IP PBX電話交換機系統實現計算機網與電話交換機的功能合壹，在二十壹世紀的通信業中起著重要的作用。IP PBX網絡系統內各電話終端采用IP方式進行數據通信，不僅能進行通話，還能實現文本、數據、圖像的傳輸，將電話網和計算機網統壹成壹個整體，實現局域網內的電子辦公。特別是在遠距離協作商務、電子辦公中將會充分發揮其強大的資源優勢，為商業合作、工作重組帶來便捷。IP PBX局域網內的控制中心可根據局內外的具體情況，對計算機網絡、電話網絡進行有效地管理，達到資源***享。不同地區的IP PBX網間借助Internet網，可實現遠距離通信、電子辦公和電子商務。 傳統的PBX利用電路交換的原理來實現集團電話的功能，而IP PBX則使用了TCP/IP協議，利用包交換的原理，在以太網上實現了相同的功能。圖1顯示了壹個典型的IP PBX應用環境拓撲圖，其中IP PBX套件包含了壹個集中控制臺軟件、壹個支持H.323協議的PSTN網關和多個以太網電話，以及可選的反向網關（Reverse Gateway）。控制臺軟件是IP PBX的核心部分，它可以配置電話的分機號碼（Extension Number）、功能按鈕以及通話管理和路由策略；PSTN網關用來實現IP網絡和傳統電路交換電話網的通信，完成異種網絡的電話呼入和呼出；反向網關用來為傳統的模擬電話和傳真機服務。
當用戶拿起電話呼叫另壹方時，系統自動將撥號字串和命令傳向控制臺軟件，由它來定位被叫方的地址並受理呼叫申請。壹旦呼叫建立起來，後續的語音流量就可以直接在主叫和被叫間傳輸，不必再經過控制臺，有效地減少了時延。
在網絡中的H.323客戶端（如Netmeeting用戶）同樣可以和其它電話進行通話，在建立連接前，它需要撥打對方的分機號碼，到達控制臺後再建立連接。若對方占線，可以回傳壹個忙音信號或者直接把呼叫轉移到被叫方的語音信箱，具體得看對方的設置情況。
IP PBX還可仿真電路交換，從IP網絡中撥打電話到傳統的電話網絡之中。
最初的交換機叫人工交換機，是由話務員來完成用戶之間的連接。