(7)動議
1.了解條例草案的目的:適用於各級人民政府依照法定程序提請本級人民代表大會或其常務委員會審議的事項。是指全國代表大會代表和代表大會常務委員會向本屆代表大會提出的，要求由代表大會審議的文件。
2.了解議案的特點:議案壹般涉及重大問題，具有建議性和可行性。憲法第七十二條規定:“全國人民代表大會和NPC常務委員會組成人員有權依照法律規定的程序分別提出全國人民代表大會和NPC常務委員會職權範圍內的議案。”
3、理解議案的寫作:
全文由標題、主送機關、正文和署名組成。正文包括案由、證據和計劃三個部分。寫議案的目的要明確，理由要充分，用詞要簡潔，不能用命令的語氣。
4、了解撰寫建議書的註意事項:
壹是要按照國家法律規定的職權範圍寫作；
第二，講道理。
(8)報告
1.把握報告的目的:適合向上級匯報工作，反映情況，回答上級的詢問。
2.了解報告的類型:按性質分為綜合報告和專題報告；根據寫作的直接目的，報告可以分為:可報告性報告和傳遞性報告。
3、掌握報告的寫作
(1)標題:報告標題常見的形式有兩種，壹種是由發布機關、事由、語言組成；另壹個由原因和語言組成。
(2)正文。報告正文的結構壹般由開頭、正文和結論組成。開頭主要說明報告的原因，總結報告的目的、意義或依據，然後用“現將XX的情況報告如下”這句話來下文。主題。這是報告的核心部分，用於說明報告事項。壹般包括兩個方面:壹是工作情況和問題；二是進壹步工作的意見。在不同類型的報道中，可以強調文中報道事項的內容。工作報告在總結情況的基礎上，重點闡述下壹步的工作安排，大多用序號和小標題來區分層次。建議報告的重點應該放在提案的內容上，或者可以采用標準序列中描述的方法。答復報告以真實全面的情況為依據，根據上級機關的詢問和要求，回答問題，陳述理由。遞交報告，只需要寫清楚提交材料(文件、實物)的名稱、數量即可。結論。根據不同類型的報道，壹般會有不同的程式化用語，要寫成新的壹段。工作匯報和情況匯報的結束語往往是“特此匯報”；建議報告經常使用“以上報告，如無不妥，請轉發各地執行”；回復報告往往使用“僅限本報告”；該報告附有“請審閱”和“請接收”。
(3)簽名:標題中有發證機關名稱的，此處不再簽名。壹般情況下，要求在右下方簽上機構或主要負責人的名字。之後寫下下壹年、月、日，並加蓋單位公章或主要負責人印章。
(九)請示
1.把握請示的目的:請示適用於向上級請示和批準。請示是下級機關向上級機關請求決定、指示、批示或批準的壹批公文。
2、了解說明書的分類；根據內容和性質的不同，請示可以分為請示和批準。
3、重點說明的寫作:
(1)標題。請示的標題壹般有兩種形式:壹種是由發文機關的名稱、理由和文字組成。另壹個由事件和語言組成。
(2)主要送達機關。主送機關是指負責受理和回復公文的機關。每份請示只能寫給壹個主送機關，不允許多頭請示。
(3)正文。它的結構壹般由開頭、正文和結論組成。
1).主要說明請示的理由。它是請求成立的前提條件，也是上級部門批準的依據。理由客觀具體，合理充分，便於上級及時決策，給予有針對性的答復。
2)主體。主要說明所要求的項目。是對上級的具體要求，也是陳述理由的目的。這部分內容要單壹，只要求壹件事。另外，請示要具體、明確、清楚，以便上級給予明確答復。
3)結論。應該有壹個新的段落。成語壹般有“如無，請批示”、“如無，請答復”、“如無，請給予批準”或“以上批示如無不妥，請轉發各地區、各部門學習貫徹”。
(4)簽名。壹般包括簽名和書寫時間。如標題註明簽發機關，可不在此處簽名，但需加蓋單位公章，書寫時間為××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日
4、掌握書寫說明應註意的事項:
第壹，要正確選擇語言；
第二，我們應該壹次做壹件事。
第三，要避免向多人請示。
第四，要避免超出自己水平的請示。
