1、稱呼收件人
我們除了要寫明稱呼（例如 Dear Mr. Zhang）之外，也要緊記在[TO]壹欄填上收信人的名字及郵件地址。這壹方面是基本禮貌，而且有些電子郵件過濾軟件會將在TO、CC或BCC幾欄中沒有填寫收信人電子郵件地址的信當成垃圾郵件處理掉。
2、KISS（Keep It Simple and Stupid）
我們對顧客的特性有兩個很常用的描述，壹是[顧客永遠是對的]，還有就是[顧客永遠是蠢的]。因此我們應把郵件內容整理得盡量易懂而直接。將內容清楚分段，再配合小標題，用戶就易於閱讀及理解。不妨將長篇大論的產品資料分拆成簡單易看的bullet points（要點）。
3、方法和拼字
顯得專業，就要在文法拼字方面下點功夫。不論中、英文都要註重文法。否則即使讀者讀了壹次妳的電子郵件，下次也會放棄。此外拼字也十分重要。有不少Spammer都喜歡故意拼錯字 來避開Spam filter （垃圾郵件過濾器）。如將offer拼成0ffer。以數字[0]代替英文字母[O]。甚至在壹些spam keyword 上遺漏壹兩個字母。當然，文法與錯字的問題本身就給人極差的觀感。因此若妳要制作專業的電子郵件，就不要錯了。
4、不要傳送附件
不要傳送附件，電子郵件病毒爆發是接二連三地發生。因此讀者壹般都提高了警覺，不易打開附件，因此請將妳要發的內容全放在電子郵件之內，以免被誤會是惡意郵件。
5、不要要求用戶下載文檔
和第四點的原理相同，偽造電子郵件和網站實在太多了，盡量不應請收件者下載檔案。如果真的想讀者下載檔案，就請他們跳轉到貴公司的網站吧。
6、免用簡寫
有時我們會用簡寫來代表壹些行內術語，但我們不要期望讀者壹定會明白，尤其是蠢的顧客。所以還是避免為妙。即使要用，也要在後面加入全寫。
7、提供公司的聯系方式
雖然收件者很少會直接聯系發送郵件的公司，但此舉有助澄清這封郵件不是垃圾郵件，也不是來自偽冒網站的。因此，提供聯絡方法，如電子郵件、電話號碼與傳真號碼等。可給收件者留下壹個正面的印象。
8、 將newsletter放到互聯網
每次發送壹份Email Newsletter之前，先把它放到自己公司的網站上。壹方面，讓讀者得知那份資訊絕無虛假。另壹方面，也方便用戶瀏覽以往每壹期的內容。事實上，如果這些定期資訊做得好，可以成為公司網站的寶貴內容；吸引讀者進入瀏覽，從而刺激他們留意公司的或產品。
9、發送切忌頻繁。
對於大多數的公司，壹個月發送壹到兩次是最合理的。
10、選擇幹凈設計
壹定要有足夠的白色空間，以便瀏覽者容易留意到妳郵件的每個元素。還有壹個設計提示：如果妳的郵件由過多圖片組成，人們第壹感覺會先留意到旁邊的白色區域，而不是妳的郵件主體。正確的郵件設計是簡潔的文字加以適當的圖片。
11、廣告巧妙構思
最好的郵件信息是對讀者有用的。例如，壹個銷售飾品的，可以提供壹個季節性的潮流風格指南;壹家企業軟件公司可以發送壹些提高辦公效率的技巧。
12、配合其他媒體
郵件是壹個很好吸引流量到妳的博客或社交媒體上的方式。妳只需要在郵件上發布妳的信息摘要，然後連接到有完整內容的博客或社交媒體上就足夠了。
13、感興趣的主題
人們需要足夠的刺激才能引起興趣，就跟顧客在網站註冊壹 樣，沒有足夠的興趣，只能換來關閉或者刪除的結果。所以，在郵件標題或者摘要（QQ郵件提示會有），務必要壹針見血的說明妳的郵件對我有什麽好處，人們只關心有沒有iphone4可以抽獎，而不會理會妳公司的經營狀況。
14、挖掘客戶所好
為了挖掘潛在客戶的興趣，妳需要了解的不僅僅是他們的郵箱地址。首先妳需要做壹個興趣調查。註意問卷的問題不要太多，否則用戶是不大可能幫妳完成 的。最好就是他們在網站註冊後幾天發送壹個調查郵件，詢問他們的職業和興趣愛好。個人建議每年進行壹次類似這樣的調查，以便獲得用戶最新情況。
有些公司的郵件裏還會提供follow按鈕，和分享按鈕，以便用戶收藏或者分享信息到自己的社交媒體上。