公文，全稱公文，是指行政機關、社會團體、企事業單位在行政活動或辦理公務過程中產生的，按照嚴格、法定的有效程序和規範的格式，具有傳遞信息和記錄作用的載體。什麽是公文？從古至今，壹直有許多定義，眾說紛紜。據其所知，公文是公務活動的產物和工具，是政府撰寫的文章，是公務中使用的物品。換句話說，公文是在處理各種國家機關、社會團體、企事業單位的公務活動中具有特定效率和廣泛用途的文件，可以超越時間和空間的限制，為國家管理提供必要的信息。公文處理是圍繞公文的形成和生效的壹個整體過程，涉及各級國家機關和社會組織的各類人員。理解公文的特點和內涵是寫好公文的前提。廣義的公文參考範圍包括各種文件、電報、報表、會議文件、調查材料、記錄、登記簿等。機關、團體、企業、事業單位。狹義公文的參照範圍包括壹般公文和特殊公文。
特性
第壹，公文制作人是依法成立的組織。二是公文具有特定效力，用於處理公務；公文具有行政機關賦予的特定效率和影響力。第三，公文有規範的結構和格式，各類公文都有明確規定的格式，而不是像私人公文那樣主要依靠各種“既定”格式。公文區別於其他文章的主要特征是，公文是具有法律效力、格式規範的文件。公文又稱公文，是在社會活動中直接形成和使用的具有規範樣式和法律效力的信息記錄。它們與書籍、信息、資料等事物的人格差異有:①合法作者發行；(二)具有法定的實際執行效力；(三)具有規範的姿勢；(4)履行法定程序。
功能
第壹，領導和引導。第二，行為和規範的作用。第三，宣傳教育的作用。第四，接觸和知識的作用。第五，憑證的依據和作用。
秘密等級
按照密級分類，公文可分為絕密公文(絕密公文)、機密公文(機密公文)、秘密公文(秘密公文)、內部公文(內部編)、國內公文(國內文)和公開公文(公開文)。絕密文件是指內容涉及最重要的國家秘密，泄露後會對國家安全和利益造成特別嚴重損害的公文。機密文件是指內容涉及國家重要秘密，公開後會嚴重損害國家安全和利益的公文。秘密文件是指內容涉及壹般國家秘密，公開後會損害國家安全和利益的公文。內部部分是指內容不涉及國家秘密，但不適宜公開，只在政府機關和單位內部運作的公文。國內文件是指內容不涉及國家秘密，但不對外發布，只在國內公開發布的公文。公文是指內容不涉及國家秘密，可以直接向國內外公眾發布的公文。
種類
2001實施的《國家行政機關公文處理辦法》對“公文”的種類規定如下:第九條行政機關公文的種類主要包括:
(壹)命令(令)適用於根據有關法律發布行政法規和規章；宣布實施重大行政強制措施；獎勵相關單位和人員。
(二)決定適用於對重要事項或者重大行動作出部署，對有關單位和人員進行獎懲，改變或者撤銷下級機關作出的不適當的決定。
(三)公告適用於國內外重大事項或法律事項的公告。
(四)公告適用於社會各有關方面應當遵守或知曉的事項的公告。
(五)本通知適用於下級機關公文的審批和轉發，上級機關和不隸屬機關公文的轉發，下級機關需要辦理的事項的傳達，有關單位需要知曉或者執行的事項的傳達，人員的任免。
(六)通報適用於表彰先進、批評錯誤和傳達重要精神或情況。
(七)議案適用於各級人民政府依照法定程序提請同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會審議的議案。
(八)報告適用於向上級機關匯報工作，反映情況，回答上級機關的詢問。
(9)請示適用於向上級機關請示和批準。
(十)答復適用於對下級機關請求的答復。
(十壹)意見書適用於對重要問題提出意見和解決方案。
(十二)函件適用於無隸屬關系的機關之間的協商工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
(十三)會議紀要適用於記錄和傳達會議情況和議定事項。
國家行政機關公文格式
本標準根據國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定，修訂為GB/T 9704-1988。本標準相對於GB/T 9704-1988修訂如下:
(1)將原標準名稱《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》；
