信息實際上是壹種"內部新聞",它與新聞相比,只是受眾不同。其中信息主要面向機關企事業單位,受眾為領導同誌和管理人員;新聞面向社會公開發表,受眾為人民大眾。同壹篇材料,如果公開發表在報刊上,就稱為新聞,如果刊登在內部簡報上,就稱為信息。
1．信息的類別
根據信息反映的內容,可分為
h動態類信息
h經驗類信息
h問題類信息
h建議類信息
根據信息的表達形式,可分為
h簡訊型信息——指壹條信息只反映壹地壹事的簡要情況,篇幅較短,時效性很強
h綜述型信息——指圍繞反映組織工作某壹方面的問題,對各地各部門反映的同類情況作出綜合概述,以反映工作的全貌。
h述評型信息——指采取夾敘夾議、邊述邊評的方法來反映情況,既反映客觀事實,又依據事實作出客觀評價,直接明確地表達采編者的意見和觀點,具有鮮明的傾向性。
2．信息寫作的壹般要求
h主題突出，即集中、鮮明、深刻
h言簡意賅，篇幅短小、結構嚴謹。所謂篇中無冗章,章中無冗句,句中無冗字。
h表達準確，觀點與材料壹致、用詞規範、判斷有分寸。
h語言通俗易懂，樸實而又靈動。
3．信息文稿的結構
h標題
h導語
h主體
h背景
二、寫作信息的要求與技巧
1．標題—要引人註目
寫作標題可采用
h直述內容的方式
以告知信息需求者本篇文稿之最重要的內容為目的，具有吸引力和很強的導引作用。其具體做法是壹語破的、不繞彎子，以最具體、最直接的事實呈現給讀者，使之壹目了然。直述內容型的標題多用於擬寫含有單壹信息的動態信息，而不適於內容復雜的信息。
這類形式的標題不宜用於多項事實的羅列，使得標題過長，這樣反而不利於表現信息內容的實質和引起讀者的興趣。直述內容型標題是信息文稿中最常用、占比例最大的類型。
h概括歸納型的方式
它多用於綜合信息，含有多方面內容、信息量較大的信息。其用語不象直述內容型標題那樣具體，通常是概括性的省略語。
h評論建議的方式
評論建議型是把寫作者本人對事實的評論、看法、意見或建議融入標題的形式。而其突出特點是主觀議論性語言多而敘述性語言較少。而且在標題中常直接用“建議……”等字眼。
h題文承接的方式
這種方式即題目本身就是文章的第壹句話，它與文章聯系緊密，融為壹體，成為信息正文的有機組成部分。這壹類型也是信息文稿寫作中常用的方法之壹。
寫作這類標題要註意兩個問題，壹是信息采用此類標題後，正文應直接承題而下，沒有必要再重復壹遍標題；二是這壹類型的標題並不能適應於所有信息稿件。就是說，不是任壹信息文件的第壹句話都可以作信息的標題，它必須適合作正文的前提或導語，是文章的壹個有機部分，才能提煉、深化為信息的標題。
壹條好的標題應做到：
題文壹致：即標題所敘述的事實要與信息內容壹致。特別要註意的是，信息標題的寫作可以為了吸引讀者而適當渲染，但決不能因此而誇大或縮小事實，聳人聽聞。在內容壹致方面，還要註意用詞避免造成歧義。突出精華：突出最新鮮的事實突出最重要的事實。突出最有特點的事實。
簡潔明快：實踐證明，標題越長，閱讀越不方便，給人留下的印象也越模糊；反之，標題越簡煉，閱讀越方便，給人的印象也就越深刻。適當省略。適當概括適當采用簡稱
音節整齊：音節整齊的標題念起來節奏感強，朗朗上口，易於接受，方便記憶。
2．導語—要直接入題“立片言以居要”
美國新聞專家梅茨說："導語是消息的開頭。抓住或失去讀者,取決於新聞稿的第壹段,甚至第壹行……導語是記者展示其傑作的櫥窗"。
毛澤東同誌就說過，壹切電文均應開門見山,首先提出要點，即於開端處先用簡要文句說明全文的目的或結論，喚起讀者註意。
