傳統的手工辦公方式已經無法滿足現代辦公的需求，收發文管理系統作為提高工作效率、規範辦公制度，增強辦公的透明性，實現信息、文檔資源的統壹管理，方便領導決策，逐步實現無紙化辦公的重要工具，越來越受到人們的重視。
我們選擇B/S三層結構，後臺數據庫采用SQL Server，WEB服務器運行微軟的IIS，以ASP(Active Server Pages)作為開發工具，客戶端用IE瀏覽器。
B/S模式體系結構概述
B/S模式是指在TCP/IP的支持下，以HTTP為傳輸協議，客戶端通過Browser訪問Web服務器以及與之相連的後臺數據庫的技術及體系結構。它由瀏覽器、Web服務器、應用服務器和數據庫服務器組成（圖1）。B/S模式突破了傳統的文件***享及C/S模式的限制，實現了更大程度的信息***享，任何用戶只要通過瀏覽器即可訪問數據庫，從而克服了時間和空間的限制。
B/S模式的工作原理是：客戶端的瀏覽器通過URL訪問Web服務器，Web服務器請求數據庫服務器，並將獲得的結果以HTML形式返回客戶端瀏覽器。
功能模塊
基於收發文檔壹體化的實現機制，可將系統分為如下幾個子模塊。
（1） 系統管理
作為系統管理員，他可以對整個系統進行維護，包括人員維護、科室維護、模塊維護、人員職能維護、人員職務維護、用戶權限維護、用戶口令維護、系統配置項的維護另外還可以對全局公告欄的類別進行維護。
（2） 發文管理
發文管理是壹個單位對具有約束能力文件形成過程的壹種管理。如執行發文擬稿、核稿、會審、會簽、簽發、文書打印、批閱流轉、歸檔等管理工作。文件送閱和批復完全在計算機網絡上完成，所有的工作流程可以由用戶自定義，所有的送交批閱痕跡，修改痕跡，操作時間和操作人都被詳細保留。同時，對發文系統還提供全文檢索、條件檢索等功能。
它主要的用於像公司規章制度的形成、檔案室制度的形成、財務室制度的形成、幹部任免文件的形成、職工獎罰規定的形成、庫存管理制度的形成、安全生產制度的形成、及其它對所有人都具有約束性的文件的形成過程。
圖(2)是整個發文的流程圖，用戶可以根據需要選擇其中的某些步驟來完成發文的管理。
圖2
（3） 收文管理
收文管理主要對外來公文進行登記和處理。主要用於登記像稅務局發來的文件、公安部門發來的文件、總公司發來的文件行業主管部門來文的處理過程、協作單位發來的文件處理過程、兄弟單位發來的文件處理過程、及其它外來的公文文件的處理過程。
主要的處理過程有：收文登記、主任擬辦、領導批示、處室承辦、傳閱、送交歸檔等功能。在領導批辦界面可以將文件送往更高壹級的領導進行審批，到底由哪些處室承辦，送交給哪些處室由最高領導決定。管理人員可以通過“收文查詢操作”對收文處理全過程進行跟蹤與監督。
對辦理完畢的收文系統還提供全文檢索、條件檢索、統計等功能。
圖(3)是整個收文的流程圖，用戶可以根據需要選擇其中的某些步驟來完成收文的管理。
圖3
（4） 檔案管理
對本部門或其它部門發送的文件進行接收，然後將文件進行組卷（將文件組入某壹案卷中）、移卷（將某案卷中的文件移動至其它案卷）、移出（將某案卷中的文件移出案卷）。對於未立卷的收發文文件，可以組卷。對於檔案可以進行封卷，拆卷，銷毀案卷，對封卷的案卷或未封卷的案卷都可以進行借閱和查詢管理，您可以在此進行檔案的借閱、歸還。還可以對檔案的閱讀權限進行有效地分配管理。
相關的實現技術
1、典型數據表的設計
在收發文管理系統中，任意收文或發文文件都對應壹個默認流程（事先已經定義好了），文件按照流程中指定的步驟逐次向下流轉。以某收文流程為例有：收文登記—〉主任擬辦—〉領導批辦—〉處室承辦—〉送交歸檔。為了對文件進行實時跟蹤，及時監督它的流向進程或者考察在某些階段處理的詳細情況，這就要求我們提供兩個重要的數據表，在本系統中為數據表gw_mrlc和數據表gw_cllc。
其中，gw_mrlc（wdlx,lcmc,ry,xh,clm,clr）記錄了系統中用到的各默認流程的信息。Wdlx指文檔類型，收文或者發文；lcmc指流程名稱；ry指定義該默認流程的人員；xh對應默認流程中各步驟的順序號，它有大小之分，小的則表示步驟在前，系統將先執行；clm對應默認流程中各步驟的名稱；clr對應默認流程中各步驟的處理人員。
