關鍵詞： 網絡 中小企業 解決方案
通常，500人以下的企業被統稱為中小企業（SME），設備、資金和管理是中小企業成長的幾個難題。中小企業資金短缺的情況比較常見，如何在有限的資金投入狀況下，實現企業與人員的最高效的運作是中小企業的重要問題。 中小企業在管理過程中，對小型辦公資源***享、用戶訪問、信息反饋以及物流管理等問題都需要較好的處理解決手段。因而，建立壹條可靠性強、管理性強以及投資較少的信息傳送渠道，是現今信息化社會中必須考慮的。
壹些企業認為，信息化就是購買計算機、打印機、建立小型的數據庫並培訓或增加幾個專職員工使用，這樣的實際應用效果與過去完全手工記錄、管理的模式並沒有什麽本質的區別，僅僅是由紙質文檔改變為電子文檔而已。很多企業處於對電子文檔的不放心，還保留了紙質文檔做為備份，非但沒有增加工作的效率，反而多使用了人工，使得企業信息化成為壹種門面的東西。投資增加效果不顯著，企業領導人轉而認為信息化不但無足輕重而且投資無效。
但是，在從傳統計劃經濟的脫胎換骨中，許多中小企業顯然還沒有意識到，網絡，恰恰是企業內部的網絡才是牽引其提升核心競爭能力的關鍵因素。因為今天的壹切正在“殘酷”地證明：中小企業的網絡建設將直接關系到企業未來的生死存亡。 先讓我們看壹看網絡發展過程。網絡發展經歷了以電子郵件、網上廣告查詢、企業網、網上交易(EDI)到現在的電子商務、電子世界的過程。而現在國內企業處於什麽樣的位置？有多少企業建立了電子郵件系統？有多少廣告是通過網上發布的？更不用說網上交易、電子商務等等。網絡應用並不僅僅是網上交易、網上做廣告,甚至網上交友、購物等等。我們應充分認識到網絡對企業發展的作用,對促進生產力的作用。 在技術應用與創新方面,世界各國技術各有優勢,如果能集他們之大成將會對人類進步起極大的推動作用。典型事例是,波音777飛機就是由世界上幾個國家的技術人員在網上***同參與設計的。再如最新在美國航天飛機上進行物理實驗是由中美俄等幾個國家技術人員***同設計的,這其中網絡起了非常重要的作用 。
通過網絡的使用,促進管理水平的提高。 縮短產品開發周期,促進產品的更新換代。 現代社會技術和工藝的生命周期越來越短,無論是汽車的樣式,還是電腦的升級,時間短得使人們無法適應。只有通過網絡與外界溝通,感受市場信息,使自己的行為融入全球市場行為當中,才能不至於落後他人。在全球經濟壹體化的過程中,任何壹個企業從其誕生之日起就必須生活在國際的市場競爭中,如果沒有計算機網絡,很難想象未來的企業將如何生存。 網絡作為知識經濟時代重要的生產工具,給發達國家帶來巨大的發展機遇,但卻在無形中再次拉開了世界上的貧富差距。第三世界中的壹些落後國家由於電腦普及率低,經濟落後等原因,上網電腦屈指可數,據國際Internet協會的最新數據,與Internet聯網的電腦中有近七成分布在美國,而世界上美國以外的如此多的國家才占三成,這就使得世界上絕大多數國家,尤其是廣大的第三世界國家面臨知識時代壹個最重要的法寶--信息的匱乏,其結果必然影響他們的發展速度。從這壹點講,網絡又擴大了發達國家和發展中國家的貧富差距。
目前在國內企業信息化的過程中，已經出現的很強的“貧富差距”。壹方面類似金融、電信等行業的大用戶的網絡投入及應用不遺余力，無論網絡平臺的構建，還是大投資的應用系統開發，水平直逼國外先進企業水平，占有信息同時也占有財富。另壹方面，國內許多中小企業由於對網絡應用作用的不了解，成為 “信息戈壁”，甚至許多企業還不知網絡為何物，正逐步喪失企業未來賴以發展的技術平臺，喪失信息同時也喪失財富。
