公文寫作基本要求之材料可靠情況確實
公文寫作基本要求之材料可靠情況確實
公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據的事實現象、統計數字、政策法規、上級精神等等。公文材料不同於文學作品的素材和題材，也與壹般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實用文章不同，它的範圍要廣泛壹些。概而言之，公文材料的範圍主要包括兩個方面：精神依據和事實情況。
精神依據是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規，上級領導機關所頒布的相關政策、規定以及其他有關的文件精神。
事實情況包括直接發生的和間接轉引的。公文中所反映的情況主要指直接發生的、發現的、總結概括的事實情況，即本地區、本部門、本單位遇到的問題、發生的事情（過程、動向）、工作的進程（作法、經驗）種種。它在公文裏表現為具體事例、現象概括、數字統計等形式。這種直接發生的事實情況，是第壹手材料。此外，公文的事實情況裏也包括間接轉引來的事例、概述、數字、經驗、成果等。
無論哪壹類材料，都要求做到真實、準確、可靠。“情況確實”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個《辦法》中是壹致的。為了做到材料可靠、情況確實，我們在材料準備上壹般要抓好四個環節的工作：占有、篩選、核實、加工。
（壹）詳盡占有材料
寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點的基礎，事實、數字，這都是公文表達出來的“幹貨”，當然十分重要。“譬如大匠操斤，無土木材料，縱有成風盡堊手段，何處設施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。
所謂詳盡地占有材料，壹是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是詳細具體。壹件事情的起因、過程、結果、多種因素的幹擾、正反影響效果；壹件工作的動因、背景；壹個問題的正反觀點、來龍去脈，都要盡可能詳細具體地占有，寫出來的.才有說服力。
占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：
1．平時積累，就是積學儲材。平素註意學習、觀察積累，用時才能厚積薄發。古人所謂“積學”，指的就是這個道理。“得之在俄頃，積之在平日”（清·袁守定：《占畢叢談》；“占”，看；“畢”，簡冊），說的是壹個道理。平時學習、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優而用，妙緒泉湧。
2．受領任務後，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時應註意與撰寫任務、與公文主旨的相關性，也就是說，要有壹定的方向、範圍。操作方法是首先學習相關的中央文件，進壹步領會精神實質，然後查閱上級領導機關所頒布的相關政策、規定，最後翻閱手冊、年鑒等工具書及報刊、雜誌上相關的情況報道和國內外研究成果。這壹過程中，始終應註意查閱、收集圍繞本單位工作的各項統計數字以及信息、簡報、總結、報告、會議紀要等相關資料，做到：上下通達，全局了然於胸，命筆瞻前顧後。
3．構思之前，實地調查，掌握第壹手情況。這是最重要的壹步。壹般情況，也要調查了解，不僅可以核實已掌握的材料，而且可以發現新問題、新經驗、新動向；重點情況，尤其要進行深入的調查研究。實踐證明，組織召開座談會、調查會是壹種快捷而有效的方法。如果發現實際調查的情況與撰寫者已經掌握的情況有出入，可以修正；出入較大，要尊重實際。即使發現實際情況與領導意圖相抵觸，也要尊重客觀實際，采用恰當的方法，妥善協調。這是唯物主義者應有的態度，也是黨性的表現。
（二）嚴格篩選材料
調查、搜集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩選。篩選材料，貴在壹個“嚴”字，重在壹個“新”字。主要是根據以下三個標準：
1．材料的相關性
這是以寫作要表現的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據來區別對待不同材料的。與公文主旨有關聯的材料，取；無關的材料，舍。在已經選取的材料中進壹步篩選：與表現主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料，要詳，要具體、充分；與表現主旨、說明觀點雖有關系、必不可少，但是關系又比較壹般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，壹般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略”。這些來自實踐經驗的認識，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對於公文構思十分重要。不經過這壹步，就很難搭起架子。
