相比Office2013以及更早期的版本而言，Office2016具有極高的辨識程度。Office2016將套裝內所有應用的標題欄都配上了分別是幾個應用所固有的專屬顏色（令人費解的是，Outlook的標題欄依舊為藍色，微軟公司不知道是出於何種考慮而取消了Outlook的金色屬性）。這是壹個可選的設置，如果妳覺得這壹功能過分耀眼，妳可以選擇進行關閉，關閉這壹功能後的Office2016看起來和Office2013非常相似。
作為壹套桌面生產應用，Office在這些年來的變化其實並不大。直至Office2007微軟公司才對軟件的界面進行了大幅調整，並引入功能區界面（RibbonInterface）。在Office2010套裝中，微軟公司在應用的保存、打開和打印等環節中加入了「後臺視圖」(BackstageView)功能。但功能區界面並沒有改變這套應用的基本架構，也沒有改變套裝內各應用之間進行交互工作的方式。人們不禁會覺得這套他們用於處理文本、制作電子表格、演示文檔、收發郵件以及編寫日程的應用從年代久遠的LotusImprov時代以來壹直沒有出現過實質性的改變。至少LotusImprov還為我們提供了沿用至今天的網格公式模式。而這次的Office2016也沒有打破這壹趨勢。
Office2016在壹些細節上確實有所改變，比如說新應用的功能區內設有壹個寫有「請告訴我妳想做什麽」的文本框，這個文本框是功能區內的搜索引擎，它能夠為妳找到希望使用的功能。不足之處在於它並不會告訴妳這項功能的常規位置，因此妳只能壹次又壹次地使用搜索功能。如果說類似的考慮不周是出現在Office2007版本之中，那還說得過去。可是8年已經過去了，現在絕大部分Office對於常用功能鍵的位置都非常熟悉。當然，這並不是說這項新功能的出現不會受到用戶的歡迎，它確實有使Office變得更好。令人費解的是，為何微軟公司需要花費這麽長的時間來打造這項功能，明明市面上已經出現了能夠實現類似效果的拓展應用，其中有些拓展應用甚至還是甲方的出品。
應用上還設有壹項「只能查詢」的功能，它會對文檔中被選中的詞匯進行必應（Bing）搜索。由於這項功能會使用選中詞匯以外的內容作為參考，因此搜索出來的結果確實會比直接進行網頁搜索要更為準確。例如，在壹篇關於碳14同位素（Carbon-14）的英語文檔中搜索「dating」壹詞後，出來的結果應該是與碳年代測定法（carbondating）有關的內容，而不是「eHarmony」等交友網站。
在Office2016中，微軟公司為Excel增加了幾種全新的圖表形式，但圖表的導出工具卻仍處於缺失狀態。
此外，Outlook增加附件的按鈕上也新增了壹個包含有最近使用的Office文檔的菜單，這壹改進是為了方便用戶將文檔作為附件添加至郵件之中。新版Outlook對於應該發送附件還是鏈接有了更好的判斷。如果說那些最近有使用記錄的Office文檔是在OneDrive、企業版OneDrive以及SharePoint上面的話，文檔將會以鏈接的形式發送。新版Outlook可以對文檔（包括鏈接形式的文檔）的可編輯性進行設置，妳可以輕松在Outlook上將文檔設置為只讀模式或者是可編輯模式。微軟公司表示新版Outlook的附件菜單設置是前所未有的：這意味著公司的員工可以直接給對方發送附件的鏈接而不必再受附件大小的限制。用郵件分享文檔的方式壹直給系統管理員帶來很大的困擾，因為相對於通過文件服務器進行分享的方式而言，這種方式耗時而且不利於對空間的管理。但考慮到便利性的問題，用郵件分享文檔的方式壹直是用戶的首選。
很明顯，微軟公司並沒有徹底解決Office套裝的使用難題，但其對於Outlook2016的改進無疑是壹大進步。
與Office365（以及下壹版本的Exchange）結合使用的Outlook擁有壹個名為「Clutter」的垃圾郵件過濾器。Clutter會把低優先級別的群發以及公關宣傳等郵件統壹放置在壹個名為「Clutter」的獨立文件夾中。Clutter會將文件夾中的郵件以天為單位進行整理，並將當天的整理結果發送給妳。Clutter會通過用戶的操作歷史來對自己的判斷進行修正。事實上從近幾個月的試用體驗看來，Clutter的表現相當不錯，盡管其判斷的標尺略為保守。
Access和Publisher也被囊括在Office2016之中，這兩款應用似乎並沒有什麽改變。微軟公司僅僅是給這兩款應用換了壹身新裝，對於它們備受詬病的缺陷卻沒有作出任何實質性改進。
