1，國家行政機關正式公文的文頭壹般由文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級等組成。占文件首頁的三分之壹到五分之二，用橫隔線與正文分開。
①文件名稱由發文機關全稱或規範簡稱加上“文件”二字組成（函只署發文機關名稱），置於首頁的上端，用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關聯合行文，牽頭主辦機關排列在前，也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文，黨委排列在前。
②發文字號由發文機關代字、標於括號內的年份、順序號組成，位於文件名稱之下、橫隔線之上正中位置（函的發文字號標註在標題的右上方）。兩個以上機關聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。
③上報的文件，應當在發文字號的同壹行右端標明簽發人姓名。
④秘密等級、緊急程度，應視文件內容需要從上至下依次標註在文件名稱的左上角。秘密等級分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種；緊急程度分為“急件”、“特急件”。機密、絕密文件應標註份號。
⑤政府令的文頭由套紅印刷的“政府令”和編號組成。政府令的編號為“第號”。
2，公文的正文部分壹般包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關等。
①標題。
公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，壹般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用：壹是揭示內容，點明主題，使人壹目了然；二是給公文定名，標題就是該公文的名稱，便於收文機關登記管理，便於查找詢問。公文標題位於橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，壹般不加標點符號，不能以引用文件字號代替內容提要。
②主送機關。
指收受、辦理文件的單位。俗稱“擡頭”。除“公告”、“布告”、“通告”以外，正式公文壹般都應標明主送機關。主送機關名稱位置壹般在標題之下，正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令（令）”、“會議紀要”等文種，主送機關可置於文尾主題詞之下，發送欄內抄送機關的上方，標為“主送：”或“分送：”。向上級機關的請示，只寫壹個主送機關，如需同時送其它機關，用抄送形式。
③正文。
即公文的具體內容，是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時，壹般排列順
序是：第壹層用“壹”，第二層用“（壹）”，第三層用：1。，第四層用“（1）”。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文壹般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講，要把事情交待清楚，什麽事、什麽問題，準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什麽，解決什麽問題，準確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號準確無誤，篇幅力求短。
④發文機關。
是指正文之後、附件之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之後偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下壹頁落款時，可將落款放在空白頁，同時，必須在落款前的空白處用括號加以註明：“此頁無正文”。發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。（也可用單位的印章代替）
⑤成文時間。
是以領導人簽發日期為準。經會議批準的文件，以會議通過的日期為準，電報以
發出日期為準，幾個機關聯合發文的，按最後壹個領導人簽發的日期為準。成文日期使用公元
紀年，用漢字書寫。成文日期的位置壹般在發文機關的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據，要求準確、完備、具體，不能忽視。
⑥印章。
印章是發文機關表示對公文負責並標誌公文生效的憑證。公文除會議紀要外，都應加蓋印章。聯合上報的非規章性文件，由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋在成文日期處，上邊沿不壓正文，下邊沿騎年蓋月。會議通過的“決定”，日期可註於標題之下，印章可蓋在正文末尾發文機關處。
⑦附件。
公文如有附件，附件名稱註在正文之後，文件落款之前，如有兩個以上附件應註明附件的順序。附件與主件訂在壹起發送，如不能訂在壹起，應在附件首頁左上角註明主件的發文字號和附件的順序號。
⑧抄送機關。
即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中，需註意幾個方面：抄送機關不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送；請示公文不要同時抄送下級或同級機關；向下級機關的重要行文要抄報直接上級機關；向下轉發上級機關的文件，不要再抄報上級機關。
3，文尾部分包括主題詞、發送欄、印發機關與印發日期、***印份數等項。
①主題詞：標於文尾部分發送欄之上。上報的文件從受文機關制發的主題詞表中選詞標註，其
它文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標註。標註主題詞不少於2個不超過7個。標註主題詞應準確，規範。
②發送欄：位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送範圍如涉及各方面機關，壹般
按黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。發送機關的名稱用全稱或規範化簡稱。正文中已標明主送機關的，發送欄只標明抄送機關。
③印發機關與印發日期欄位於發送欄之下，左端標註公文印發機關名稱，右端標註印發日期。
翻印文件，此欄標註翻印機關名稱和翻印日期。
④文件印制份數標註在印發機關與印發日期欄之下右側，標註有“（***印份）”。
主題詞、發送欄、印發機關與印發日期欄之間分別加橫線分開。
公文從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文紙壹般用16開型（長260毫米，寬184毫米），左側裝訂。“布告”、“公告”、“通告”用紙大小，視實際需要確定。