企業資源規劃系統的兩個關鍵組成部分是通用數據庫和模塊化軟件設計。公共數據庫是允許公司的每個部門實時存儲和檢索信息的系統。使用公共數據庫可以使信息更加可靠、易於訪問和共享。此外，模塊化軟件設計是各種各樣的程序，可以在個人的基礎上添加，以提高業務的效率。這通過增加功能、混合和匹配來自不同供應商的程序，並允許公司選擇要實現的模塊來改進業務。這些模塊化軟件設計鏈接到公共數據庫，以便各部門之間的所有信息都可以實時訪問。
概觀
壹些組織——通常是那些擁有足夠的內部IT技能來集成多種軟件產品的組織——選擇只實施ERP系統的壹部分，並開發與其他ERP或獨立系統的外部接口，以滿足其其他應用需求。例如，壹個人可能選擇使用壹個供應商的人力資源管理系統，而使用另壹個供應商的財務系統，並在系統本身之間執行集成。
這在零售行業很常見[需要引用]，即使是中型零售商也會有壹個獨立的銷售點(POS)產品和財務應用程序，然後是壹系列專門的應用程序來處理業務需求，如倉庫管理、員工排班、商品銷售和物流。
理想情況下，企業資源規劃系統提供壹個包含軟件模塊所有數據的單壹數據庫，其中包括:
制造業
工程、物料清單、計劃、能力、工作流管理、質量控制、成本管理、制造流程、制造項目、制造流程
供應鏈管理
庫存、訂單輸入、采購、產品配置器、供應鏈規劃、供應商計劃、貨物檢驗、索賠處理、傭金計算
金融
總帳，現金管理，應付帳款，應收帳款，固定資產
項目
成本核算、計費、時間和費用、活動管理
人力資源
人力資源，工資，培訓，時間和。出勤、登記、福利
客戶關系管理
銷售和營銷、傭金、服務、客戶聯絡和呼叫中心支持
數據倉庫
和員工的各種自助服務界面
企業資源計劃(Enterprise Resource Planning)是壹個術語，最初源自物料需求計劃(MRP)之後的制造資源計劃(MRP II)。[2]當“路由”成為軟件架構的主要部分，公司的能力規劃活動也成為標準軟件活動的壹部分時，MRP就演變成了ERP。[需要引用] ERP系統通常為公司處理制造、物流、分銷、庫存、運輸、發票和會計。企業資源規劃或ERP軟件可以幫助控制許多業務活動，如銷售、營銷、交付、計費、生產、庫存管理、質量管理和人力資源管理。
ERP系統的銷售在1990年代有了很大的增長，因為公司在其遺留系統中面臨著Y2K問題。許多公司抓住了這個機會，用ERP系統取代了他們原有的信息系統。銷售額的快速增長之後是1999的暴跌，當時大多數公司已經實施了他們的Y2K解決方案。[3]
ERP通常被錯誤地稱為後臺辦公系統，表明客戶和公眾沒有直接參與。這與前臺系統形成對比，如直接與客戶打交道的客戶關系管理(CRM)系統，或電子商務系統，如電子商務、電子政務、電子商務和電子金融，或供應商關系管理(SRM)系統。
ERP是跨職能和企業範圍的。運營或生產中涉及的所有職能部門都集成在壹個系統中。除了制造、倉儲、物流和信息技術，還包括會計、人力資源、市場營銷和戰略管理。
ERP II的意思是組件的開放式ERP架構。舊的、單壹的ERP系統變成了面向組件的。[需要引用]
EAS——企業應用程序套件是以前開發的ERP系統的新名稱，它包括(幾乎)所有的業務領域，使用普通的互聯網瀏覽器作為瘦客戶機。[需要引用]
[編輯]之前
在ERP系統概念出現之前，壹個組織內的每個部門都有自己定制的計算機系統並不罕見。例如，人力資源部門、工資部門和財務部門可能都有自己的計算機系統。
典型的困難包括來自潛在不同計算機制造商和系統的數據的集成。例如，人力資源計算機系統(通常稱為HRMS或HRIS)通常會管理員工信息，而工資部門通常會計算和存儲每個員工的工資信息，財務部門通常會存儲組織的財務交易。每個系統都必須使用壹組預定義的公共數據進行集成，這些數據將在每個計算機系統之間傳輸。任何與數據格式或集成時間表的偏離都會導致問題。
[編輯]之後
ERP軟件，除其他外，結合了以前獨立的應用程序的數據。這簡化了在整個企業內保持數據同步，簡化了大型組織內的計算機基礎結構，並標準化和減少了大型組織內所需的軟件專業數量。
最佳實踐
