1、 用好的結構化和自然語言編寫文本型文檔；
2、 建立圖形化模型，這些模型可以描繪轉換過程、系統狀態、和它們之間的變化、數據關系、邏輯流或對象類和他們的關系；
3、 編寫形式化規格說明，這可以通過使用數學上精確的形式化邏輯語言來定義需求。
多種編寫方法可在同壹個文檔使用，根據需要選擇，或互為補充，以能夠把需求說明白為目的。
B、應有成果
1、 各業務手工辦理流程文字說明；
2、 各業務手工辦理流程圖；
3、 各業務手工辦理各環節輸入輸出表單、數據來源；
4、 目標軟件系統功能劃分（示意圖及文字說明）；
5、 目標軟件系統中各業務辦理流程文字說明；
6、 目標軟件系統中各業務辦理流程圖（模型）；
7、 目標軟件系統中各業務辦理各環節數據、數據采集方式、數據間的內在聯系分析。
8、 目標軟件系統用戶界面圖、各式系統邏輯模型圖及說明
C、文檔工具推薦
1、 調研結果《需求分析說明書》格式參照開發文檔模板；
2、 單位組織結構圖、功能模塊分解圖用VISIO繪制，或直接用WORD中的畫圖工具；
3、 業務流程圖用VISIO中的FLOWCHART模板繪制；
4、 系統邏輯模型使用ROSE繪制活用VISIO中的UML模板繪制；
5、 軟件用戶界面用VISIO中的WIN95 USER INTERFACE模板繪制；
6、 數據物理模型用POWERDESINER繪制；
D、需求文檔編寫原則
1、 句子簡短完整，具有正確的語法、拼寫和標點；
2、 使用的術語與詞匯表中所定義的壹致；
3、 需求陳述應該有壹致的樣式，例如“系統必須..”或者“用戶必須..”，並緊跟壹個行為動作和可觀察的結果。；
4、 避免使用模糊、主觀的術語，減少不確定性，如“界面友好、操作方便”；
5、 避免使用比較性詞語，如“提高”，應定量說明提高程度