就軟件核心功能的體驗而言，Office2016和Office2013之間並沒有太大的差別，Office2016僅僅是在壹些細節上進行了優化。在新版的Office2016中，32位版本和64位版本是對等的。但是在過去，關於Office的指導意見是：除非妳有非常大的數據報表需要處理，否則還是建議使用32位版本；現在則變成了：妳可以在兩者之中自由地作出選擇，但64位版本的Office更適合處理龐大的數據報表，而且更安全。在Office2016中，妳會更容易找到自己想要使用的功能，但這些優點還不足以讓其有質的提升。
協同工作功能才是關鍵
微軟公司將Office2016視為重量級產品，它的自信並非來自於核心功能或者用戶界面的巨大提升，協同工作才是其信心的關鍵。但這壹套似乎也是老生常談，微軟公司在推出Office2013的時候也曾經彈過類似的調調。
在Office2016中，Word的協同創作功能有所提升。Office2013支持多用戶對同壹個文檔進行編輯，但用戶在相互進行溝通的時候卻非常費勁。如果說壹位用戶想要通知其他用戶自己對哪些內容進行過變更，他需要先對變更過的內容進行保存並通知其他用戶刷新文檔，這樣被修改過的內容才能顯示出來。Word2016則省去了保存和刷新的麻煩，用戶所作的變更馬上就能夠在文檔中顯示出來。盡管與市面上幾種依托瀏覽器的協同編輯工具相比還有壹定的提升空間，但這次的變動還是給用戶帶來了極大的便利。測試發現Word2016會對已有用戶進行編輯的段落進行鎖定，因此不同的用戶只能針對不同的段落進行協同編輯，這樣的設置與Etherpad等協同編輯工具形成了強烈的對比。目前已經消亡的Etherpad支持多用戶同時針對文檔的同壹部分進行協同編輯。
在Office2016中，協同工作的界面也有了很大的改善。新版的Word、Excel和PowerPoint都有壹個便捷的分享按鈕。此外，企業版的Skype也被整合在內，協同工作者可以隨時通過語音或者視頻進行溝通。
盡管用戶界面有所改善，但微軟公司並沒有針對PowerPoint和Excel的協同工作功能進行任何提升。微軟公司承諾下壹次會為PowerPoint提供更加精細的協同工作體驗，再後面是Excel（其實現在已經存在壹些專為Excel設計的瀏覽器協同工具）。微軟公司並沒有提及上述優化工作的完成時間，但微軟公司承諾會在Office2019推出之前兌現其改善的承諾，至少可以保證Office365的註冊用戶不必望穿秋水。
誘惑用戶進行訂閱
毫無意外，這壹套也是Office2013的老把戲了。得到Office授權的Office365訂閱用戶可以使用Office的特別版本——OfficeProPlus。和永久激活的壹般版本不同，微軟公司會定期為OfficeProPlus提供功能更新服務。2013版的OfficeProPlus甚至還包含了許多原本只針對管理員或終端用戶開放的新功能。在OfficeProPlus2016中，微軟公司更是加大了針對新功能的投入力度。OfficeProPlus2016的用戶界面含有針對新功能進行提示的元素，以方便用戶了解軟件中有哪些功能進行了更新。微軟公司還計劃為Windows10推出壹個類似的特別版本，這個特別版本將為主流操作設置壹個「當前分支」，通過這個分支，系統可以馬上獲得修復或者獲取新的功能。企業版本的「當前分支」可以馬上獲得安全修復，但其功能更新卻存在三個月的延誤。
PowerPoint和Excel的協同性改善很可能會針對特別版本系統的用戶優先進行升級。微軟公司仍然非常重視得到永久授權的用戶，它只是希望讓Office365的訂閱用戶感覺更有價值，Clutter功能以及協同工作功能的優先升級都是訂閱價值的體現。
訂閱價值還體現在Outlook的新群組之中。依托Office365的群組功能，Outlook用戶可以建立壹個臨時的用戶群組。為了更好地促進溝通，這個群組可以使用***享的收件箱（由於回復會出現在每壹條信息的底部，因此這項功能看起來更像是壹次談話日誌而不是郵件）、***享的日歷、***同的OneDrive儲存空間以及***享的OneNote筆記。和Exchange的傳統群發郵件以及日立***享功能不同，群組可以在全終端用戶的情況下進行創建，它並不需要管理員的參與。這是壹項全新的功能。
Office365包含有3項新應用，其中Delve和Sway已經出現了好幾個月的時間，仍處於預覽狀態的Planner則是壹個全新的應用。
從「Planner」這個毫無想象力的名字可知，它是壹款用作計劃的應用。用戶可以在其中建立任務、設置任務限期、對完成情況進行跟蹤、將任務指派給不同的成員並查看他們的完成情況。微軟公司並不滿足於創造出僅用於收發郵件的應用，它希望這款應用可以更為接近Project中的甘特圖（Ganttcharts）。這款基本軟件似乎非常實用，盡管它目前仍處於相對孤立的狀態之中。Planner並沒有和Outlook的待辦事項清單進行整合，它也沒有和微軟公司最新購買的Wunderlist應用進行整合。這類整合將使Planner可以更好地與現存工作流程或者實踐進行整合。