Gw_mrlc僅是記錄了各流程的信息，還需要gw_cllc（lxh,lcmc,xh,clr,jbrq,clrq,clyj,zt,wjm）來跟蹤文件在流程中的執行狀況。對於任意收發文文件在系統中都會有各自唯壹的流程與之壹壹對應，lxh則記錄了該流程的序列號；lcmc,xh,clr同上所定義；jbrq,clrq,clyj,zt,wjm都是針對該流程中順序號為xh的各個處理步驟而言，jbrq指上壹個步驟處理完畢提交過來時的日期；clrq指當前步驟處理完畢時的日期；clyj指當前步驟的處理意見；zt指當前步驟的處理狀態，已經處理還是尚未處理，以方便文件的實時跟蹤；wjm則記錄了文件的正文內容和在流轉過程中文件的修改痕跡，具體的可以通過文件上傳功能來實現。
2、使用Session進行登錄驗證
ASP代碼使用表單實現交互，而相應的內容會反映在瀏覽器的地址欄中，如果不采用適當的安全措施，只要記下這些內容，就可以繞過驗證直接進入某壹頁面。例如在瀏覽器中敲入“...xx.asp?flag=1”，即可不經過表單頁面直接進入滿足“flag=1”條件的頁面。
為防止未經註冊的用戶繞過註冊界面直接進入應用系統，我們采用Session對象進行註冊驗證。例如，我們制作了下面的註冊頁面。
<%’讀取用戶登錄的信息
Luser=ltrim(Request("User"))
Lpass=Request("Pass")
’檢驗帳號和密碼是否正確
if Luser=rs(“userid”) and Lpass= rs(“password”) then
Session("sysuser")=Luser ’使用Session對象進行用戶登錄驗證
…
else
response.write “您的輸入不正確！”
response.end
end if
%>
在應用系統的其他WEB頁，首先要進行Session對象的驗證。如果妳未通過用戶登錄界面，那麽Session("sysuser")就為空值，妳將無法使用系統提供的任何功能，除非妳是合法用戶才可，這樣就在壹定程度上保證了系統的安全性。其驗證代碼如下：
<%
if session("sysuser ")="" then
response.write("對不起，妳還沒有<a href='../login.asp' target='_top'>登錄</a>。")
else
…
end if
%>
3、對ASP頁面進行加密
為有效的防止ASP源代碼泄露，可以對ASP頁面進行加密。我們曾采用兩種方法對ASP頁面進行加密。壹是使用組件技術將編程邏輯封裝入DLL之中；二是使用微軟的ScriptEncoder對ASP頁面進行加密。使用組件技術存在的主要問題是每段代碼均需組件化，操作比較繁瑣，工作量較大，而使用Encoder對ASP頁進行加密，操作簡單，收效良好。
ScriptEncoder的運行程序是SCRENC.EXE，使用方法是：
SCRENC [/s][/f][/xl][/ldefLanguage][/edefExtention]inputfile outputfile
其中：/s是屏蔽屏幕輸出；/f指定輸出文件是否覆蓋同名輸入文件；/xl指是否在.asp文件的頂部添加@Language指令；/ldefLanguage指定缺省的腳本語言；/edefExtention指定待加密文件的擴展名。
4、存儲過程的使用
使用存儲過程不僅可以提高查詢速度，而且可以保證事務的完整性。在該系統中，每個文件對應唯壹的流水號，當有新的文件要入庫時流水號就會自動加壹。由於所有的用戶都在網上，那麽兩個文件同時入庫的情況就有可能發生，為了保證流水號的唯壹性，就要求“取流水號”和“流水號加壹”作為壹個事務來完成。ASP調用存儲過程比調用SQL語句要復雜壹些，必須用ADO組件中的命令對象，步驟如下：
創建壹個ADO命令對象，把Commandtext屬性為存儲過程名，Commandtype屬性為4，表示該命令是調用存儲過程為命令對象創建參數。
用“命令對象.CreateParameter(參數名稱，類型，方向，長度)”命令創建對應與存儲過程的輸人、輸出參數。
用“命令對象.Parameters(參數名稱).Value=參數值”命令給輸人參數賦值。
用“命令對象.Parameters.Append參數名稱”命令將各個參數加入到命令對象的參數集合中。
“命令對象.Execute”執行存儲過程。
“變量名=命令對象.Parameters(輸出參數名稱).Value”得到輸出參數值。
結束語
基於B/S模式開發的收發文管理系統的實現，無疑會使傳統的以手工為主的辦公方式和辦公手段，向科學化、規範化、高效化和信息化轉變。可以預計，隨著辦公信息量的增加和信息化程度的提高，電子辦公將是未來辦公的發展方向。