也有部分企業認為網絡建設是由必要性的，因此也建設了自己的網絡平臺，甚至有投巨資建立當今最先進千兆主幹平臺的情況，但在網絡應用方面卻沒有化大力氣投入，成為擁有企業內部高速信息公路然而沒有車在路上奔馳的情況。網絡局限於文件***享等簡單應用。本質上，網絡平臺只是信息化的“路”，而網絡應用才是“路”上的“車”，僅僅有路而沒有車，所建設的高速網絡系統成為擺設。
信息化、網絡化是發展的大趨勢，網絡平臺建設是重要的，然而更重要的是網絡化的應用。網絡應用是壹個很廣泛的概念，幾乎可以涵蓋各個應用領域。產品設計，網絡能夠達到有組織的設計協同。制造生產，網絡能夠達到以電子設計的數據指揮自動化的生產。物資流通，網絡能夠達到高速的信息***享和資源***享……，而象金融、郵電等行業，離開網絡已經無法生存。對於中小企業，壹下進行這樣全方位的網絡應用並不現實，投資力度過大。我們認為，首先實現辦公自動化，提高企業運行的效率，溝通各部門之間的快速聯系，是改革企業管理方式、建立高效的運行機制的第壹步，也是最重要的壹步。通過辦公自動化，首先理順企業工作流程，提高了管理的效率，就能夠暴露出被日常繁雜辦公事務掩蓋的工作運轉瓶頸，使企業領導者能夠看清情況，針對重點問題加以解決，提高企業自身的競爭力。網絡化的辦公也能夠使企業領導者充分體會網絡應用的優勢，為企業進壹步的信息化改造進行謀劃，使企業不斷發展。
網絡辦公應用
我們對辦公的理解不是僅僅理解為企業管理的辦公行為，也包括了產品設計、生產、銷售、貿易等過程中的信息資源利用和協同工作等，這種廣義的辦公概念包括了資源***享、查詢、交換等全面的應用範圍。
計算機在辦公方面的應用通常被稱為“辦公自動化”。計算機應用早期，簡單的文字處理軟件加上打印機、復印機等設備，就構成了“辦公自動化”。計算機網絡的發展，網絡***享文件、電子文檔存儲，形成了網絡辦公自動化的新概念。然而，隨著網絡應用的進壹步開展，網絡辦公自動化極大的改變了傳統的辦公模式，提供了更高效的辦公手段。
網絡辦公自動化的第壹階段是指各種辦公設備數字化，出現了以打印機、傳真機、數字復印機、數碼相機、液晶顯示器、數字投影機、小型PBX中心為代表的辦公設備；第二個階段是指這些辦公設備向網絡靠攏，實現其功能的重新組合，在功能重組中，將傳統辦公設備中的功能重疊部分（復印=掃描＋打印；傳真=掃描＋打印＋傳送)借助網絡資源平臺和***享手段實現組件功能的強化，然後再借助網絡實現這些強大組件功能的組合，以滿足不同辦公的需求，真正實現方便、高效和低成本；第三個階段是，數字化辦公徹底消除PC對辦公的制約，實現各類外設的智能化，遠程辦公將成為壹種常見的辦公方式，辦公室內會出現大量利用網絡資源的設備，如IP電話、IP傳真等，使辦公不再局限在小小的辦公室內，隨處可以辦公，隨時可以辦公。
隨著網絡技術的高速發展和普及，高效低成本和移動的特點已越來越成為現代辦公的需要。過去的辦公模式是以電話、集中會議為中心，外加公文紙、鋼筆、計算器、傳真機。以PC機應用為核心、輔之以各種辦公設備的辦公自動化方式，提供了較以前高的效率，但基本方式仍然是紙質傳遞。信息的***享仍然依賴於會議、人工查詢反饋等。網絡的出現，使信息***享和信息傳遞的速度大大提高，因此形成了以網絡為核心的現代辦公模式，即基於網絡打印、網絡傳真、電子郵件、網絡數據庫資源***享等壹系列的網絡化應用。信息的傳遞可以通過電子郵件進行，企業各層次的領導需要的人事、物資、物流、客戶或協作單位情況、以至財務銷售等，都可通過網絡根據自己所擁有的權限進行查詢。收集員工意見、建議，發布企業公告，就某些決策進行公開討論、項目協同工作資源***享等都可便捷的透過網絡進行，既減少了工作的中間環節、節省了人力占用，也提高了辦事效率，協同工作資源***享更大大減少了工作中的混亂無序。
