按通行的習慣，書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。具體如下：
1、稱呼：也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第壹行頂格寫起，後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關系。有的還可以加上壹定的限定、修飾詞，如“親愛的”等。
2、問候語：最常見放入寫“妳好”、“近來身體是否安康”等，寫在稱呼下壹行，前面空兩格，獨立成段，不可直接接下文，否則，就會違反構段意義單壹的要求，變成多義段了。
3、正文：即寫信人要說的話，是信的主體，可以分為若幹段來書寫。它可以是復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、慰唁，也可以是敘情說理、辯駁論證等。要做到有條有理、層次分明。
4、祝頌語：作為書信的結尾，以最常見的“此致”、“敬禮”為例。“此致”有兩種寫法：壹是緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點；二是在正文之下另起壹行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下壹行，頂格書寫後加上壹個驚嘆號，以表誠意和強度。
5、署名和日期：寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空壹至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關系，如兒×××、父×××、妳的朋友×××等，再下壹行寫日期，有時寫信人還加上自己的所在地。
6、如果忘了寫某事，則可以在日期下空壹行、再空兩格寫上“又附”，再另起行書寫未盡事宜。