附，九段秘書的故事：
總經理要求秘書安排次日上午九點開壹個會議。在這件事下，什麽是任務?什麽是結果?
通知到所有參會的人員，然後秘書自己也參加會議來做服務，這是“任務”。但我們想要的結果是什麽呢?下面是壹至九段秘書的不同做法。
壹段秘書的做法:發通知——用電子郵件或在黑板上發個會議通知，然後準備相關會議用品，並參加會議。
二段秘書的做法:抓落實——發通知之後，再打壹通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。[1-2]
三段秘書的做法:重檢查——發通知，落實到人後，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。
四段秘書的做法:勤準備——發通知，落實到人，會前通知後，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，並在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議，會場安排到哪，桌椅數量夠用嗎？音響、空調是否正常？白板、筆、紙、本是否充分？我的準備，在物品上，環境上，可以滿足開會的需求了嗎？
五段秘書的做法:細準備——發通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，還先了解這個會議的性質是什麽?議題是什麽?議程怎麽安排，然後給與會者發與這個議題相關的資料，供他們參考(領導通常都是很健忘的，否則就不會經常對過去壹些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。提前的目的是讓參會者有備而來，以便大家開會時提高效率。
六段秘書的做法:做記錄——發通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄(在得到允許的情況下，做壹個錄音備份)。
會議開完，就完了嗎？會議上大家討論的問題，做出的承諾，領導的安排，部門之間的配合，都有許多會議的成果，需要有人記錄下來。
七段秘書的做法:發記錄——會後整理好會議記錄(錄音)給總經理，然後請示總經理會議內容沒有問題後，是否發給參加會議的人員，或者其他人員。要求他們按照執行。
八段秘書的做法:定責任——將會議上確定的各項任務，壹對壹地落實到相關責任人，然後經當事人確認後，形成書面備忘錄，交給總經理與當事人壹人壹份，以紀要為執行文件，監督，檢查執行人的過程結果和最終結果，定期跟蹤各項任務的完成情況，並及時匯報總經理。
九段秘書的做法:做流程——把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何壹個秘書都可以根據這個流程，復制優秀團隊，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴於任何人的會議服務體系！
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