企業文秘人員如何提高文字工作水平

實踐告訴我們，文字工作做好了，企業文秘人員的參謀輔政、政務服務等職能才能更好地得以發揮。然而，要真正提高文字工作水平並不是壹件容易的事情，它不僅需要文秘人員具有踏實的工作作風和吃苦耐勞精神，同時還必須具有廣博的文化知識、深邃的道德素養、高度的敬業精神和嫻熟的寫作技巧。那麽，企業文秘人員如何才能駕輕就熟、落筆成章，全面掌握並不斷提高文字工作水平呢？結合多年文秘與宣傳工作實踐，筆者有以下幾點體會，願與大家分享：壹要敏學，註重知識結構的更新：古人曰：敏而好學，不恥下問。壹般來說，企業辦公室處理的多數文字材料都政策性較強，具有相當的廣度和深度：加上有的材料還是臨時交辦，要求幾天甚至數小時內就得交稿。這時候，如果企業文秘人員沒有壹定的文字功底和練達的素材，將難以勝任，難以滿足工作需要。不斷接受新知識、新理論、新觀念，不斷強化自我學習能力，不斷更新自己的知識結構，是企業文秘人員提高工作水平的基礎和保障。因此，企業文秘人員要十分註重敏學。首先，要勇於發揚“釘子”精神，善於擠時間學習，並且要有針對性地做些讀書筆記。要註意克服辦公室崗位特殊、工作繁重、平時難以集中時間系統學習的實際困難，保持應有的韌勁、拼勁和鉆勁，時時刻刻把學習掛在心上，擠時間看書看報、上網閱讀，把學習巧妙地寓於工作之中，在學習中幹好工作。其次，要拓寬學習的知識面，不斷豐富學習的內容。古今中外、天文地理、科教文衛、民俗諺語、正反事例等等，只有學得多、看得多、見識廣，想問題才會全面，看問題才會深刻，寫材料才有深度。第三，要避重就虛，講究學習得法。每個人的時間和精力都是有限的。盡管文秘工作要求我們成為寫作上的“專家”或壹個博學多才的“雜家”，但是，要想什麽都精通、什麽都會，人的精力顯然是不可能達到的。關於這個問題，我的經驗是，可以通過以下三種方法彌補：壹是通讀，如對歷史、文學類知識，只要了解掌握其大概或精要內容即可；二是有選擇地閱讀，如報刊雜誌、名言妙語、時令短信等；三精讀，如行業法律法規知識、公文寫作知識和辦公室工作技巧等。通過博覽多學，兼收並蓄，不斷提高自身的文字表達能力、政策理論水平和專業知識，做到知人之先、曉人之全、見人之深，從而不斷增強寫作的預見性和創造性。二要博采，註重平時素材的積累：厚積才能薄發。企業文秘人員要十分註重廣泛收集素材，註重平時大量寫作材料的積累。戰國時期的大教育家荀子在《勸學》中提到：“不積跬步，無以至千裏，不積小流，無以成江河”。企業文秘人員，只有平時大量積累素材、吸收素材，才能做到豐富詞匯量、拓寬知識面、突出思想新穎性，起草的材料才會得心應手、文筆生動、言之有物，不至於文稿空洞、單調枯燥、陳舊老套。當然，學習也是壹種收集、積累，但僅僅靠學習來積累還遠遠不夠，我們還要采取集腋成裘的方法，像蜂蜜采蜜壹樣，點滴收集，廣采博取：第壹，要有層面性。重點做好黨的路線、方針和國家政策等理論知識的積累，廣泛收集政治理論書刊、黨報黨刊發表的理論文章、黨和國家領導人重要講話等，掌握政策依據，把握政治路線，有針對性地為我所用，避免出現寫材料憑感覺、講錯話的現象。第二，要有靈活性。收集素材是壹項非常煩瑣的工作，要做到素材全面而有價值，就必須靈活運用多種方法、多渠道、多角度、多形式地吸收、歸納和整理；對報刊雜誌上看到的名篇佳句、名言警句、新穎觀點，行業內的經濟運行與發展態勢及其相關數據，對網上出現的有用信息資料，必要時候可以復印或下載，豐富個人資料庫。第三，要註重針對性。要細心留意，仔細觀察行業、單位的發展情況，掌握重大決策和重大事項的前因後果、來龍去脈；利用各種機會、場合，留意收集領導講話、指示、發言，從而總結提煉出對全局工作有指導意義的觀點和看法。三要善思，打牢文字功底基礎。思考的過程就是學習過程的繼續和深化。勤於思考、善於思考有助於我們把平時所聽、所看、所學轉化為知識和能力，促進文字功底的升華：第壹，要學會換位思考，提高思維層次。善於吃透上情，掌握下情，有的放矢，融會貫通，把握方向；善於逆向思維、多向思維，對眼前發生的每壹件事情，多想幾個為什麽，不去主觀臆斷，不人雲亦雲；善於多角度觀察，從***性中找出個性，從個性中把握規律。只有站得角度高，想得問題多而全面，寫出來的文章材料才能磅礴大氣、見解深刻而獨到、思維慎密而經得起推敲。第二，要學會比較、借鑒。有比較才能知道優劣，有借鑒才能有進步。