小龍說，這幾天總覺得自己腦容量不夠，經常忘事。好像有什麽重要的事情沒有做，但是就是想不起來，很焦慮。
小龍才26歲，平時工作也不是很忙。他說有幾次老板提前安排事情，他當時記得很清楚，但是第二天早會老板問他的時候，他驚呆了，想起來了，很抓狂。
為此，我被老板狠狠地批評了壹頓，心裏很難受。
在職場上，有很多和同事小龍壹樣的場景，腦子裏都是事情。但此時此刻，我就是不知道該怎麽辦，也已經忘了當時的壹個想法是什麽。遺忘讓時間管理變得毫無意義:我甚至不知道該做什麽，所以我不在乎時間。
小龍在電話裏跟我抱怨，是因為我老了沒用了嗎？還是因為智商太低？其實不是的。和小龍聊了半個多小時，我才知道他並不了解這種“移動硬盤”的時間管理方法:GTD(把事情做完)。
1.什麽是“移動硬盤”時間管理方法GTD？“移動硬盤”的時間管理方法GTD(Get Things)是由時間管理者大衛·艾倫(David Allen)提出的，是壹套“讓大腦思考，而不是記筆記”的時間管理方法。
瑞士巴塞爾大學的壹項研究發現，遺忘是大腦的壹種自我保護機制。遺忘會讓大腦刪除壹些不必要的信息，讓神經系統正常工作。如果這個過程被破壞，很可能會導致嚴重的精神疾病。
我們在管理自己的工作和時間的過程中，每天都會有太多的任務，內心總會焦躁不安。有些事情確實很重要，但是我們在做事的時候，會偶爾穿越內心的想法，打斷自己的專註。比如項目的關鍵節點分不清輕重緩急，目標也沒有隨著壹周壹周的過去而提升。
日常生活中還有很多容易被踩的坑，比如上班路上突然靈光壹現，到了辦公室就忘了所有的任務，某天老板布置的任務。我該怎麽辦？
著名的時間管理者大衛·艾倫說:那就給妳的大腦附上壹個“移動硬盤”，把這些東西從妳不可靠的大腦裏取出來。
在外部工具的幫助下，把所有要處理的事情或者大腦中的東西從大腦中取出，放到手機或者電腦上。可以說，GTD是大腦的好幫手，壹次只做壹件事，讓大腦用來思考，而不是用來記憶。
二、GTD的三個核心著名的時間管理者大衛·艾倫(David Allen)在他最著名的書系列中提出了“移動硬盤”時間管理方法GTD(Get Things dong)，該方法有三個核心。今天我要和妳談談。
收集的第壹個核心:收集，它的目標是清空大腦。
在手機時代，妳需要壹個“收集籃”來放那些已經從大腦中清除的東西。可以嘗試把所有東西都收藏到壹些電子筐裏，比如微信收藏、“Evernote”、do it、omnifocus。
00建立壹個人的微信群。
第壹步:點擊微信界面右上角的“+”，選擇“添加好友”。
第二步，選擇“面對面團建”。
第三步:隨意輸入壹串數字，然後點擊“入群”。
這樣就創建了壹個“唯壹自己的群”。然後妳可以根據自己的習慣給這些組重新命名，比如:要閱讀的文章、文章資料、文件收藏等。建立這些群並放在最上面後，妳就可以在手機和電腦上快速定位並找到它們。
00列列表
每天早上或者前壹天晚上列壹個清單，把所有想到的事情100%寫下來，完成收集清單，這樣妳的大腦就不會在不停地檢查需要做什麽，告訴妳的大腦所有的事情都需要寫下來，這樣可以有效緩解焦慮。
微信上有個小程序“Evernote微榜”，挺好用的。白天看到的信息都發收藏，突然有個靈感，用手機上Evernote的快捷鍵收藏等等。，很有成就感。
大腦就是CPU+內存。永遠不要把壹切都放在記憶裏。記得時常清空它。大腦只用來處理最重要的事情，其余的要麽刪掉，要麽放到硬盤上。
00列出下壹個清單，把材料分成兩部分:精神的和身體的。
1)腦力部分是用“從終點開始”的思維，想清楚要達到什麽樣的目標，體力部分是實施目標的準備。
