首先寫好工作總結，占有豐富的材料是其中重要壹環。要詳細掌握整個單位或部門已經做了哪些主要工作、面臨的利弊條件和矛盾、采取了哪些辦法和措施等，真正做到心中有數。要站在時代的高度、政策的高度、歷史的高度、群眾的高度、創新的高度來評價、分析和研討，更好地推進今後工作的開展。
要領會領導意圖。工作總結應對已經完成的工作進行整理回顧、分析研究、找出問題，從而探尋出規律性的東西、明確今後發展的方向。準確領會上級和領導的意圖是寫好工作總結的前提。要努力學習上級有關精神，認真研究本級領導指示，及時溝通交流，充分聽取意見建議，全面準確地把領導的意圖領會好、把握好。
要謀篇布局在胸中。如同蓋房子要先行設計、搭好主體結構壹般，可先找出重點，理出層次，排出順序，進而列出提綱來，若能細化到每段幾個層次、每個層次闡明什麽問題更好。在結構上，工作總結有總分式、並列式、二分式、三分式等幾種格式。
要精準下筆，工作總結是全局工作或單項工作全貌的反映。因此，必須充分體現總結的全面性和客觀性。在內容安排上要深思熟慮，有效處理好點與面的關系，不遺漏各個方面、不疏忽每個環節，做到點面結合、統籌兼顧。現在的工作總結寫作，普遍存在“老模式”“壹般化”現象。作為總結起草者，要能從眾多的工作中，把最體現特色的東西挖掘出來，寫實、寫精、寫透。
總結工作的目的是提高工作水準，因此，全面、準確、細致地總結好工作開展情況，是寫好總結的基礎和前提。首先要準備有關素材，全面收集工作周報月報、大項活動和重點工作專項報告、總結、相關信息等電子和紙質資料，並進行分類整理，做到排列有序方便調閱。
完稿階段，精心修改，文章不厭千回改，千錘百煉出精品。要大膽改。應刪盡刪，該補則補，合理取舍，不能為湊字數而強留正確的廢話。要善於改。通過讀著改、冷處理、集體會診等方法反復推敲修改，只有這樣，總結性文稿質量才會提高到壹個新的層次。
壹是精挑細選善取舍。我們手中掌握的材料，大多時候是分散的、零星的、瑣碎的，要能夠鑒別材料、選擇材料，在認真分析研究基礎上，進行科學的取舍，剔除那些壹般化的內容、突出那些吸引人的部分。
二是不落俗套再推敲。要從工作總結的主題、材料、結構、語言四個方面認真推敲。壹看主題是否明確，中心是否突出；二看材料是否典型、豐富，數據是否真實、可靠；三看結構是否清晰、完整，格式是否正確、工整；四看語言是否準確、流暢，用詞是否得體、妥當。
三是實事求是不遮醜。工作總結不光是對成績的肯定，也是對教訓的審視。不能只講好的，不講壞的，揭露問題不足，歌功頌德有余。要實事求是，標準不走樣，數據不摻假，真正使工作總結起到肯定成績、找出問題、推動工作的作用。