前面講述了如何將Excel制作的工資表抓換為工資條的辦法，但是這些工資條只是適合紙質打印。在提倡環保以及大家都有智能手機的現在，無紙化的工資條就更能與時代合拍。因此，可以要求員工都提供壹個電子郵箱，然後把無紙化的電子工資條直接發給員工。
當然，為減少工作量，能夠群發是最好的。
工資條這種每個人都不壹樣，為了保密，當然不能群發為壹樣，必須是每人只能看到自己的。下面將詳細介紹利用Excel和word的郵件合並功能給員工發放工資條郵件的辦法。當然，該辦法還可以用於工作通知等的郵件群發，都非常實用。
郵件合並的前提：須使用微軟Outlook軟件。其他的如Foxmail是不能實現該功能的。
操作步驟：
第壹步：準備好數據源
建立Excel版的工資表，每個人審核無誤。如圖11-4-1所示。
圖11-4-1 經清理後準備群發的工資表示意圖
註意事項：
1.每個人都要有電子郵箱，且千萬別記錯了，否則就發給別人了！
2.計算工資的Excel表格中通常包含有函數公式等，在準備群發前最好復制粘貼為數字，避免後續出現不可預知的錯誤。
清理後工資表其中包含著必須向員工告知的字段和記錄內容，不必告知的可以刪除。數據源表格可以是Excel表格，也可以是word表格。
第二步：建立群發工資條郵件模板
建立壹個Word文件，文件內容就是以後您發給員工的電子郵件內容。如圖11-4-2所示
圖11-4-2 群發工資條的電子郵件內容Word模板示意圖
註意這個文件就是以後每月發給員工每個人的郵件內容，由於人的不同，所以詳細的數據也不同，這些不同的地方請全部空出來，接下來的步驟就要解決數據填充的問題。
第三步：郵件合並
請保持第二步和第三步的文件是打開狀態，然後執行以下步驟：
1.在Word文件上選擇並單擊郵件→開始郵件合並→郵件合並分步向導(W)…，如圖11-4-3中①圖所示。
圖11-4-3 在Word文檔中進行郵件合並操作示意圖（壹）
2.接上步，在顯示屏右側上部“郵件合並”中，選中“電子郵件”單選按鈕，如圖11-4-3中②圖所示。
3.在右側最下部選中並單擊“→下壹步：開始文檔”，如圖11-4-4中①圖所示。
4.在右側上部“想要如何設置信函？”中選擇“使用當前文檔”，如圖11-4-4中②圖所示。
5.在右側下部選擇“→下壹步：選取收件人”，如圖11-4-4中③圖所示。
6.在右側上部“選取收件人”中選擇“使用現有列表”單選按鈕，如圖11-4-4中④圖所示。
圖11-4-4 在Word文檔中進行郵件合並操作示意圖（二）
7.接上步，在右側中部選中並單擊“瀏覽”選項（如圖11-4-4中④圖所示下部畫框位置），在彈出的“選取數據源”窗口中，找到第二步創建的Excel文件，在彈出的“選擇表格”中選擇有需要群發工資條的“表”（帶有電子郵件的），如圖11-4-5所示。
圖11-4-5 在Word文檔中進行郵件合並操作示意圖（三）
8.接上步，在彈出的“郵件合並收件人”窗口，是所有員工的數據，應該與您的工資表壹致。在每行前面選擇框中會自動選中並出現“√”，代表給該人發郵件；如果不給某人發送郵件，則單擊取消“√”，如圖11-4-6中①圖所示。
9.單擊“確定”按鈕之後，在右側下部選擇“→下壹步：撰寫信函”，如圖11-4-6中②圖所示。
圖11-4-6 在Word文檔中進行郵件合並操作示意圖（四）
10.將鼠標光標移動至Word文件內容中需要插入信息的位置。比如，您需要在“先生/女士”前面插入每個人的姓名，請將放在“姓名”的位置；然後在右側上部“撰寫信函”欄選擇“其他項目”。在彈出的“插入合並域”窗口選擇“姓名”，然後單擊“插入”命令按鈕；最後，單擊“關閉”按鈕。上述操作可以理解為在Excel文檔與Word文檔間建立起“鏈接”關系。如圖11-4-7所示。
此環節需要反復操作多次，將把Word文檔中所有需要“合並”（或者叫鏈接也好）的內容，全部通過“插入”操作，鏈接了Excel表格的內容。切記，每次壹個內容“插入”後需要點擊“關閉”，然後都要把光標移動至需要“插入”的位置再操作。
圖11-4-7 在Word文檔中進行郵件合並操作示意圖（五）
Word文檔中“插入”相關內容，都會顯示帶書名號的項目名稱。
11.把所有需要“插入”的項目都插入後，在右側下部選擇“→下壹步：預覽電子郵件”，此時Word文件就出現了您工資表中第壹個人的名字和工資信息了（默認）。如果需要查看其他人的情況，可以右側的上部單擊“<”或“>”符號，可以前向或向後查看其他人的內容是否正確。如圖11-4-8所示。
圖11-4-8 在Word文檔中進行郵件合並操作示意圖（六）
註意如果類似於“稅後工資”在Excel中顯示是“12345.78”，但是在Word中顯示是“12345.7800000001”，請在第二步建立的Excel文件中的此列進行設置：右擊選中此列，選擇“設置單元格格式”命令選項，在彈出的窗口中選擇“貨幣”，就可以解決了。保存該文件，重新操作以上步驟。
12.如果沒有問題，就可以繼續進行下壹步了，請選擇並單擊右側下部“→下壹步：完成合並”。如圖11-4-9中①圖所示。
13.右側上部選擇並單擊“電子郵件”，會彈出“合並到電子郵件”對話框。如圖11-4-9中②圖所示。
14.請在“收件人”欄單擊右側的下拉按鈕，從下拉列表中選擇“郵件（也就是Excel表格中儲存有郵件地址的那壹列）”；在“主體行(S)”中手動輸入，比如“20xx年xx月工資明細”，如圖11-4-9中③圖所示。
最後，單擊“確定”按鈕，這時，郵件將陸續發送到收件人的郵箱中。
圖11-4-9 在Word文檔中進行郵件合並操作示意圖（七）
建議：為了確保郵件正確無誤地發送到當事人手中，在第壹次使用該功能時先發送不帶具體工資數據的測試郵件，並在郵件中註明該郵件是測試用的，並請對方回復確認姓名與本人是否相符，避免出現“張冠李戴”的情況。
擴展應用其實，該功能還可用於發送各種通知、對賬函等。