Delve的功能實在是令人費解。微軟公司致力於將Delve打造成壹個可是使用OfficeGraph（OfficeGraph是公司的雇員、小組以及工作所涉及的文檔之間的相互關系）的工具。通過算法，它可以向妳展示妳或許會感興趣的東西，例如妳可以看到團隊中的成員正在處理那些文檔。但對於不以文檔結構為核心的企業，這項應用似乎並沒有多大的使用價值。
關於未來的展望
在這三項新應用之中，最具重要意義的要數Sway。Sway是壹項用於進行演示的應用，看到這裏，許多人的第壹反應必然是錯愕。然而，Sway給人的感覺非常良好，微軟公司似乎終於為Office傳統的工作方式帶來了新鮮感，它可以將演示內容打散。要創建壹個Sway文檔，妳需要撰寫壹個「故事腳本」以將文本、圖片、圖標以及視頻等素材以自己喜歡的結構和順序組織起來，然後選擇想要的設計（字體和顏色等）以及展示風格（連續流動還是分頁），Sway會參考妳的內容以及標準生成壹個設計。如果妳不喜歡這個設計，妳可以點擊「remix」（重新合成）按鈕以生成另壹個設計。
受限於其功能的簡單性已經編輯選項的有限性，目前Sway還不具備攻占大部分會議室的能力。例如，使用Sway生成壹個設計以後，用戶便不能對生成的設計進行調整，因此要對Sway進行推廣具有壹定難度。難能可貴的是，Sway可謂是整個Office套裝中最具前瞻性的壹項應用。Sway的故事是交互式的，故事可以用連續滾動的形式進行展示而不是壹片片獨立的幻燈片。Sway是依托網頁而生的，它的存在形式僅僅為URL鏈接而不是實質的文檔（盡管在Windows10和iOS系統上有Sway的應用，但其內容依然以URL的形式呈現）。因此，Sway具備很好的分享特性，使用起來的感覺要比PowerPoint良好。
Office還是那個Office
關於Office還有什麽好說的呢它是壹個非常重要的應用軟件，甚至是企業的中流砥柱。盡管近年來計算機的軟件和硬件都發生了翻天覆地的變化，但Office的變化卻並不明顯。多年來，它的工作方式還是壹樣，甚至連功能也沒有發生多大的變化。但微軟公司可以改進的事情還是有的：除了支持基於S/MIME的郵件安全協議外，微軟公司還應該考慮支持PGP加密郵件；微軟公司還應該允許用戶從Excel中導出完整的圖表並賦予他們完整的編輯權限，並對Excel的復制粘貼功能進行優化。當然，這些都只是壹些細節問題。
盡管觸摸屏革命似乎和Office沒有太大關系，但為了順應這個潮流，微軟公司還是在Office身上下了壹番功夫。當然結果並不怎麽好，如何針對壹款復雜如Office的應用設計出觸屏版本是壹個懸而未決的難題。目前市面上已經存在壹些功能較為單壹的類Office觸屏軟件。
從過去數月的使用情況看來，Office2016試用版的運作情況良好，幾乎沒有發生什麽錯誤。不論是Outlook、Word、Excel還是PowerPoint，若不是因為它們色彩斑斕的標題欄，人們壹定會以為自己還是使用著Office2013。
從多個角度考慮，對Office進行顛覆式升級的想法似乎並不明智，因為Office並不是那壹類每個版本都存在著巨大詫異的應用。微軟公司會努力提升Office365的訂閱價值，而且Word、Excel和PowerPoint這三個應用的協同工作功能也會讓許多用戶受益。只是說相比要用戶等上三年而言，微軟公司可以嘗試以月度為單位的為用戶進行自動自動化的無縫升級，這樣用戶的感知會好得多。微軟公司目前針對Office的發展步伐無疑是符合實際情況的，因為Office這類辦公軟件所能期盼的應該是逐步提升的性能而不是壹次具有顛覆意義的變革。
憑借日益發展的在線服務，連續、無縫的推送服務將會成為最適合付費訂閱模式的升級方式。
已經是Office2013永久授權的用戶大概不會考慮購買Office2016的永久性授權服務，甚至連Office2010的用戶也會對升級成2016版本有所猶豫。除非是壹些對付費訂閱模式非常厭惡的用戶，否則選擇訂閱Office365應該是用戶的最佳選擇。不管是家庭版還是企業版，只要妳訂閱了Office365，妳就可以壹直享受微軟公司提供的無憂升級服務，這似乎比傳統模式要好得多。
最後簡單列舉壹下Office2016的優點和缺點吧：
優點
它還是那個Office！只要妳喜歡並且會用Office，那麽妳馬上就可以適應Office2016。
Sway是Office套裝中久違的前瞻性產品。
Outlook的Clutter功能深得人心，它可以對郵件進行整理。
缺點
它還是那個Office。因此，如果妳討厭Office的話，那麽妳也會討厭Office2016。