首先，避免輸入重復的值
用戶在錄入數據時，由於錄入的數據量較大，可能會出現重復錄入的情況。比如輸入學生姓名做成績報告時，為了防止數據重復輸入，可以設置數據重復輸入時的提示或禁止輸入。
具體步驟如下:選中A2:A9單元格區域，在數據選項卡的數據工具組中單擊數據有效性按鈕，打開數據有效性對話框——選擇設置選項卡，在有效性條件列下將允許條件設置為自定義，在公式列下的文本框中輸入公式=。2 "--點擊"確定"按鈕完成設置。當輸入的名稱重復時，會自動彈出提示框，您可以重新輸入沒有重復的名稱。
註意:公式" = countif (a: a，a2)
其次，在受限單元格中輸入的產品價格必須包含兩位小數。
這個例子記錄了蔬菜的單價信息。為了規範單價的錄入(需要保留兩位小數)，可以使用自定義公式，錄入非兩位小數的數據時會自動彈出提示框。
具體步驟如下:選中B2:B20單元格區域，在數據選項卡的數據工具組中單擊數據有效性按鈕，打開數據有效性對話框——選擇設置選項卡，在有效性條件列下將允許條件設置為自定義，在公式列下的文本框中輸入公式=。當輸入的小數位數不是兩位數時，會自動彈出提示框，可以重新輸入正確的小數位數(兩位小數)。
註:對於公式“=LEFT(RIGHT(B2，3)，1)=”。""，首先用RIGHT函數從B2單元格中的數據右側提取3個字符，然後用LEFT函數從上壹步的結果左側提取1個字符，判斷是否為小數點" "。如果是，則符合條件，否則不符合條件。
第三，限制空格的輸入
手動輸入數據時，往往會有意無意地輸入壹些空格。如果這些數據只是用於查看，有沒有空格無所謂，但是如果用於統計搜索，比如“北京”和“北京”，就會被當成兩個完全不同的對象，此時的空格會給數據分析帶來麻煩。為了規範數據錄入，可以使用數據驗證來限制空格的錄入，壹旦錄入空格就會彈出提示框。
具體步驟如下:選中B3:B13單元格區域，在“數據”選項卡的“數據工具”組中單擊“數據有效性”按鈕，打開“數據有效性”對話框——選擇“設置”選項卡，在“有效性條件”列下將“允許條件”設置為“自定義”，在“公式”列下設置“允許條件”。當輸入文本中間有空格時，會自動彈出提示框，可以重新輸入正確的文本(不包括空格)。
註意:對於公式“=ISERROR(FIND("，B3))”，首先使用FIND函數來查找空格在B3單元格中的位置。如果找到返回位置值，它將返回壹個錯誤值。然後使用ISERROR函數確定該值是否為錯誤值。如果是，則返回TRUE，否則返回FALSE。本例中，當結果為“真”時，表示沒有發現空格，此時允許輸入，否則不允許輸入。
四、限制單元格必須包括指定的內容。
比如壹個產品規格以“OMD”開頭，輸入產品規格時只要不是以“OMD”開頭，就會自動彈出錯誤提示框，並提示如何正確輸入數據。
具體步驟如下:選中“C3:C13”單元格區域，在“數據”選項卡的“數據工具”組中單擊“數據有效性”按鈕，打開“數據有效性”對話框——選擇“設置”選項卡，在“有效性條件”列下將“允許條件”設置為“自定義”，在“公式”列下設置“允許條件”。，C3))-切換到錯誤警告頁簽，在輸入無效數據時顯示以下錯誤警告壹欄下的樣式下拉列表中選擇警告，然後分別設置標題和錯誤信息的內容-點擊確定完成設置。當輸入不正確的產品規格時，會彈出壹個錯誤警告提示框。
註意:ISNUMBER函數用於確定引用的參數或指定單元格中的值是否為數字。SEARCH函數用於返回指定字符串在原始字符串中第壹次出現的位置。Formula "=ISNUMBER(SEARCH("OMD？”)、C3))”用於在C3單元格中查找“OMD”，找到後返回其位置。位置值是數字，所以外部ISNUMBER函數的判斷結果為真(允許輸入)；如果沒有找到，搜索函數返回錯誤值，外部ISNUMBER函數的判斷結果為false(不允許輸入)。