1.標題
標題是由文種名或活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標語。例如“阿裏巴巴年終客戶答謝會邀請函”。
2.稱謂
邀請函的稱謂使用“統稱”，並在統稱前加敬語。如“尊敬的×××先生/女士”或“尊敬的×××總經理(局長)”。
3.正文
邀請函的正文是指活動主辦方告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明活動的日程安排、時間、地點，並對被邀請方發出得體、誠摯的邀請，切忌以通知口吻向受眾行文。
邀請之詞有的出現在文首，如“××會議即將在×召開，敬請您/閣下蒞臨會議”；有的出現在文中，如“素仰閣下學養深厚，在××領域成績卓著，特奉函誠邀閣下光臨會議”；有的出現在文尾，如“專此邀請，敬祈回函”。
4.落款
落款要寫明活動主辦單位的全稱和成文日期。
註意事項
1.被邀請者的姓名應寫全，不應寫綽號或別名。
2.在兩個姓名之間應該寫上"暨"或"和"，不用頓號或逗號。
3.應寫明舉辦活動的具體日期(幾月幾日，星期幾)。
4.寫明舉辦活動的地點。
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