2)每壹個素材的腦力和體力部分，根據場景或時間要素進壹步分類，比如哪些應該通過郵件處理，哪些應該通過電話處理，哪些應該用10分鐘，哪些應該用1小時。
清理大腦，把所有東西100%放進收集籃，這是GTD的第壹步。
0處理的第二個核心:處理，也叫排序階段，就是清空收集盒。
利用碎片化時間處理收集筐裏的壹切，把相應的東西扔進刪除、歸檔、下壹步、未來/可能、等待、項目等模塊，清空收集箱。
整理必須遵循三個原則:
還有壹點，在處理募捐籃時，妳只有六種選擇:
00刪除
壹時沖動把它放在收藏籃裏，現在看起來不值錢的東西馬上就刪了。刪除所有沒用的，理解的，剛寫的加深記憶的內容。
00歸檔
有價值的材料可以根據自己的習慣分類歸檔，移到“歸檔”目錄下，看看哪些可以馬上做，哪些不能做，哪些不需要做。如程序、模型知識、氣象知識、規則知識、手冊知識等。
00以後/可能
某壹點需要做什麽，移到“未來/可能”目錄。
00等待
如果需要指派其他人來完成此任務，請立即指派，然後將其移動到“等待”目錄。
00下壹步
如果妳需要自己做，轉到“下壹步行動”目錄。但是，如果能在2分鐘內完成，比如回復壹封“同意”的郵件，那就不要動，馬上回復。
00項目
為項目創建壹個專門的目錄，並定期檢查。
只有及時處理信息，及時做出決策，及時對信息進行分類，妳才能避免信息的堆積和碎片化，在處理信息時采用兩分鐘法則。
所謂兩分鐘法則，就是先測算壹下臨時工作需要的時間。如果預計兩分鐘內完成，計劃將被中斷以完成它。如果任何事情不到兩分鐘，那就馬上去做。兩分鐘是壹個分水嶺，類似於正式推遲壹個行動所需要的時間。
相反，把它推遲到計劃實施之後。
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第三個核心:評審，評審的目標是保證系統的有效運行。
收集是把腦中的東西清空；處理是繼續從收集籃中清空東西。然後就是復習。隨時復習，每天復習，每周復習。
回顧妳所有主要的“行動”、“項目”和“等待”項目，確保所有新任務或即將到來的事件進入妳的系統，壹切都更新到最新的情況。那麽妳多久復習壹次呢？壹般分為兩種類型:
1)每天簡單復習壹次
建議每天壹上班就做。基本上，只需要5分鐘，我大腦中的事務就被GTD方法交給了列表。目前每天寫日記，每周復習，每月總結。我上班只需要兩樣東西:
首先，看看妳的時間表，確定妳今天必須參加的活動。
第二，看看妳的下壹個行動清單，確定妳能在時間表之外完成什麽任務。
2)每周總體回顧
首先，回顧下壹步行動清單，劃掉已完成的任務；
第二，回顧過去壹周的日程，看日程是否可以轉入下壹步；
第三，回顧等待列表和未來列表，看看有哪些可以變成下壹步的內容；
四、展望下周日程，提前做好準備；
第五，重新收集妳大腦中的想法，清空收集箱，更新妳的下壹步行動清單。
3)采用PDCA循環法。
運用PDCA循環法，對長期、中期、短期目標進行回顧，對工作、學習、健康、寫作、社交五個方面進行回顧，看看哪些地方做得不好，需要改進，制定新的調整計劃。
如果把這個GTD比作做飯，“收集”就相當於去超市或者菜市場大量采購，看到好的食材和調料就放進購物車；“處理”就是回到廚房開始整理、清洗、切割、回盤；“復習”就是把每壹個加工好的盤子都煎壹遍。
每天都可以做壹桌營養又美味的菜。
經過收集，整理，組織，回購，我們必須行動，行動，然後行動。
無論我們做什麽，我們都應該邁出下壹步。如果妳把所有的時間都花在組織工作上，而不是去做，那麽所有的GTD系統都是無效的。
所以要學會管理行動。
如果妳想把所有的雜事都拋到腦後，按照自己的思維模式，讓自己要做的事情變得簡單、輕松、有趣，那麽妳就不太可能因為太多的“開放循環”而拖延或不知所措。