(2)刪除原標準中的引言；
(3)刪除原標準中壹些與公文格式無關的敘述性說明；
(4)公文用紙幅面尺寸有較大調整，用紙類型采用國際標準A4紙；刪除國內16格式紙的相應描述；
(5)公文用紙頁邊尺寸有較大調整；
(6)未設置標識字段，但按照前綴、正文、版次三部分要素依次對文檔進行說明；
(7)增加了公文用紙的主要技術指標；
(8)印刷和裝訂需求增加；
(9)增加了每頁的文字行數和字數，以及各種元素標識的字體和字號；
(10)新增主要公文樣式。
本標準使用的術語與《國家行政機關公文處理辦法》壹致。
本標準是第壹次修訂。
本標準由國務院辦公廳提出。
本標準起草單位:國務院辦公廳秘書處中國標準研究中心。
1範圍
本標準規定了國家行政機關公文的通用紙張要求、打印要求、要素排列順序和標識規則。
本標準適用於各級國家行政機關發布的公文。其他正式文件可參照執行。
用少數民族文字印制的公文格式可參照本標準的有關規定執行。
2參考標準
下列標準中包含的條款通過在本標準中引用而構成本標準的條款。本標準出版時，所示的所有版本均有效。所有標準都將被修訂，使用本標準的各方應探索使用下列標準最新版本的可能性。
Gb 148-1977印刷、書寫和繪圖用紙格式尺寸。
3定義本標準采用了以下定義。
3.1字
壹種長度單位，用於標識文檔中的水平距離。壹個字指的是壹個漢字所占的空間。
3.2線
壹種長度單位，用來標識文件中的縱向距離。這個標準以3號的高度加上3號高度的7/8倍的距離作為參考線。
4公文用紙的主要技術指標
公文用紙壹般使用膠版印刷紙或復印紙，紙張重量60g/m2~80g/m2。紙張白度85% ~ 90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥ 85%，pH值7.5~9.5。
5文件紙張格式和版面尺寸
5.1文件紙張尺寸
公文用紙采用GB/T 148規定的A4紙，其成品尺寸為:210 mm× 297 mm，尺寸允許偏差見GB/T 148。
5.2文檔頁邊距和編輯中心的尺寸
公文紙頂部(上白邊)為:37mm 1mm。
公文用紙開口(左白邊)為:28mm 1mm。
中心尺寸為:156mm×225mm(不含頁碼)。
6公文中的圖文顏色除特別註明外，均為黑色。
7排版規範和印刷裝訂要求
7.1排版規範正文使用3號仿宋字，壹般每邊22行，每行28字。
7.2制版要求版面整潔無底灰，字跡清晰無斷線，尺寸標準，版心不傾斜，誤差不超過65438±0mm。
7.3打印要求雙面打印；頁碼設置正確，兩邊誤差不超過2mm。黑色墨水應達到BL100%，紅色墨水應達到Y80%%和M80%%。印刷品堅實均勻；從字面上看，不花，不白，不碎。
7.4裝訂要求公文左側裝訂，不掉頁。公文封面、書芯不脫落，背面平整、空洞。兩個頁碼之間的誤差不得超過4毫米。對於騎馬訂或平縫，兩個釘鋸的眼距為書芯上下1/4，允許誤差為4毫米..平訂書針鋸與書脊之間的距離為3毫米至5毫米；無壞釘、缺釘、重釘，釘腳平整牢固；不要把這壹頁留在背面。切割後的產品尺寸誤差為65438±0mm，四角成90 °,無茬、無缺陷。
8公文要素識別規則本標準將構成公文的要素分為三部分:眉目、主題、版次。公文首頁紅色反線以上的所有元素(寬度與版心相同，即156mm)統稱為眉毛；置於紅色反線以下(不含)和主題詞之間(不含)的所有元素統稱為主語；主題詞下面的元素統稱為版本註釋。
8.1眉頭
8.1.1文件編號
公文流水號是同壹文稿打印多份時，每份公文的流水號。如果需要識別公文的序號，在編輯中心左上角的1行用阿拉伯數字識別。
8.1.2保密級別和期限
如需標識密級，使用3號黑體字，頂框標識在頁面中央右上角1行，兩個字之間有1；需要同時標註密級和保密期限的，應當用3號黑體字標註，頂框標註在版次右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。