出差在外的人員，通過電話線路也能與企業的內部網相連，直接獲取自己的電子郵件、指令，了解公司的最近通告，取得出差所需的各種公司資料，還可將出差工作的進展情況及時反饋，使協同工作的同事能夠及時獲取最新的信息。在這裏，設備的概念被忽略，代之的將是網絡應用和解決方案的概念。人們不再關心具體的打印機、傳真機、復印機等設備，而關註如何充分利用和發揮企業的網絡辦公應用系統促進工作。
顯然，網絡化的辦公應用帶來的最直接的好處就是促進辦公效率的極大提升，辦公不再局限於辦公室內，辦公不再表現為辦公室人員在樓道中的繁忙穿梭，網絡化辦公以其高速的信息傳遞減少了決策的失誤,同時也使在傳統溝通體系上建立起來的管理原則得以打破,從而使管理的出現扁平化的新模式,這對於企業現代化管理有著非常重要的意義。由於網絡辦公的高效率和高速度，信息資源***享使資源再利用的幾率大大增加，因此減少了管理的層次,使每個主管人員所能直接控制的下屬人數增多,管理層次減少。先進的網絡計算機能及時收集、處理傳輸信息,不僅能幫助主管更早、更全面地了解下屬的工作情況,從而及時地提出忠告和建議,而且可使下屬更多地了解與自己工作有關的信息,從而更好地自主處理自己份內的事務,網絡可以擴大主管的管理幅度,減少其管理層次。 管理層次的減少進壹步提高企業的運行效率，也使最高領導者更能有效的控制企業工作，促進企業發展。
企業辦公網絡化，不能忽視對Internet的利用。Internet與企業內部網絡結合，為企業開闊了視野，提供了更新的發展方向。
Internet是壹個全球化的互聯網絡，也是巨大的信息資源寶庫。企業不但能夠從Internet上發現新的技術、新的商機，也能夠通過Internet快速便捷地與其他企業合作，交流信息、交換信息、***同發展。Internet也為企業提供了新的展示自己的場所，Internet還為企業提供了為全球用戶提供快速服務的媒介。在Internet上開展電子商務貿易，更為企業增加了壹個新的商業機會。
網絡辦公的應用方面
網絡在辦公過程中，可在以下幾個方面對辦公起到強力的支持作用：
1. 文件***享
2. 打印***享
3. 網絡傳真
4. 電子郵件
5. 遠程訪問
6. Internet的利用
7. 公文制作與傳送
8. 報表制作與傳送
9. 文件全文檢索
10. 客戶或相關協作單位資源的管理
11. 人事管理
12. 財務電算化
13. 公***設施、設備的調配
14. 信息發布查詢
1. 文件***享
文件***享是只網絡內各計算機之間的文件能夠互相訪問。
在計算機應用之初，各計算機之間如果需要交換文件，只能通過將文件存放到軟磁盤上，然後進行軟盤傳遞。計算機網絡出現後，聯網計算機之間的文件傳遞無需再傳遞軟盤，通過網絡線路直接就可以發送文件，使文件***享成為方便的過程。對於普遍都需要的***享文件，還可以放到網絡服務器上。網絡服務器是網絡內所有聯網計算機都能夠訪問到的計算機，服務器能夠根據網絡管理員分配的訪問權限，控制聯網計算機能夠訪問的文件目錄。這樣，網絡文件***享既能夠便捷的進行，也能夠進行相應的控制，保證重要的文件不會被任意人員訪問到，保證了文件的安全使用。