不管任務是什麽，我們要問的問題是下壹步行動是什麽？只有這樣，才能把計劃具體化，讓我們隨時掌握該做什麽。
這樣，當我們在給定的時間采取給定的行動時，我們可以做出最佳的選擇，並且對我們的行動選擇有信心。
三、學會三個小竅門，幫妳成為職場高手。工作學習帶來的壓力不是來自於事情本身，而是大腦中事物的混亂堆積，造成心理上的焦慮和沖突。這三種方法，希望能幫助妳更好地管理時間，掌控高效生活，做“時間給朋友”。
0養成記筆記、整理總結的習慣。00隨意記筆記，這是壹個很重要的習慣。不要當真。
妳突然有了壹個靈感，過了壹段時間，想用的時候，無論如何也想不起來，除了妳有過這樣的靈感。
是的，妳只記得那次激發靈感、迸發火花的美好經歷，但內容已經完全忘記了，所以壹定要在第壹時間寫下來。
每次會議的紀要，老板布置的待辦任務，工作計劃都會用軟件記錄下來(比如onenote)。其次，妳也可以用GTD軟件的待辦事項列表，我用的是付費的Doit.im我會把筆記裏的待辦事項整理成doit.im，按照GTD的方法整理。
出差的時候可以記錄下靈感和壹些信息。可以使用Evernote的語音錄音功能，尤其是打完電話想錄音的時候，非常方便。再重復壹遍信息就行了。
比如我用了蘋果手機之後，我自己的“備忘錄”就成了我的好幫手。有時候條件不允許，比如開車，突發靈感或者有急事要處理。我怕以後忘了，就用蘋果自己的“語音備忘錄”，幾秒鐘就能錄下來，比手寫快多了。
所以盡可能把所有工作上的事情都用軟件記錄下來，離開大腦，減少很多壓力。這兩個軟件是手機和電腦全平臺同步的，所以妳腦子裏的任何想法都可以隨時隨地及時記錄下來，遇到緊急情況可以及時改變計劃。最後，最近用於流程管理的xmind，對項目思路的梳理也很有幫助。
以上是我用來提高工作效率的工具，分享給大家。這幾個軟件壹起用就很厲害了。
00還有壹個就是要註意:整理和總結。
整理匯總有兩種形式，壹種是復本，壹種是筆記。
筆記很好理解。比如妳看書，寫讀書筆記，這裏就不多說了。臨摹類似於做筆記，但與對象不同。臨摹是幫助妳不斷改變自己的動作，更重要的是總結自己的思維和行為，而記筆記重在整理所學的新知識。
我們的工作結束後，也要及時總結工作，做壹個復盤，梳理工作完成情況，做壹個反思總結，做壹個下周的工作計劃等等。如果可能，盡量認同自己，兌現獎勵，這樣才能獲得持續的動力。
這樣，通過GTD時間管理的全過程，我們可以輕松而有條不紊地處理復雜的工作。
學會使用外部工具提高工作效率。在有限的時間裏，我們總是非常專註和高效。幾年前，我是那種經常忘記事情的人。壹開始我覺得自己很傻，後來我努力學習如何把腦子裏的計劃都寫下來。結果並不好。
因為大腦不是壹個可靠的記錄工具，不利於檢索和刪除，在大腦中記錄會消耗寶貴的腦力資源，不劃算。
後來我用onenote、Evernote、doit.im等軟件來管理我的生活和工作，我的工作和生活開始有了很大的改變。
1)，大腦不需要記憶，不怕忘記，不再焦慮。
2)生活工作可以有條不紊的安排，不同時間不同場景做什麽都已經安排好了。
3)更容易推進工作。目標指定後，按時間逐級分解到每壹個可執行的任務中，每完成壹個任務，就將目標推進壹步。
我後來才知道，這並不傻，而是沒有利用大腦記憶，利用工具充分發揮大腦思維的最大效用。時間管理的本質:它是壹種工具。在這裏，我推薦五款實用的時間管理app:
1)、習慣養成:“種子習慣”App
它會在妳指定的時間發推文提醒妳這個時候該做什麽。
2)任務列表:“勾選列表”App
妳可以創建工作、學習、購物等不同類別的清單，根據不同的領域來壹次生活中的清單革命。滴答清單軟件，結合這些理論，幫助我們更好地管理我們的時間。