5、掌握匯報和請示的區別。
壹是具體功能不同；
二是內容不同；
第三，寫作的時機不同。
(10)回復
1.把握答復的目的:《辦法》規定，答復適用於答復下級機關的請求。下級機關如遇本單位無權、無權、無力解決的事項，需要向上級機關請示時，上級機關會用“批復”的語言對批示進行回復。答復的內容主要是對請示事項作出明確說明，或同意，或不同意，或部分同意，有時對請示事項作出修改和補充。
2、回復與答辯的區別
壹是寫作方向不同；
第三，重要程度不同。
3、重點寫回信。
回復的結構通常包括標題、主送機關、正文和署名。
(1)標題。回復的標題有多種形式:壹是由發文機關名稱、回復事項、行文對象和語言類型組成；壹類由簽發機關的名稱、理由和語種組成；三是由原因和語言組成；第四種由發證機關名稱加原標題和語言組成。
(2)主要送達機關。批復的主送機關是指批復對應的請求發文機關。授權答復的，主送機關應當是授權發布和實施行政法規、規章的下級機關。
(3)正文。正文是回復的主體，內容相對具體單壹，層次構成相對固定。除了授權回復的寫法不同於壹般回復之外，其他回復的結構壹般由開頭、主題和結論三部分組成。開頭通過引用通信來解釋答復的原因。首先，指出作出答復的下屬機關，並註明來文的日期、標題和文號，以說明答復的依據。主題。主要說明審批事項。應根據國家的方針、政策、法令、法規和實際情況，對於“請示”的內容給予明確肯定(或否定)的答復或具體說明，壹般不進行討論。還有壹些回復，概括了審批事項背後的希望和要求，進壹步強調了回復的主旨。3)結論。壹般用“此回復”“特此回復”等成語。
(4)簽名。壹般包括簽名和書寫時間。簽寫批準機關和單位的名稱，並加蓋公章；用書面時間寫下年、月、日。
4.了解書面審批的註意事項。
第壹，要有旗幟鮮明的態度；
第二，要全面徹底；
第三，要快，要及時。
(11)意見
1.理解意見的運用:《辦法》規定適用於對重要問題提出意見和處理方法。
2、理解寫作的意見:
壹般包括標題、寫作時間、正文等。有時在成文時間前註明發證機關名稱；以文件形式發出的，還應當有主送機關。
(1)標題:由簽發機關的理由和語言組成，如《關於擴大職工醫療保障制度改革試點的意見》。
(2)寫作時間:可在標題下或正文後註明。
(3)正文:包括發文原因和具體意見兩部分，有時還有執行要求。
3.了解撰寫意見書的註意事項
第壹，觀點要明確；
第二，方法要具體。
(12)信函
1.諒解書的用途:《辦法》規定，諒解書適用於無隸屬關系的機關之間相互討論工作、詢問和回答問題，或者請求有關主管部門批準。
2.諒解書的分類:根據投寄目的。信件可以分為寄信和回信。發函是主動提出業務事項而發出的信函。回復就是回復對方發來的信。根據內容的不同，分為通知函、提醒函和邀請函。
3.如何寫主信:
(1)標題。公函標題壹般有兩種形式。壹種由簽發機關的名稱、理由和語言組成。另壹個由原因和語言組成。
(2)主要送達機關。即接收來信和辦理來信事項的機關、單位，應當在正文開頭的頂框中註明全稱或者規範化簡稱，後面加冒號。
(3)正文。它的結構壹般由開頭、主體、結尾和結論組成。
1).主要說明發信的原因。壹般要求說明信函的目的、依據、理由等內容，然後用“現就有關問題說明如下”或“現就有關事項答復如下”等過渡語轉移到下面。在回復的理由部分，壹般先引用來文標題和文號，再說明依據，說明文件的理由。
2)主體。這是信的核心內容，主要是解釋信。信的內容很單壹，壹封信壹件事，寫的應該是直奔陳奇。無論是討論工作、問答問題，還是請求相關主管部門批準，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題和意見描述清楚。如果是回復，也要註意回復的針對性和明確性。