最早的服務器文件***享是將***享文件放置在服務器上的某個目錄中，設置對這些目錄的訪問權限後供聯網計算機訪問。這種方式對於聯網計算機而言，只要設置了對網絡服務器某些目錄的對應連接關系（映射）後，聯網計算機就可以象訪問自己計算機上的某個目錄壹樣進行訪問。但隨著計算機網絡應用的發展，這種文件存放式的***享方式已經慢慢在退出應用。對於辦公信息文件而言，由於這種文件存放***享不能提供諸如全文檢索等功能，所以使用上的不便日益突出。不過，目前仍有壹些低檔數據庫軟件需要采用這種方式運行，壹些***享軟件也仍然能夠用這種方式使用，所以文件***享仍然是計算機網絡應用中的壹個重要組成部分。
文件***享是網絡應用中最基本的應用方式，只要有計算機網絡，就能夠實現文件***享。目前的網絡操作系統象MS Windows 2000 Server、Novell Netware、各類UNIX等都支持服務器方式的文件***享。
文件***享使得文件的再利用非常方便。我們經常有許多辦公文件的制作，是參照過去同類文件的格式、內容，只變動不多的內容就形成新的文件。如果不使用計算機文件，則我們需要在原文件上進行改動，然後再重新抄寫。抄寫壹旦出現壹點點錯誤就要重抄。計算機文件編輯十分簡單，直接在需要修改的位置插入文字、刪改文字，計算機能夠自動排版形成美觀的新文件。文件***享使舊文件的再利用價值大大提高，如果配合全文檢索壹起工作，則辦公的效率就會因網絡的存在而飛速提高。
2. 打印***享
在沒有計算機網絡的時期，每臺計算機幾乎都配備了打印機設備，否則辦公產生的文件不能被打印。采用存放文件到軟盤上，再使用別的計算機所配置的打印機進行打印的方法多數人都嫌繁瑣，因此幾乎所有的有計算機的人員都想方設法購置打印機方便自己打印。
每臺計算機配備打印機，無疑會大大增加計算機應用的投資。打印機是壹種低使用率設備，相對於辦公計算機，打印機工作的時間極為有限，因此充分利用打印機的資源、減少打印機的購置數量是提高投資有效性的壹種手段。
打印***享的實現，使得每個辦公室以至每個辦公樓層中，只需要配置壹臺或數臺打印機，即可滿足整個辦公環境的打印需求。十幾臺甚至更多的計算機***同使用壹臺打印機，這在網絡環境下極易實現。按十幾臺計算機都配備打印機的投資，足夠購買壹臺快速激光打印機並加上網絡設備的費用，而網絡設備的投資回報並非僅僅網絡打印壹種，因此是非常合算的投資方式。
打印***享對於計算機使用者並沒有增加操作上的困難，壹旦配置完成，與使用本機的打印機方法完全相同。
3.網絡傳真
傳真也是常規辦公應用中常用的手段。通常的做法，是在壹定範圍的辦公區域配置壹臺傳真機，提供所有人員***同使用。接受到外部傳真時，需要有人告知接收者。
在現在的辦公室內，已經比較少有手寫傳真文稿的情況，多數做法是在計算機上編輯完成壹份傳真文稿，然後打印，再拿著打印好的文件去傳真機傳真發送。如果需要批量發送傳真，即壹份同樣內容的傳真發送到不同的傳真機上，就需要傳真者守在傳真機前不停的發送，這顯然是壹項工作強度比較大的難題。
計算機發送傳真，使得我們能夠脫離打印這壹個步驟，直接由計算機將編輯好的傳真文稿通過Modem發送到對方的傳真機上，或者傳真到對方計算機的傳真接受系統上。從這個角度看，至少我們可以節約打印紙的耗費和對打印機的消耗，因此已經具有壹定的應用價值。
