寫作是人際交往的基本手段之壹。掌握各種公文的標準格式和寫作要求，明確文字的語言表達和用詞，能很好地溝通感情、傳遞信息、溝通和聯系事物。
所謂文件，是指以文字為手段形成的各種文字材料。可分為壹般私人公文和工作類公文。
書信是人們生活中最常見、最古老的交流方式。掌握信函的格式和要求，有助於充分發揮信函的功能。
信函及格式:信函由標題、正文、敬語、簽名、時間四部分組成。
標題:應該寫在第壹行的上方，後面加冒號表示尊重。稱謂要尊重有序、禮貌待人的原則，選擇恰當的稱謂。
正文:正文是信函的主體。可以根據不同的對象和內容，靈活采用不同的寫法和風格。
1，問候。問候應該單獨成行，以示禮貌。有“妳好”“近好”“假期好”。
2.詢問對方目前的情況，談論與對方相關的情況，以示重視和關心。
3.回答對方的問題或者談談自己的事情和打算。
4.簡要寫下妳的希望、願望或重新聯系。
禮貌用語:寫信人在信末表達祝願和安慰的用語。在文末立即使用“從這裏開始，贊美並祝願壹切順利”這樣的詞語。下壹行用“敬禮，西安，安康”來呼應前面的話。
簽名和時間:在信的末尾，寫上寫信人的名字和寫信的日期。簽名應寫在敬語後另壹行的右側。壹般寫給領導或不熟悉的人，要署名全稱，以示莊重嚴肅；如果給親戚朋友寫信，只能寫名，不能寫姓；簽名後可酌情加上印心的話，如對長輩“奉敬”，對同輩“誠心開導敬奉”，對晚輩“言傳身教”。
信封:信封上要依次寫上收件人的郵政編碼、地址、姓名和寄件人的地址、姓名、郵政編碼。
信封左上方的方框內要填寫郵政編碼，收件人的地址要寫得詳細工整。向機關、團體、單位寄信時，應先寫地址，再寫單位名稱。收信人的名字應該用稍微大壹點的字體寫在信封的中間。在名字後面寫上“同誌、先生、女士”的稱謂，再加上“受、悟、學”的字樣。
信封右下方要寫寄件人的地址和姓名，盡量寫詳細。最後，填寫寄件人的郵政編碼。