企業文秘人員要想提高文字工作水平，就必須善於總結，善於和自己進行比較，不斷否定並超越自我。只有通過橫向和縱向對比，才能發現問題，找出差距，悟出道理。通過立體對比，仔細揣摩，心得和體會自然就會從感性認識上升到理性認識。四要踐行，重在實踐真知的把握。企業辦公室工作是為領導服務的，文秘工作也概莫能外。面對行業不斷出現的新情況、新問題、新矛盾，企業文秘人員僅僅靠翻閱資料、閉門思考是遠遠不夠的，還必須深入基層，深入生產壹線，勤於實踐，調查研究，詳細地掌握第壹手資料。首先，要突出重點，能夠結合行業、系統或單位各階段工作熱點、難點和疑點、盲點、亮點問題有的放矢地進行調研。其次，要做到深入，真正能夠“沈”下去。深入基層，與不同崗位的幹部群眾、不同階層員工多溝通、交流思想，傾聽群眾呼聲，采集他們的意見和建議，從中挖掘出有價值性的東西，汲取營養，豐富自己。第三，要實事求是。企業文秘人員搞調研的目的，是為領導決策服務的，這就要求調研過程中，我們決不能以主觀想象為準，要腿勤、嘴勤、手勤，多聽、多問、多想，去粗取精，去偽存真，洞察事物的本質，把握事物的來龍去脈和內在聯系。五要深耕細作，註重平時的寫作訓練。“常看胸中有本，常寫筆下生花”。要落實好企業文秘工作，文秘人員首先要掌握並熟悉各種文體的寫作知識，平時還要在案頭放壹本日常應用文類寫作教程或類似的教材，隨時備查備用。文秘工作是壹個實踐性強的工作，工作經驗的積累至關重要。文字寫作能力的提高，非壹日之功，也無捷徑可走，關鍵在於勤學苦練，不斷地積累經驗，探索寫作技巧，這裏需要強調“三心”的把握：首先，要用心。思想是行動的先導，文字材料的寫作是壹種創造性的腦力勞動，其本身就是能力不斷積累提高的過程。因此，對於各種寫作任務，無論是草擬公文、講話報告、匯報材料，還是通訊報道、信息稿件，都要把它當成壹次練筆的好機會，專心致誌，壹絲不茍，盡可能地寫出文彩來。其次，要精心。按照主題突出、層次分明、結構嚴謹、立意新穎、文從字順、文字簡練的要求，謀篇布局，精心組織，字斟句酌。要註意把突出主題擺到撰寫材料的首位，圍繞材料的目的和用途，謀篇布局，分清重點。“文似看山不喜平”，寫文章有如園林布局，同樣的山石花木，如果安排精巧，就容易給人以曲徑通幽、清新雅致的享受；如果安排不好，就會使人索然無味，不願卒讀。闡明道理時，壹是壹，二是二，先重後輕；例證事實時，前後有序，詳略分明，首尾相顧，為主題服務。要註意惜墨如金，盡可能避免贅句和用詞不當。寫完材料後，要盡可能地反復閱讀幾遍，看是否表達錯漏或是有更好的詞語可以替代。再次，要細心。公文基本上都是日常應用文文體，註重講究寫作格式和語言的嚴謹，這就要求我們壹方面要留意各種材料的文種、結構和格式要求，既要領會其“神”，又要留意其“形”，力爭做到形神兼備；另壹方面，也要對寫完的公文、材料進行細心校對、校核，找出筆誤或紕漏。文秘工作無小事，有時候哪怕是壹個字的筆誤或紕漏，不但會鬧出笑話、出洋相，還有可能給我們的企業帶來不可估量的影響和經濟損失。此外，寫作包含有新聞寫作、文書和文學練筆等，僅僅新聞寫作的體裁就有短消息、通訊、新聞特寫、新聞小故事、新聞言論等10多種文體。對於企業文秘人員來說，我們完全可以根據個人工作崗位要求和自身的特點與長處，選擇壹些適合自己，並能夠最大限度發揮自身寫作水平的寫作方式，有意識地去嘗試各種文稿的寫作、練筆：言論可以提高我們對時事的敏銳性、對政策的理解與把握能力，寫作起來有壹定難度，但其多種寫作手法的運用和綜合文筆素質要求高，很能鍛煉人；小說、故事或散文等文學作品可以鍛煉人的思維能力… …我個人的經驗是：嘗試各種文體的寫作、練筆，經常對照原稿、總結得失，這樣可以很快提高自己的文筆水平。在公文寫作中，我們文秘人員還要善於發現自身存在的不足並及時加以改正。要有意識地建立屬於自己的“文稿檔案”或“樣刊樣報本”，將個人已經落實完成的文稿或刊發的文稿、領導修訂修改過的文稿及時建檔整理收編成冊，未能夠刊發或寫作不成功的文稿也應該另冊收檔歸類，或以電子文件存檔，或以文字材料成冊，要相互對照、比較，要能夠及時總結，從中有所啟發、啟示，有所悟。俗話說，人貴有自知之明。壹個人要認識到自身的不足是有壹定難度的，但只要我們能夠堅持不懈，註重挖掘自身存在的不足並及時加以改正，那麽，我們壹定會發揚成績，不斷提高自己的寫作水平！(湯興，中**員，政工師職稱，河南省新縣人。