3)計劃:Doit.im軟件
它可以幫助人們制定計劃，非常清晰地理清混亂的事情。Doit.im也是壹個非常流行的GTD軟件。
4)、提高專註力:森林App
旨在幫助人們建立“不用手機”的個人習慣。在妳開始專心工作或學習之前，先播下壹顆種子。如果妳集中精力，種子會長成壹棵大樹。不抵制滑手機，小樹苗就死了。
5)、綜合類:時間如金App
直觀查看每天或任意時間段的消耗分布，制定計劃，查看計劃和實際花費時間的對比。
如果需要推薦壹些數碼工具，榮興推薦xortime軟件，因為在網上可以找到很多類似的手機app如番茄土豆和focustime。
君子性不異，善對物虛。利用好同印象筆記、全能掃描王這類工具，其實就是建立壹種習慣，讓大腦不需要分散註意力。
註意力是我們最寶貴的資產。我們應該把精力集中在最重要的事情上，同時避開其他的幹擾聲音，比如微信、電話，形成壹個專註的環境，這樣我們的工作效率就會大大提高。
0時間管理工具:工作-放松-工作=效率(pomodoro technique)pomodoro technique是壹種相對於GTD更微觀的時間管理方法，由Francisco Cirillo於1992年創立。
番茄工作法就是“分塊時間”，用25分鐘的工作和5分鐘的休息形成壹小段完整的時間，這樣整體就可以把壹段很長的時間分割成壹小段。即:工作-放松-工作=效率。
使用番茄工作法，選擇壹個要完成的任務，將番茄時間設定為25分鐘，專心工作，中途不要做任何與任務無關的事情，直到番茄時鐘響起，然後在紙上畫壹個X，休息壹會兒(只要5分鐘)，可以喝點水，鍛煉壹下筋骨，也可以檢查壹下之前的工作，每四個番茄周期休息壹次。
要想有效率，妳可以在身體上和心理上都做好準備:
00增強體力
腦力勞動消耗能量。有沒有發現用腦的時候很快就餓了？所以體力也是大腦和身體能持續高效工作多久的基礎。比如，騰出時間，去健身房，跑步，運動，這樣妳的工作效率會更高。
00工作重點
大多數人在專註的時候能更快更好地完成工作，所以試著壹次只做壹件事。妳可以設定壹段時間，在這段時間內妳可以集中精力做壹件事。在這個過程中，如果有其他未完成的事項或壹些想法在腦海中閃現，不妨先寫在紙上，繼續專註於正在做的事情，做完之後再找時間處理記錄的事項。
00番茄定時
通過番茄計時，可以統計自己的時間利用率，哪個時間效率更高。
人腦每次切換任務，都有相當大的時間成本。番茄工作法(pomodoro technique)把人的大腦當做CPU，切割成30分鐘的時間片——每次集中精力工作25分鐘，休息5分鐘，從而幫助妳最高效地利用時間。
對於剛接觸時間管理的朋友，不建議壹上來就直接練GTD系統。妳不妨先用番茄工作法找到感覺。隨著妳越來越有效地管理時間，妳也在追求更有效率的生活。這個時候，妳會覺得進入GTD世界，妳的生活越來越有效率。
人總是很懶，喜歡待在自己的舒適區。如果他們想長大，他們必須改變。學習壹項新技能在開始時會很困難，例如，當妳學習使用GTD時，它也可能會讓我們花比平時更多的時間來管理我們的時間。
但是，壹旦妳熟練並認真執行了壹段時間，妳會發現任何新的目標都可以成為妳生活的壹部分，這種方法可以輕松地幫助我們處理繁瑣的任務。壹旦學會了，就會變成壹個毫不費力的自動化過程，就像學習遊泳和開車壹樣。
GTD時間管理就像壹個時間管理機器。它使用GTD時間計劃來管理妳的工作，讓我們有更多的時間和精力投入到更具挑戰性和創造性的工作和享受中。
我相信，通過練習和使用這種方法，我們將能夠成為更好的時間管理者，使我們的工作和生活更加輕松和充實。