1、打開程序菜單，通過鍵盤敲入表號或用戶號"1001"，有關當前電表的所有信息都體現了出來，包括用戶、上月電量、當前電量、已抄未抄等結果。考慮到抄表環境明暗對比、距離遠近、抄表人員讀取電表號的不便利等因素。抄表機在提供了鍵盤錄入式的查詢定位外，還提供了激光識讀條碼的查詢方式；這種方式需要在電能表上粘貼壹定長度的條碼，條碼信息主要為表號、用戶號等字符、數字類的內容，抄表人員在電表前，只需要進行對條碼的簡單按鍵掃描操作，便可以將該條碼內含信息（如"1001"）所對應的客戶信息（如"張三"）從TP900數據庫中調出來，完成初步的電表定位操作。
通過鍵盤式、條碼式這兩種定位查詢方式，減少了抄表人員對卡式信息的搜尋、確認的過程，大大減輕了抄表人員的工作強度，並且查詢速度提高數十倍。
2.、設備檢查
查詢定位之後，進行設備狀況檢查，包括對電能表、集中器等設備的檢查。當設備存在異常狀況的時候，如"表壞"、"報停"等情況發生，則需在相應的用戶表卡上登記，以便維修。抄表機提供了相應的設備故障的登記程序，設備的異常可以存入到機器的Flash中，當信息傳輸到用電管理系統端時，可在PC機的屏幕上清楚的顯示出來。
3、 抄表
當設備不存在異常狀況時，抄表人員才抄寫電表或集中器上當月的用戶電量。傳統手工填卡方式因抄表人員需要帶著沈重的抄表卡、抄表簿，攜帶、填寫不方便，加之筆誤或字跡的潦草而容易使內勤人員的錄入與實際不符；
當采用抄表機後，抄表工打開抄表機中的抄表系統，便可錄取正常運行設備（電能表、集中器）上的當月用戶電量，同時進行數據異常判斷。抄表機的重量壹般僅有100多克，大大降低了使用中的疲勞感。超大屏幕可顯示10行10列漢字，20行20列字符。柔和的顯示屏背光以及鍵盤背景光可以滿足在昏暗的環境中輕松操作；
抄表機能夠對當前抄表狀態（如時間）進行記錄，為判斷是否存在估抄、漏抄提供了依據；
獨有的現場保護功能，使抄表人員可隨時關機以節省功耗；下次開機後，可以直接進入本次關機時候的應用界面，即在關機現場連續運行，從而大大提高了應用效率和操作的便利性。
4、 數據傳輸
當抄表工抄錄數據完畢，將抄表機送回微機室，由數據管理人員將抄表機中的數據通過數據線或其它方式傳送給工作站處理，並將處理後的數據發送到服務器數據庫中備份。由後臺MIS管理系統進行下壹步的電量統計、分析、打印報表等工作；
抄表機與工作站之間的數據通訊，用戶普遍采用USB數據線或RS232串行方式。操作員只很簡單的操作就可以將數據上傳到微機中。
5、 抄表器在紅外抄表方面的應用：
隨著多功能電表和多費率電價在電力行業的普及，抄表機在電力營銷業務中發揮著越來越重要的作用。特別是紅外通信技術在抄表機中的應用，使用效果是非常明顯：
1）．紅外通信技術在多功能電表中使用，具有操作簡便、可靠性高等優點。抄表機的紅外接口可以方便地和多功能電表之間進行通信，實現電表和抄表機之間抄表、編程、校時、數據管理等功能，在抄表時只需將抄表機紅外口對準電表，按下抄表鍵，即可進行紅外抄收，大大降低了抄表人員的勞動強度，提高了工作效率，優化了工作流程。
2）．抄表機的紅外通信技術還非常有利於戶外數據的采集，對壹些不利於太近距離采集的電表，抄表人員不再需要借助其他工具就可以讀取數據，加快了抄表速度，提高了工作效率，保證了人員安全。
3）．抄表機的紅外通信功能可以很好地處理多功能多費率電表分時電價問題。由於多功能多費率電表是對不同時段的電量進行采集和記錄，並多屏輪顯，使得傳統的手工抄表出現許多問題，如等待時間過長，而且容易讀錯等；另外許多多功能電表能不僅可以實現電量計量的功能，還可以記錄斷電數據和斷電時間等數據，在抄表時可將這些數據抄錄下來，綜合利用，可以快速發現偷漏電和斷相失壓等用電故障，有效降低線損提高經濟效益，提高管理水平。
4）．抄表機獨立的時鐘電路設計，使抄表機的時鐘非常準確，可以廣泛應用於紅外分時電表的校時。
5）．可以徹底解決現場抄表到位率的問題，由於紅外抄表固有的技術特性，抄表人員必須到現場才能將用戶的電表數據抄錄到抄表機中，從而保證了抄表人員100%的現場抄表到位率。
6）．徹底杜絕了“人情電”“估抄電”的現象，使用紅外抄表技術後，抄表數據自動采集到抄表機中，不需要人工輸入，同時也不允許人為的修改，保證了用戶數據的及時性和準確性，從而杜絕了“人情電”“估抄電”的情況出現。