在目前信息文體的寫作中，導語往往未得到足夠的重視。壹篇信息的開始壹段話往往是千篇壹律的套話。有的信息文稿雖然註意擬寫導語，但也流於壹般，不夠精準深刻，或層次不清。
寫作導語可采用
h敘述型
它直接將信息內容中最重要和最新鮮的事實告知讀者，往往具備事情發展的全部六要素或只缺極少的壹部分，因此也被稱作摘要式導語。敘述型導語是信息導語中最常用的壹種。
h提問型
用提問題的方式，把發生的問題或重要情況，突出尖銳地提出來，以引起讀者的關註。或設問自答，或只問不答，由主體作出解答。兩種方式都要問中要害，引出主體。其中設問式要回答簡略得體，上承問句，下接主體，並留有余地，使讀者產生欲知事情究竟如何的念頭，繼續讀正文。提問式導語能給讀者造成懸念，有很強的吸引力。
h評論型
壹般地說，信息只反映客觀事實，不做評論和結論。但如經過充分地調查研究，多方論證，又是切實可行的意見和建議，信息寫作者也應如實提供給領導參考。以這壹形式寫作的導語就是評論型導語。它並不排除對事實的敘述，但更註重敘述中要提出評論或看法。或先敘後議、或夾敘夾議，總之要把作者的評論說清楚。評論型導語有利於突出信息的主題，使作者直接參與對信息事實的評價。在擬寫評論型導語時，由於它具備敘事和議論兩個部分，容易寫得較長，因此要註意文字簡煉，切忌把信息寫得頭重腳輕，導語比例過重。
h概括型
概括型導語，既不采取提問的形式，也沒有議論的語言，它只是壹種特殊的敘述導語。它的特征在於，概括性更強，語言更簡煉，因而沒有敘述型導語那種具體的事實。在信息寫作中，往往是壹兩句話，提綱挈領地介紹信息、的主要內容，其具體事實要到主體中尋找，因此也具有制造懸念的作用。如“據反映，XX市打擊經濟犯罪存在著壹些急需解決的問題。”“近日，XXX的事跡在全市引起強烈反響。”這些“問題”“反響”是什麽，讀者就要到主體中尋找了。概括型的導語多用於內容復雜，有需要多方面闡述的信息。
壹段好的導語的應該作到：
緊扣事實的主題：反映信息的最重要、最核心、最有新意的內容，幫讀者抓住閱讀重點。
文字精練：導語的文要簡潔。道理很簡單——不能把提要式的導語寫成了主體或比重過大。冗長繁雜、模糊不清、平淡無味這些導語寫作的大忌。
3．主體—有血有肉，要素要全
信息主體,是信息的展開部分,是對所反映情況的具體說明和闡述。信息主體的要素,可以理解為"兩個五"。
h壹是"五W",即通常說的消息"五要素":何人(Who)、何事(What)、何地(Where)、何時(When)、何故(Why)。有了這五個W,就能使人看出事情的來龍去脈,前因後果,給人留下清晰的印象。在壹篇信息中,五個W缺壹不可,而且要準確具體。否則,就會使人感到語焉不詳,看不明白。
h二是"五有"，即有觀點、有情況、有分析、有措施、有結果。壹篇好的信息不但要有筋骨,還要有血肉,這樣才內容豐滿。觀點、措施、結果構成筋骨,情況和分析構成血肉。
4．背景材料——及時交代
所謂背景,就是用來說明所反映情況發生的歷史、環境和原因,解釋其發生或發展的主觀條件及其意義的情況。背景材料對信息內容的理解、主題的深化，都起著非常重要的作用。
背景材料的種類及運用
h對比性材料烘托主體
有比較才能對其進行鑒別。對比性材料是通過對事物不同側面的比較，來突出信息主題的材料。往往采取多種對比形式，或從時間上進行縱向對比；或從空間上用彼地和此地對比；或以正確的和錯誤的對比；或以計劃和實際對比。通常壹段背景材料可以兼有兩種或多種對比形式。通過對比，可以使信息的觀點更鮮明、生動。