最佳做法也是實施企業資源規劃系統的壹個好處。在實施企業資源規劃系統時，各組織基本上必須在定制軟件或修改其業務流程以實現軟件普通版本提供的"最佳做法"功能之間做出選擇。
通常，最佳實踐的交付更適用於大型組織，尤其是在有IFRS、Sarbanes-Oxley或Basel II等合規要求的情況下，或者在流程是電子資金轉賬等商品的情況下。這是因為捕獲和報告法律或商品內容的過程可以很容易地在ERP軟件中進行編碼，然後可以放心地在具有相同業務需求的多個企業之間進行復制。
如果此類法規遵從性或商品要求不支持業務流程，則可以認為確定和應用最佳實踐實際上會侵蝕競爭優勢，因為與行業中的其他所有人相比，它會使業務同質化。
[編輯]實施
由於ERP軟件系統在企業中的廣泛應用，它們通常很復雜，並且通常會對員工的工作實踐產生重大影響。[需要引用]實施ERP軟件通常不是壹項“內部”技能，因此，如果雇傭專業的ERP實施顧問，即使是較小的項目也更具成本效益。[需要引用]實施ERP系統的時間長短取決於業務的規模、變化的範圍以及客戶對項目的掌控程度。【需要引用】壹個小項目(如員工少於100人的公司)可能在3-9個月內規劃交付；然而，大型、多站點或多國家的實施可能需要數年時間。[需要引用]
為了實施ERP系統，公司通常會尋求ERP供應商或第三方咨詢公司的幫助。這些公司通常提供三個領域的專業服務:咨詢、定制和支持。
數據遷移是決定ERP實施成功與否的最重要活動之壹。由於在遷移之前必須做出許多決定，因此必須進行大量的規劃。不幸的是，數據遷移是ERP實施生產階段之前的最後壹項活動，因此由於時間限制，受到的關註最少。以下是有助於成功實施ERP的數據遷移策略的步驟:[4]
識別要遷移的數據
確定數據遷移的時間
生成數據模板
凍結數據遷移工具
決定與遷移相關的設置
決定數據歸檔
[編輯]流程準備
ERP供應商基於最佳業務實踐，圍繞標準業務流程設計了他們的系統。不同的供應商有不同類型的流程，但它們都是標準的、模塊化的。因此，希望實施ERP系統的公司被迫調整其組織以適應標準化流程，而不是調整ERP包以適應現有流程。[5]在開始實施企業資源規劃系統之前忽視規劃當前的業務流程是企業資源規劃系統項目失敗的壹個主要原因。[6]因此，至關重要的是，各組織在選擇企業資源規劃供應商並開始實施之前，要進行徹底的業務流程分析。這種分析應描繪出所有現有的運作流程，以便能夠選擇壹個標準模塊與已建立的組織最為壹致的企業資源規劃系統供應商。然後可以實施重新設計，以實現進壹步的過程壹致性。研究表明，業務流程不匹配的風險通過以下方式降低:
將每個當前的組織過程與組織的戰略聯系起來；
根據當前相關業務能力分析每個流程的有效性；
了解當前實施的自動化解決方案。[7] [8]
通常歸因於ERP的缺點是重新設計業務流程以適應標準化的ERP模塊會導致競爭優勢的喪失。雖然記錄在案的案例中確實存在這種情況，但其他案例表明，遵循全面的流程準備ERP系統實際上可以增加可持續的競爭優勢。[9][10]
[編輯]配置
配置ERP系統在很大程度上是壹個平衡您希望系統工作的方式和系統讓您工作的方式的問題。首先決定安裝哪些模塊，然後使用配置表調整系統，以盡可能最適合您公司的流程。
模塊——大多數系統都是模塊化的，只是為了實現某些功能的靈活性，而不是其他功能。幾乎所有實施企業系統的公司都采用壹些通用模塊，如財務和會計模塊；然而，有些公司不需要人力資源管理，因此沒有采用。例如，服務公司不太可能需要用於制造的模塊。其他時候，公司不會采用某個模塊，因為他們已經有了自己認為更好的專有系統。壹般來說，選擇的模塊數量越多，集成的好處就越大，但成本、風險和所涉及的變化也會增加。
配置表–配置表使公司能夠根據其選擇的業務方式定制系統的特定方面。例如，壹個組織可以選擇它將采用的存貨核算類型(先進先出或後進先出),或者它是否希望按地理單位、產品線或分銷渠道來確認收入。
那麽，當系統允許的選項不夠好時會發生什麽呢？此時，壹家公司有兩種選擇，這兩種選擇都不理想。它可以重寫企業系統的壹些代碼，或者它可以繼續使用現有的系統，並在它和新的企業系統之間建立接口。這兩種選擇都會增加實施過程的時間和成本。此外，它們會削弱系統的集成優勢。系統的定制化程度越高，供應商和客戶之間的無縫溝通就越不可能。
