1、首先要確定標題，把標題寫在空白文檔的最上方。標題追求簡單明了，傳達好兩個信息：這是壹份會議日程，會議主題是什麽即可，壹般情況下，英文字體用TimesNewRoman或者Calibri，中文字體可以用雅黑、宋體等，標題字號和正文部分壹致或略大。
2、標題下方是表頭，表頭內容和會議主題無關，只是客觀信息，標明參與會議的人員、地點、時間。
3、表頭下空壹行，寫“目標”，後面加冒號，然後用幾句話簡要描述會議的討論重點。
4、會議目標下空壹行，寫“日程安排”，然後羅列若幹討論話題，每個條目獨立壹行，寫清楚每個條目的預計討論時間。
5、日程表最後標出問答時間，也可以不做書面安排，到時候口頭提出來。
6、檢查有沒有錯誤後發放會議日程。有些參會人員很依賴會議日程，所以發放前要確保日程的完整性和準確性。