網絡傳真則是在網絡上設置壹臺傳真服務器設備，所有聯網計算機均可使用。當需要發送傳真時，任何壹臺聯網計算機（也可控制指定壹些用戶發送傳真）將編輯好的傳真文稿直接通過傳真服務器傳真。當同壹時間需要傳真的人員較多時，傳真服務器能夠自動按先後進行排隊，而發送傳真的用戶並不需要關心這些，也不需要再在傳真機前面排隊等候。批量發送更為方便，許多傳真服務器系統支持多址發送。而且，為了減少長途電話費用的支出，還可以將批量的傳真定義到半價時段發送，以減少辦公費用。
發送計算機傳真與網絡傳真，使用上並不麻煩，也無需過多培訓，就與使用打印機壹樣，將文件打印到傳真端口，填寫電話號碼就完成了傳真的發送工作。
網絡傳真的接收也是自動進行。進入的傳真直接由傳真服務器接收，存放在服務器內，由專人或前臺行政人員根據傳真頭通過網絡分發傳真。接收傳真使用網絡傳真的方式，壹方面可以減少傳真紙的使用，更重要的是，不會因為傳真機無紙，導致重要的傳真不能接收，這壹點比節省紙張的費用更為重要。
當然，在國內使用計算機傳真和網絡傳真也有壹些問題。最主要的問題就是國內的壹些單位傳真機並不是自動職守，壹些小單位傳真電話也兼做普通電話的作用，需要人工幹預，還有將傳真機放到內部分機號碼的情況。在這時，網絡傳真與計算機傳真都會失效。隨著國內經濟的發展，這種情況慢慢也會逐步改善。但就目前而言，使用網絡傳真仍需要有壹臺普通傳真機應對這些非自動傳真設備。
使用計算機傳真或網絡傳真的另壹個問題是手跡傳送、原件傳送的問題，但這個問題能夠通過使用圖像掃描儀將手跡、原件掃描後再通過網絡傳真發送。目前普及型的圖像掃描儀售價僅1000多元人民幣，相比傳真機而言便宜得很多。同樣，這類傳真件的發送也可以使用普通傳真機。
4.電子郵件
電子郵件是網絡最重要的應用方式。由於電子郵件的存在，使得全球的通訊方式發生革命性的變化，發送信息再不需要漫長的等待和高昂的郵政費用，向世界的另壹面發送信息也不過是瞬息的事情。應該說，電子郵件改變了信息通訊的方式。電子郵件是Internet上最重要的網絡應用。電子郵件是目前計算機網絡最廣泛和最重要的應用之壹，也是辦公自動化系統的壹個基礎性設施。
電子郵件(E-mail)是人們利用計算機進行信息編制、存儲和傳遞的壹種現代化通信方式。各種信息，如公文文件、私人信函和各種計算機文檔等,均可以用電子郵件快速而方便地傳送給接受者。
目前，各種單位的辦公基本上已經采用了計算機，即使在計算機應用水平很低的地方，壹個單位內也會具備至少壹臺以上的計算機，用於重要的文件的打印和排版。因此，由計算機存儲的數字化文檔正在逐步取代紙面的文檔。
計算機的廣泛應用，使得以紙做為載體的文件開始不很重要了，除了需要領導簽字的文件外，其他文件幾乎都能夠以計算機數碼文件的形式保存。采用數碼文件，不但查詢、檢索、再利用等方面十分便利，可以大大提高工作效率，而且，為通過電子郵件方式進行傳送提供了先決條件。
壹般人可能認為，電子郵件主要用於國際互聯網上遠距離發送文件，單位內部使用的價值不大，其實不然。我們知道，許多文件並非都需要簽字後上交，往往在壹份辦公文件的形成過程中，需要多次報送領導審閱，報送其他相關部門審閱，領導或其他部門發表意見後返回，修改後再報出去，直到最後滿意成為正式文件。在這個過程中，不存在簽字蓋章的問題，因此，本來文件就是在計算機上編寫的，報送審閱的過程都可以通過內部電子郵件進行，無需打印造成紙張浪費，無需跑路傳遞給各個相關部門，只有當文件正式生效的時候才需要打印壹次、簽字蓋章，整個過程中能夠不浪費壹張紙。對於協同工作中的討論、意見、建議等內容，由於不存在簽字蓋章的問題，更可以完全依靠電子郵件系統。最後文稿的形成，意見的采納，都可通過保存的電子郵件回顧、拷貝、粘貼進行。