8.1.3緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂框標識在板塊中心右上角1行，兩個字之間有壹個空行1；如果需要同時標識秘密級別和緊急程度，則秘密級別的頂框在棋盤右上角的行1中標識，緊急級別的頂框在棋盤右上角的行2中標識。
8.1.4發證機構的標識
由發證機關全稱或標準化簡稱後跟“文件”組成；對於壹些具體的公文，只能識別發文機關的全稱或規範化簡稱。發證機關標識上邊緣至版心上邊緣為25 mm，對於提交的公文，發證機關標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm。
發證機關的標識建議使用小標準宋體，紅色標識。字體大小由發證機關根據醒目、美觀的原則確定，但最大不得等於或大於22mm×15mm。
聯名書寫時，主辦機構名稱應在前面，“文件”字樣應置於發文機構名稱的右側，上下居中排列；聯合行文機關過多的，要保證公文正文顯示在頁面上。
8.1.5文件編號文件編號由發證機關的字、年、序號組成。發證機關標識下有2行，字體仿宋體3號，居中排列；年份和序號用阿拉伯數字標識；年份應標有全稱，並用六角括號“]”括起來；流水號不加偽數字(即1不加為001)，不加“否”字。
在文件編號下方4mm處，打印壹條與印版中心寬度相同的紅色反線。
8.1.6簽發人報送的公文，應標明簽發人名稱，並列排列在文號右側。左邊空格為單據號1，右邊空格為簽發人名稱1；發行人使用3號仿宋體，後跟全角冒號，冒號後用3號斜體標註發行人名稱。
簽發人超過壹個的，主辦單位簽發人的名稱放在1行，其他簽發人的名稱從第2行開始按簽發機關的順序排列，紅色反序線下移，使文件號與最後壹個簽發人的名稱在同壹行，紅色反序線與it的距離為4 mm..
8.2主體
8.2.1公文標題在紅色反線下有兩行，可以用2號小標簽排在中間壹行或多行。回行時，詞義要完整，排列要對稱，間距要適當。
8.2.2主送機關標題下留1行空白，左側頂格標有3號宋芳字樣，退回時仍為頂格；最後壹個主要投遞機構的名稱後跟壹個全角冒號。如果主送機關名稱過多，使公文首頁無法顯示正文，應將主送機關名稱移至版內主題詞下方、抄送上方，標識方法與抄送相同。
8.2.3公文正文發送到機關名稱的下壹行，每個自然段留2個字，返回頂行。數字和年份不能返回。
8.2.4附件公文中有附件的，應當在正文下壹行左側空白處標註“3號”字樣，後加全角冒號和名稱。如果附件的序列號可用，請使用阿拉伯數字(如“附件:1。××××××");附件名稱後沒有添加標點符號。附件應與公文正文裝訂在壹起，並在附件左上角第1行頂框內標註“附件”，有序號的應標註序號；附件的編號和名稱應壹致。如果附件和文件正文不能裝訂在壹起，應在附件左上角第1行的頂框中標註文件的序號，然後標註附件(或帶序號)。
8.2.5書寫時間應用漢字標註年、月、日；“零”寫成“○”；書寫時間的標記位置見8.2.6。
8.2.6正式文件有效標識
8.2.6.1單個簽發印章、單個機關簽發的公文，簽名處不署簽發機關名稱，只註明成文時間。寫的時間是右邊4個字；印章應距離文字2mm~4mm，將書寫時間壓直居中，印章應為紅色。印章下弧無文字時，采用下集法，即在書寫時間上只壓下弧；印章下弧有字時，采用中套法，即在書寫時間上按印章中心線。
8.2.6.2聯寫印章當聯寫需要加蓋兩枚印章時，應開寫時間，左右各7個字；主辦單位的印章在前面；兩個印章都蓋有書寫時間，印章為紅色。只有使用相同的蓋章方法才能確保印章排列有序。兩枚印章不相交、不相切，間距不大於3毫米，聯合行文需要加蓋3枚以上印章時，為防止空白印章，發文機關名稱(簡稱)應安排在發文時間與正文之間。主辦單位印章在前，每排最多3枚，兩端不得超過版心；如果最後壹排有壹兩個印章，都排在中間；印章互不相交或相切，最後壹行印章右下方的2字表示書寫時間。
8.2.6.3的特殊情況表明，當公文排版後留下的空白處不能容納印章的位置時，應采取調整行距和字距的措施，保證印章和正文在同壹側，不得采取標註“本頁無正文”的方法解決。
8.2.7註釋公文如有註釋，在成文時間的下壹行用括號標註“仿宋體”3號和“聚佐孔2號”字樣。
版本8.3
8.3.1關鍵字
“主題詞”用3號黑體字標註，在左上方方框內，全角冒號標題用3號小字體標註；標題之間有1個單詞。
