清楚註明查閱檔案登記表接待人簽名。年月日單位或住址，姓名身份證號碼電話查閱何年何內容的檔案，查檔要解決什麽問題，全宗號、案卷號調出卷數借出卷數。
查詢檔案登記表檔案轉借或將檔案所涉內容外泄壹切責任由借閱人承擔。借閱檔案要如期歸還借閱期限為壹個星期超過此期限，借閱人要主動辦理續借手續。