2．材料的典型性
這是要求篩選出最有代表性的材料來表現主旨，說明觀點。典型壹詞，在不同領域裏有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。壹份材料，它在自身所屬的某壹類事物中，最能體現該類事物的總體本質特征，並且預示著該類事物總體的發展方向，那麽這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對於構思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質量對於整篇公文質量的重要作用和影響。
3．材料的新穎性
這是要求篩選材料時應先註重選用那些在現實發展中出現的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷發展的新形勢下出現的新情況、新問題、新矛盾，也可以是亟待重視的新典型、新經驗或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是壹切新事物，特別是那種代表了新的發展方向、具有強大生命力的事物。對於已知的材料，采用新視點來“燭照”，也可能會發現它具有現實啟發意義，這也是新穎的；“熟知未必真知”（列寧），從新的角度對常見的事物進行觀察思考，也可能會有新的發現。這同樣是新穎的。應當註意到壹個時期領導和群眾所關心的“熱點”、“難點”、“敏感點”，也往往是行政領導研究工作的“興奮點”、“新鮮點”，作為負責公文起草的秘書人員、公務員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構思之初，就要考慮到這種“收視率”。
（三）認真核實材料
對於材料的核實工作，貫穿於材料準備過程中的占有、篩選、加工等各個環節。這裏集中研究壹下是必要的。
壹切虛構的、生編亂造的、未經核實的材料，包括情況、數字、引文等都不能用於公文。新《辦法》特別提出，材料中的人名、地名、數字、引文等壹定要準確。壹旦發現疑點就要更正或刪除，這是件嚴肅的工作。否則壹字之差，後果不堪設想。惟其如此，才能保證做到材料可靠，情況確實。
聯系近年來壹些公文中出現的差錯，更會使我們認識到核實材料的重要意義，體會到核實工作要由始至終，要全方位，無論反復幾遍但都須態度認真，抱著強烈的責任心，這壹要求是非常重要的。此外，我們還要掌握壹些行之有效的操作方法和現代科學技術分析方法。例如，壹件事情的發生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與內在聯系，這都要核實；壹件工作的動因、作法、進程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠因和近因，這在核實中也必須予以註意。再如，壹個統計數字，不能僅僅停留在它的計算是否準確、精確度是否壹致、是否能在公文中起到證明觀點的作用，而且還要核實壹下真假與誤差：它的統計指標體系是否科學合理，是否合乎中國的當代的現實，用在某壹地區、某壹專業或行業是否適合，等等；它的統計口徑是否恰當，是否能夠涵蓋該種類對象特征，是否與實際情況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計算方法，特別是經常采用的“算術平均加權系數”的界定，是否準確合理，在反映差別上是否科學恰當，是否符合實際，是否能夠反映現實中的差異和問題，等等。無差異即無信息，信息量當然與信息價值成正比。壹個材料無信息、無價值，用它幹什麽！而且，在數字的運用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機地結合起來，起到證明觀點的作用，則是比較復雜的核實工作了，那需要在審核文稿階段進壹步核實。應該提醒註意的是，當前有些上行公文以及工作總結、調查報告中，不僅情況不確實，而且數字也不準確，站在這樣不可靠的材料基礎上，很難得出全面、正確的結論。
（四）合理加工材料
選定材料經過核實之後，還應該對材料進行必要的加工整理，然後再用到文稿裏去。實際操作中可以對材料進行三個方面的加工：
1．適體剪裁加工
通讀材料，刪削冗贅，化長為短，變詳為略，將交待過多、議論過多的無關的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，壹律刪除。
變換體裁角度，將描寫、抒情及無必要的議論改寫為敘述或說明，在表達方式上變“曲筆”為“直筆”，直述不曲才適合公文體式。2．合並提高加工
同壹問題，散見於若幹材料中，可以摘取概括，變為概述，或者保留壹個“點”的材料，把其他相似材料綜合成“面”，點面結合。
同類數字，可以相加，抽取合並後變成壹個綜合數字。
變換角度“提高”原材料可用性。例如，某壹活動，在工廠寫的材料中是工人資金短缺，向銀行貸款後“借雞下蛋”，搞活全廠；而在銀行的材料中是貸款給工廠，“放活水養肥魚”，提高了使用率，盤活了存款。將這兩個材料放在壹起，針對同壹活動，從行政機關角度去分析，則是政府的宏觀調控效果。
3．文字潤色加工
適體剪裁、合並提高之後，再審讀材料，進行文字潤色，從而進壹步提高材料的質量。