內部使用的電子郵件系統壹般都包括壹下幾層安全特性：
(1)嚴格的身份驗證：不允許任何人以假冒的身份發送郵件,也不允許任何人冒名竊取別人的郵件。
(2)可靠的加密措施：為防止郵件信息在傳輸過程中被人非法截閱,郵件信息在發送方要能進行加密編碼, 在接受方要能進行相應的解碼。
(3)收發郵件的不可抵賴性：即使發送方和接收方均不能修改已經發送和接收的郵件內容和收發記錄(收發時間和收發者),從而均不能抵賴相應的責任問題。
由於上述的安全特性，在計算機網絡得到充分應用時，過去需要簽字蓋章的壹些企業內部文件也完全能夠摒棄簽字蓋章的過程。收到文件的人員只要看到電子郵件的發出人信息，就能夠確認這份文件的有效性。電子郵件只有在使用自己的密碼登錄後才能夠使用，關鍵崗位人員平時註意離開辦公位置後關閉電子郵件系統，就能夠有效的防止別人偽造信息。另外，好的內部電子郵件系統都具備數字簽名措施，也能夠有效防止偽造電子郵件的身份標識。
由於計算機應用初期，許多人可能還對電子文本不夠信任。實際上，電子文件做好備份措施後是十分可靠的。許多國外大公司，包括象CISCO公司這樣全球市場價值第壹的公司，其辦公文件、通知、通告、審批文件等都完全通過電子郵件系統進行，所以國內企業也應能夠完全信任電子郵件系統。
電子郵件並非只能傳送文字信息，只要是計算機生成的文件，包括圖形文件、掃描或數碼相機拍攝的數字圖像照片、CAD設計電子圖紙等等，都能夠傳送，通過網絡瞬息可達，輔以內部電話聯系、討論，就能夠進行協同工作。
電子郵件的另壹個優勢是能夠利用全球互聯網發送文件、聯系客戶、促進業務的開展。電子郵件與企業Internet網站結合，就能夠開展電子商務活動。通過企業網站對企業進行宣傳，通過電子郵件收集意見、建議、合作信息、訂貨信息，對企業的業務工作開展如虎添翼。
基於局域網的電子郵件系統，既便於機構內部的電子郵件傳遞，也便於通過Internet和其他廣域網與外部進行連接，這種系統壹般都提供嚴格的身份驗證，具有很好的安全性。因此是國內外辦公自動化系統中廣泛應用系統。
目前在國內，辦公自動化建設和電子郵件應用得到了迅速的發展。中央部委機關半數以上已經建立了辦公自動化網絡並采用了電子郵件系統。進行各種公文的快速傳遞。上級機構常用它來向下級發送公文文件、信息簡報和事務通知等,下級機構則常用它向上級傳送統計報表和請示報告等。這也充分說明了電子郵件系統是足夠安全的，在企業中應該得到廣泛的應用。
5.遠程訪問
遠程訪問是只對企業內部網絡進行連接的人員，不是通過企業辦公地點的網絡線路進行，而是通過電話線路和必要的設備（調制解調器-Modem）從任意地點連接到企業內部網上。
遠程訪問壹般是為出差人員、外地小型辦公機構設立。雖然這些人不在企業所在地，但通過遠程訪問，仍能夠與企業聯系，訪問企業的數據，取得企業的文件，接收自己的電子郵件，因此與企業的聯系依然存在。遠程訪問使得企業人員無論身處何地，只需壹條電話線，就如同企業就在身邊。
當壹個人出差在外遇到問題時，他可以通過遠程訪問連接到企業網上，得到企業的最新信息。即使出差工作中遇到了較大的難題，他也能夠將問題和有關參數、數據通過遠程訪問傳遞到企業，企業組織力量快速解決問題後，把結果傳送回出差人員，使得出差人員不必再次往返，既節約了時間，也省去了奔波勞累和旅行費用，提高工作的效率。