3)結尾。壹般用禮貌的語言向對方表達希望。或者請對方幫忙解決壹個問題，或者請對方及時回復，或者請對方提意見或者請主管部門審批。四)結論。通常，我們應該根據詢問、通知、談判或答復的事項選擇使用不同的結束語。如“我正在寫信詢問(業務)”、“請立即回復”、“我正在寫信通知您”、“我正在寫信回復”。有些信不壹定要結束。如果是備忘錄，可以像普通信件壹樣，用“從這裏”和“敬禮”。
(4)結尾簽名。壹般包括簽名和書寫時間。署名機關和單位名稱，註明成文時間年、月、日；並加蓋公章。
4、掌握寫信的註意事項:
第壹，語言的選擇要正確；
第二，內容要簡潔；首先要註意文字簡潔明了，把握好語言的分寸。無論是平行機關還是無隸屬關系的文筆，都要註意語氣的平和客氣，不要借勢欺壓人或強迫別人做事，不必阿諛奉承，彬彬有禮。至於回復，要註意文筆的針對性和回復的清晰性。
第三，措辭要恰當。
(13)會議記錄
1.了解會議紀要的用途:適用於記錄和傳達會議情況和約定事項。
2、了解會議紀要的種類:
根據內容和功能的不同，分為提示性會議紀要、告知性會議紀要和告知性會議紀要。根據會議性質的不同，分為日常行政工作會議紀要和大型專項工作會議紀要。
3、理解會議紀要的寫作:
會議記錄的書寫根據會議的內容和類型而有所不同。壹般來說，壹般由標題、正文和簽名組成。下面主要說說標題和正文的寫法。
(1)標題。會議紀要的標題有兩種形式:單標題和雙標題。1)單項標題:由“會議名稱+語言”組成。比如全國城市愛國衛生現場經驗交流會紀要，XX局和XX局管理體制改革會議紀要等。2)由發文機關、會議名稱、語言構成三要素組成的標題，如XX集團公司經理室會議紀要。3)雙標題:由“主標題+副標題”組成。主標題揭示會議的主題，副標題表明會議的名稱和語言。
(2)正文。公開討論記錄的主體結構由三部分組成:前言、主題和結尾。
1)前言。先大致說明會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式、主要成果，然後用下面的句子:“現將本次會議研究的幾個問題概括如下”或“現將會議主要精神概括如下”。這個內容主要用來描述會議的基本情況，所以文字壹定要非常簡潔。有兩種常見的具體書寫方法:
第壹種:平行型。會議時間、地點、參加人員和主持人、會議議程等基本信息在文章中列出。這種寫法在辦公室會議紀要中比較常見。
第二種:歸檔型。把會議的基本情況作為壹個概述，讓人看完之後對會議有個大概的輪廓。
2)主體。它是會議紀要的核心內容，主要記錄會議情況和會議結果。寫作時要註意緊緊圍繞中心話題，準確表達會議的基本精神，特別是會議形成的決定和決議。會上有爭議的問題和不同意見必須如實反映。另外，在具體的寫法上，不同類型的會議紀要有不同的寫法。決議摘要，主要是圍繞中心議題，重點闡述會議上形成的決定和決議的具體內容。綜合總結，主要內容圍繞突擊會的指導思想，全面介紹會議的基本情況。有三種常見的寫法:
第壹個條款寫好了。就是把會上同意的事項分點寫出來。辦公會議和工作會議的紀要經常是這樣寫的。
第二次總結寫作。就是把會上討論研究的問題綜合成幾個部分，每個部分講壹個方面。這種方法常用於寫比較復雜的工作會議或經驗交流會的紀要。
第三種寫作方式是記筆記。就是記錄與會者的發言要點。壹般在錄制演講者的第壹次演講時，會在他的名字後面的括號裏註明演講者的單位和職務。為了把握發言內容，有時會根據會議議程，在發言人前面加壹個小標題，在小標題下面寫上發言人的名字。壹些重要的座談會紀要經常這樣寫。
3)結尾。這是壹個可選項目。壹般是向收信人提出希望和要求。其他的沒有這部分，主要內容寫完了，全文就結束了。簽名:包括簽名和書寫時間。
(3)簽名僅用於辦公會議紀要，註明召開會議的機構和單位名稱。壹般會議紀要不需要簽名和加蓋公章。至於寫的時間，如果開頭註明了，就不寫了。
4、了解撰寫會議紀要的註意事項:
首先，我們應該做好會議記錄；
第二，要突出會議要點；
第三，要善於整理會議意見。