歸檔文件應逐件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前面，附件在後面；原件在前面，復印件在後面；轉發的文字在前，轉發的文字在後；當通信和回復被視為壹體時，回復在前，通信在後。
5.2分類
歸檔文件可按年份-機構(問題)-保管期限或保管期限-年份-機構(問題)等方法分類。同壹宗族應保持分類方案的穩定性。
5.2.1年度分類
將文件按年度分類。
5.2.2按儲存期分類
根據指定的保存期限對文件進行分類。
5.2.3按機構分類(問題)
將文檔按其形成或組織(問題)進行分類(此項可根據情況選擇)。
5.3安排
應根據主題的時間和重要性，將歸檔文件排列在分類方案的最低類別中。會議文件、統計報表等成套文件可以集中整理。
5.4編號
歸檔文件應按分類方案和排列順序逐壹編號，並在文件首頁上方空白處加蓋歸檔印章，填寫相關內容。歸檔章提供有必要的項目，例如族號、年份、儲存期、零件號等。，並可設置機構(問題)等可選項目(見圖A1。圖中“*”列是可選的，未選中時無需設置。下同)
5.4.1族號:檔案館為歸檔單位編制的代號。
5.4.2年；文件形成的年份應標有四個阿拉伯數字，如1978。
5.4.3保存期:歸檔文件保存期的簡稱或代碼。
5.4.4零件號:文件的順序號。
件號包括室件號和館件號，分別在歸檔文件和檔案移交圖書館時編制。房間編制的編制方法是:在分類方案的最低類別內，按文件排列順序從“1”開始標記。根據入庫要求標註庫的零件號。
5.4.5機構(問題):作為分類方案類別的機構(問題)名稱或規範化簡稱。
5.5編目
歸檔文件應按分類方案和房號順序編制。
5.5.1歸檔文件應逐壹編目。當來文和答復被視為壹體時，只對答復進行分類。零件號、負責人、文件號、標題、日期、頁數、備註等項目。存檔文件目錄的(見圖A2)。
5.5.1.1零件號:填寫房間零件號。
5.5.1.2負責人:簽發文件的組織或個人，即文件的簽發機關或簽發人。
5.5.1.3單據號:單據號。
5.5.1.4標題:文件標題。如果沒有標題或者標題不規範，可以自己做標題，加“[]”。
5.5.1.5日期:文件形成時間，用8位阿拉伯數字標註，如1990909。
5.5.1.6頁:每個歸檔文件的頁數。文檔中圖文並茂的頁面為壹頁。
5.5.1.7備註:註釋文件中需要說明的信息。
5.5.2歸檔文件目錄的紙張幅面尺寸采用國際標準A？4型(長×寬297mm×210mm)。
5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊，並編制封面。可以根據需要設置檔案目錄封面的名稱、年份、保管期限、機構(問題)等項目(見圖A3)。其中，全案名稱為立案單位名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。
5.6拳擊
將歸檔文件按房號順序放入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊和參考表項目。
5.6.1文件箱
5.6.1.1檔案盒的封面應標明所有案件的名稱。文件盒整體尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可設置為20mm、30mm、40mm等。根據需要(見圖A4a)。
5.6.1.2文件箱應根據擺放方式的不同，提供全族編號、年份、保管期限、起止部位編號、箱號等必備項目，並可提供機構等選項(見圖A4b、圖A4c)。開始和結束的零件號應填入盒子中第壹個文件和最後壹個文件的零件號，中間用“-”號。箱號是檔案箱的順序號，是在檔案移交圖書館時，根據入館要求編制的。
5.6.1.3文件盒應由無酸紙制成。
5.6.2制備形式
參考表放在箱內文件之後，項目包括箱內文件的說明、組織者、檢查者和日期。
5.6.2.1箱內文件說明:填寫箱內文件的缺陷、修改、補充、刪除、銷毀等信息。
5.6.2.2組織者:負責組織歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3檢查員:負責檢查歸檔文件質量的人員姓名。
5.6.2.4日期:歸檔文件完成的日期。