8.3.2有公文副本的，應在主題詞的下壹行；左虛詞1用3號仿宋體標註“CC”，後跟全角冒號；返回時與冒號後的抄送機關對齊；在最後壹個抄送機關後加壹個句號。主送機關在主題詞下移動的，識別方法與抄送機關相同。
8.3.3簽發機關和簽發時間位於抄送機關下(非抄送機關在主題詞下)，占1行；用3號模仿歌曲風格。打印機關的左空間為1，打印時間為1。印發時間以公文付印日期為準，並用阿拉伯數字標註。
8.3.4版本註釋中的反線在版本註釋中的每個元素下增加壹條反線，寬度與版本中心相同。
8.3.5印章的位置應放在公文的第壹頁，印章的最後壹個要素應放在最後壹行。
第9頁用白色的帶4號半的阿拉伯數字標註，放在版心下沿。數字左右各放壹條數字4字線，字線距板中心下緣7mm。單頁碼在右空格為1字，雙頁碼在左空格為1字。空白頁和空白頁後的頁面不標識頁碼。
10公文中如需表格，對於橫向A4紙表格，頁碼應放在橫向表格的左側，單頁碼應放在表格的左下角，雙頁碼應放在表格的左上角，單頁碼頁眉在預留的壹側，雙頁碼頁眉在切口的壹側。如文件需附A3紙質表格，且最後壹頁為A3紙質表格時，第三、四印(可不發頁碼)為空白。將A3紙粘貼在第三個印章之前，但不要粘貼在文件的最後壹頁(第四個印章)。
11公文的具體格式
11.1信函格式的發證機關名稱上邊緣與頁面上邊緣的距離為30mm，建議使用小標準字體，字號由發證機關確定；發證機關全稱下面4mm是壹條武文線(上粗下細)，離下壹頁20mm是壹條武文線(上細下粗)，兩條都是170mm長。每行中間有28個字。發證機關的名稱和雙線用紅色打印。從本標準中的相應元素來解釋兩條線之間每個元素的識別方法。
11.2命令格式命令標誌由發布機關名稱加“命令”或“命令”組成，字號由發布機關確定。命令標識上邊緣距板材中心上邊緣20mm，下邊緣空有2行中心標識標識號；訂單號下有兩行識別文字；正文下壹行，右空格四個字標識簽發人的簽名章，簽名章左空格兩個字標識簽發人的位置；聯合發布的指令或命令的發布者的職位應標明全稱。在簽名人簽名蓋章的下壹行，“右空白”字樣表示書寫時間。分發機關的識別方法與抄送機關的識別方法相同。其他要素從本標準的相關要素中進行解釋。
11.3會議紀要格式會議紀要標識由“會議紀要”組成。標識位置同8.1.4，字號由發證機關決定。會議記錄沒有蓋章。其他要素從本標準的相關要素中進行解釋。
寫作規則
為了保證公文傳遞的快速準確，避免行文的混亂，《辦法》第13、14條指出:“行文應當確有必要，註重實用性。行文關系根據隸屬關系和職權範圍確定。”具體行文規則如下:(1)以下行文規則①政府部門之間可以根據職權相互行文，也可以向下壹級政府相關業務部門行文；除以書信形式討論工作、詢問和答復問題、審批事項外，壹般不允許正式致函下壹級政府。(2)部門之間對有關問題沒有達成壹致意見的，不得向下行文。擅自書寫文字的，上級機關應當責令改正或者撤銷。(3)上級機關對受雙重領導的下級機關，必要時應抄送另壹個上級機關。(4)向下級機關或系統報送的重要文件，應同時抄送直接上級機關。(2)上述規則①“請示”應為壹條；壹般只寫壹個主送機關，需要同時送其他機關的，應當抄送，但不得抄送其下級機關。(2)“報告”不得包含說明。(3)壹般不越級請示和報告。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。(五)受雙重領導的機關向上級機關行文時，應當寫明主送機關和抄送機關。(3)聯合行文規則①同級政府、同級政府部門、上級政府部門、下級政府可以聯合行文；政府和同級黨委、軍事機關可以聯合行文；(3)政府部門和相應的黨組織、軍事機關可以聯合行文；(4)同級政府部門和人民團體以及具有行政管理職能的事業單位也可以聯合行文。(4)其他撰寫規則①屬於部門職權範圍內的事項，由部門自行或聯合撰寫。聯合文章應指明主辦部門。必須由政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，並應在論文中註明。(2)主管部門職權範圍內的具體問題，直接提交主管部門處理。