[編輯]咨詢服務
許多組織沒有足夠的內部技能來實施企業資源規劃項目。這導致許多組織為ERP實施提供咨詢服務。通常，咨詢團隊負責整個ERP實施，包括規劃、培訓、測試、實施和任何定制模塊的交付。定制的例子包括額外的產品培訓；創建流程觸發器和工作流；改善企業如何使用ERP的專家建議；系統優化；以及協助撰寫報告、復雜數據摘錄或實施商業智能。
對於大多數中型公司來說，實施成本從ERP用戶許可證的標價到兩倍於此的價格不等(取決於所需的定制級別)。大公司，尤其是那些有多個站點或國家的公司，在實施上的花費通常比用戶許可證的花費多得多——對於多站點實施來說，多3到5倍是很常見的。[需要引用]
[編輯]定制服務
定制服務涉及改變現成ERP系統工作方式的任何修改或擴展。
定制ERP軟件包可能非常昂貴和復雜。壹些ERP軟件包的設計並不支持定制，因此大多數企業實施嵌入在收購的ERP系統中的最佳實踐。壹些ERP軟件包具有非常通用的功能，因此在大多數實施中都會進行定制。通常還可以通過購買第三方軟件來擴展標準ERP包，以提供額外的功能。
定制工作通常在時間和材料的基礎上作為定制軟件開發來進行。
定制可以進壹步分為:核心系統定制或定制庫中的定制擴展
核心系統定制是指客戶更改軟件供應商的專有代碼。這意味著供應商將不再支持該軟件定制的特定功能，因為代碼將根據客戶需求進行修改。然後，客戶IT部門通常會在內部支持代碼，或者將此工作分包給咨詢機構。
定制擴展是指客戶構建與標準系統並行運行的定制應用程序，即定制擴展應用程序。被擴展但核心代碼不變的模塊仍然受支持，但擴展必須得到客戶IT部門或分包咨詢組織的支持
[編輯]維護和支持服務
維護和支持服務包括監控和管理運行中的企業資源規劃系統。該職能通常由內部IT部門成員提供，但也可能由專業的外部咨詢和服務公司提供。
[編輯]優勢
在沒有ERP系統的情況下，大型制造商可能會發現自己有許多軟件應用程序，這些軟件應用程序相互之間不能通信，也不能有效地連接。需要相互聯系的任務可能包括:
設計工程(如何最好地制造產品)
從接受到完成的訂單跟蹤
從發票到現金收據的收入周期
管理復雜物料清單的相互依賴性
跟蹤采購訂單(訂購了什麽)、庫存收據(到達了什麽)和成本計算(供應商開具了什麽發票)之間的三方匹配
所有這些任務的會計，跟蹤收入，成本和利潤的粒度水平。
在工程細節上改變產品的制造方式，這就是現在產品的制造方式。生效日期可用於控制從舊版本轉換到下壹版本的時間，包括某些成分生效的日期和某些成分停產的日期。部分變更可能包括標識版本號的標簽。
ERP系統中包含了壹些安全功能，可以防範外部犯罪(如工業間諜)和內部犯罪(如挪用公款)。數據篡改場景可能涉及心懷不滿的員工故意將價格修改到盈虧平衡點以下，以試圖搞垮公司或進行其他破壞。企業資源規劃系統通常提供實施內部控制的功能，以防止這種行為。ERP供應商也在朝著與其他類型的信息安全工具更好地集成的方向發展。[11]
不足之處
企業資源規劃系統的問題主要是由於對有關人員，包括實施和測試變革的人員的持續培訓投資不足，以及缺乏保護企業資源規劃系統數據完整性及其使用方式的企業政策。
不足之處
企業資源規劃軟件的定制是有限的。
為適應企業資源規劃系統規定的"行業標準"而重新設計業務流程可能會導致競爭優勢的喪失。
ERP系統可能非常昂貴，這導致了壹種新的“ERP輕型”解決方案
企業資源規劃系統通常被認為過於僵化，難以適應壹些公司的具體工作流程和業務流程，這被認為是其失敗的主要原因之壹。
許多集成的鏈接在其他應用中需要高精度才能有效工作。壹個公司可以達到最低標準，那麽隨著時間的推移，“臟數據”會降低壹些應用程序的可靠性。
壹旦系統建立起來，任何壹個合作夥伴的轉換成本都非常高(降低了公司層面的靈活性和戰略控制)。
公司邊界的模糊會導致責任、職責線和員工士氣方面的問題。
部門間共享敏感內部信息的阻力會降低軟件的有效性。
壹些大型組織可能有多個部門，這些部門具有單獨的、獨立的資源、任務、指揮鏈等，整合到壹個企業中可能產生有限的好處。
與客戶的實際需求相比，該系統可能過於復雜。