網絡打印機要接入網絡，壹定要有網絡接口，目前有兩種接入的方式，壹種是打印機自帶打印服務器，打印服務器上有網絡接口，只需插入網線分配IP地址就可以了；另壹種是打印機使用外置的打印服務器，打印機通過並口或USB口與打印服務器連接，打印服務器再與網絡連接。
網絡打印機壹般具有管理和監視軟件，通過管理軟件可以從遠程查看和幹預打印任務，對打印機的配置參數進行設定，絕大部分的網絡打印管理軟件都是基於WEB方式的，簡單快捷。通過監視軟件，用戶可以查看打印任務，打印機的工作狀態等信息。壹般管理軟件是給網管或者高級用戶使用的，普通用戶都具有打印機監視功能。