所列單位不屬於文件的主要或直接承辦單位，在辦文過程中往往容易被遺漏或處理不當，影響了文件貫徹執行的效果。
抄送的適用範圍主要有以下幾個方面：
1．備案作用。對上級機關來說，便於了解和掌握下級機關的工作情況，統管全局，加強指導，
2．協調作用。有利於與本單位業務相關的單位溝通情況、增進了解、協調工作，避免出臺的政策相互矛盾，或因不通氣而產生誤會，影響文件貫徹落實。
3．告知作用。對被抄送機關而言，通過接收抄送文件知曉發文的意圖，便於了解情況或配合工作
4．執行作用。當本地出現同樣情況或需要時，也應按抄送文件中的規定執行，而不需就同樣內容報請上級單位批準，抄送文件具有作為執行依據的法律效力。