檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第壹，檔案的形成者範圍非常之廣。黨政機關、社會團體、企事業單位以及我們每壹個人都能成為檔案的形成者；
第二，檔案反映的內容涉及的領域非常之寬，社會生活的方方面面都能在檔案中得到記錄；
第三，檔案種類和形式多樣。我們經常看到的政府文件、工程圖紙、印章、照片、錄音錄像材料以及新興的電子文件等等，都是檔案的載體；
第四，檔案是我們從事每壹項活動直接形成的原始記錄。我們並不是為了管理檔案而創造檔案，它來源於我們實際生活、工作中開展活動產生的原始記錄，是伴隨人類社會活動形成的客觀真實的材料。
第五，檔案是具有保存價值的原始材料。
二、檔案的屬性
原始性是檔案的本質屬性。檔案是形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物，就是說檔案是歷史的原始記錄，這決定了檔案和普通圖書、資料的本質區別，判斷壹份材料是不是檔案關鍵要看它是不是具有原始性。
另外檔案還具有客觀真實性、信息性和知識存儲性。
三、檔案的作用
概括地講，檔案的作用有兩個方面，壹是憑證作用；二是參考作用。
對於壹個具體單位或個人，檔案的作用體現在以下方面：
1、檔案是壹個單位或個人歷史的真實、全面的反映。
2、檔案是壹個單位或個人維護自身權益的重要工具。
3、檔案是壹個單位規範管理的基礎。
4、檔案我們積累和傳播知識重要載體。
5、檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對於企業建立企業文化有不可替代的作用。
6、檔案是壹個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。
最後，檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，後世可以知今”的重要素材。
四、檔案的種類
根據檔案的形成情況和用途，壹般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。另外對於壹些專業性、業務性較強的業務，也可以建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。
五、檔案館的性質和任務
檔案館是集中管理檔案的文化事業機構,負責接收、整理、保管和提供利用各分管範圍內的檔案。
檔案館的任務是：
1、接收與征集檔案。
2、科學地管理檔案。
3、開展檔案的利用工作。
4、編輯出版檔案史料。
5、參與編修史、誌工作。
六、檔案館的種類
我國的檔案館按照統壹領導、分級管理的原則，從中央到地方都分別設置國家綜合檔案館，壹些行業根據自身業務需要也設立專業和部門檔案館，從而形成壹個完整的檔案館網絡體系。
1、中央檔案館。
我國在中央級目前設立有三個國家綜合檔案館，分別是：1中央檔案館，負責管理中央和國家機關的檔案；2中國第壹歷史檔案館，負責收集管理明、清兩朝以及各各朝代中央機構形成的檔案；3中國第二歷史檔案，負責收集管理民國時期中央機構形成的檔案。
2、地方級國家綜合檔案館。
省、計劃單列市、地、州、市、縣、區分級設立國家綜合檔案館，負責管理本級中國***產黨的機關、人大、政府、政協、等機構形成的檔案和本級分管範圍內各歷史時期的有關檔案。雲南省從省到各縣***設有146個國家綜合檔案館。
3、國家專門檔案館
我國目前設有中國照片檔案館。
4、部門檔案館。
雲南省目前設有公安檔案館、地質資料檔案館、測繪檔案館、氣象檔案館，昆明等市還設有城建檔案館。
七、國家綜合檔案館的服務對象
國家綜合檔案館的服務對象主要有：
1、各級黨委、政府領導和各部門。
2、廣大人民群眾。
3、經過審批同意的港澳臺同胞及外國人士。