h說明性材料說明主體
說明性材料是介紹與信息內容有關的政治背景、地理環境、歷史因素等與事物發展形成有關的原因、條件和環境的。它的作用在於幫助讀者理解信息來源和突出信息的事實意義。
h註釋性材料註釋主體
信息文稿中常常出現某些具有較強的政策性、專業性或多數讀者感到生疏的事實或術語。如果對此不進行必要地解釋，肯定會使信息使用者難於理解或壹知半解。對有關專業知識或不常用知識進行註釋性的材料，包括產品性能，專業術語，不常用的縮語等等，是讀者全面、清楚地把握信息內容的重要工具。
運用背景材料應該做到：
圍繞主題：信息寫作中，任何材料都是圍繞表達主題這壹中心而安排的，不能緊扣主題的材料就是信息中該刪除的廢話。背景材料也要特別註意這壹點。背景材料表面上看來似乎與主題關系不大，但它卻是起著說明和揭示主題的作用，與主題有著必然的內在聯系。信息寫作者必須以這壹標準來安排背景材料，如果被表面現象蒙蔽，將無關主題的材料也作為信息背景，就失去了運用背景材料的價值。
靈活穿插：背景材料沒有固定的位置，可以放在信息的任何部分，既可以單獨成段，也可以融合於其中。這就是求信息寫作者全面考慮文章的行文結構和事物的邏輯關系，將背景材料放在恰當位置，既發揮其重要作用，又與主體內容渾然壹體，不露斧鑿痕跡。
用語要簡潔明了：背景材料只對信息起襯托解釋的作用，因此要針對具體情況適量運用。需要說清楚的，就不惜筆墨，壹壹闡明；反之，就可以少用甚至不用。運用背景材料切忌喧賓奪主，廢話連篇，淹沒了信息內容。
5．形式結構
形式結構是從著筆的角度考慮文章的材料安排與基本框架，它是壹篇信息文稿的骨骼。它的安排是否恰當，關系到能否正確、清晰地闡述主題。合理選擇信息文稿的形式結構是能否搞好信息寫作的關鍵。
金字塔結構
金字塔式的結構，是指完全按照事實的自然規律，以其發生、發展到結果的時間順序來安排材料。動態信息的寫作常常采用這種結構。
這個結構的優點是層次清晰、情節完整；不足之處是由於事件的結果或結論都在全文結束處，所以信息的使用者不能迅速抓取信息的最重要部分，必須將全文讀完。這也是它只適用於寫作時效性強的突發事件和動態信息的原因。
倒金字塔結構
這壹形式結構是指寫作時按信息的重要性遞減安排材料的先後順序，即把最重要、最精彩或最有吸引力的事實放在文章的開頭，以下也按先主後次、先重後輕的順序來記述或發表議論。倒金字塔式多適用於動態信息的寫作。
倒金字塔式的結構最大特點就是開門見山，讓讀者閱讀伊始就對事件的梗概壹目了然，便於對信息的價值迅速作出判斷。接下來每多讀壹個層次，就對整個信息多壹層了解。它還有壹個有趣之處，就是可以從文章結尾往前刪除，刪至任壹層次，甚至只余標題，剩下來的仍可以作為壹條完整的信息使用。
h並列式結構
並列式結構是指信息各部分內容重要性平等，形式上按系統並行安排材料的寫作方法。其書面形式常以壹、二、三、四或部門、地域等名稱進行分列。其每壹並列部分都可以單獨成篇，並且在多數情況下無所謂孰輕孰重，次序上也可以任意調動。這壹形式結構條理簡單清晰，易讀易記。多適用於綜合信息、信息述評和典型經驗等類型信息的寫作。
h自由式結構
自由式結構是指不受框架的約束，采取靈活的寫作方式編寫信息文稿。它既可以綜合運用上述幾種形式結構，也可以完全避開上述幾種形式，或縱橫交錯、或邊議邊敘、或對話問答，甚至以電影畫面鏡頭的手法寫實等等，不壹而足。
任何壹種形式結構的選擇運用，都應以利於表達信息內容為根本原則。