對於壹個具體單位或個人，檔案的作用體現在以下方面：
1、檔案是壹個單位或個人歷史的真實、全面的反映。
2、檔案是壹個單位或個人維護自身權益的重要工具。
3、檔案是壹個單位規範管理的基礎。
4、檔案我們積累和傳播知識重要載體。
5、檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對於企業建立企業文化有不可替代的作用。
6、檔案是壹個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。
最後，檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，後世可以知今”的重要素材。
人事檔案是壹個人經歷的記載，也是人才交流中心為個人提供相關人事服務的依據。從表面上看，它僅僅
是壹個壹尺見方的牛皮紙袋，加上袋子裏的材料，才不過壹斤來重。盡管隨著社會的發展，檔案在壹些人
眼中作用弱化了，但弱化並不意味著它是可以隨便丟棄的‘身外之物’，人事檔案的作用仍不可取代，如
果沒有檔案，壹些權益就無從得到保障！因此從某種意義上說，它甚至可以決定壹個人的命運。
檔案對個人的作用：
現階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由於檔案具有其真
實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效益。它不僅為領導
決策、教學、科研和管理等工作服務，同時也為您的切身利益服務，幫您解決沒有檔案就無法解決的問題
。對於個人來說，無論是工作調動、出國政審、職稱評審、工資調整、勞動保險，還是入黨團以及離退休
手續的辦理、各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。
按照有關規定，在各級政府人事部門人才流動服務機構保存人事關系及檔案的人員，人才中心將保障其合
法權益和應有的社會、政治待遇，如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升、轉正定級
、職稱評定、出國（境）政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、證件年審、出具以檔案為
依據的各種法律證明等等。
如果流動人員違反規定把人事檔案放到其他部門或機構，各級人事部門將不承認其原有身份，必然損害其
自身利益，使其應享受的上述待遇得不到應有保障。譬如在失業後將無法領取失業救濟金；譬如，沒有檔
案辦理社會保險也成問題；譬如單位派妳出國公幹，沒有人事檔案，就無法進行出國政審；譬如結婚、生
孩子時，沒有檔案開不成相關證明。
例如學籍檔案可以為各類在校生、畢業生的就業、留學或畢業證書丟失的同學出示成績證明、學歷證明、
姓名更正、參加工作時間等有關證明。在職人員在早報技術職稱時，檔案可以提供所需材料，如申報人目
前擁有的職稱資格文件、您獲得的優秀教學成果獎、科技進步獎、主持參加的科研課題、您在本項目中所
起的作用、各種獎勵、申報人所起草的文件及完成某項重大任務的任務書等材料。
可以說每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史，同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添
入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的壹生並發揮著重要的作用。
向女士是某事業單位的人事部主任，她認為，人事檔案在我國當今社會還是有其存在的理由的。“對於壹
些私企員工來講，檔案變得可有可無，但另外壹些行業的從業人員還需要檔案的管理和約束，比如律師、
醫生等，他們很看重檔案，因為這些行業沒有檔案不準進入。既然有此規定，說明這些行業有其特殊性，
人事檔案制度也是規範這些從業人員相對有效的措施之壹。”同時，向女士還提醒大家：“‘人檔分離’
體現著社會在進步，但並不代表著檔案能夠隨意丟棄，壹些人才可以將檔案交由社會公***人事部門代管。
”
檔案對用人單位的作用：
對於用人單位來說，檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用
檔案，可以清楚地了解過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依
據。
現代企業為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的全面、準確的了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔
案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業成績
及思想表現情況作為接收畢業生的重要依據。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方
面的呈報、審批材料都會匯總，歸入本人檔案，作為考核依據。
因此用人單位在人事任免、考核時，都經常要用到員工人事檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全
面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。